Hạch Toán Chi Phí Lương 2026: Hướng Dẫn Định Khoản Đúng

Hạch toán chi phí lương và các khoản trích theo lương là nghiệp vụ quan trọng mà mỗi kế toán doanh nghiệp phải thực hiện hàng tháng. Việc hạch toán chi phí lương đúng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và đảm bảo chi phí lương được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách tính, định khoản và những lưu ý quan trọng khi hạch toán chi phí lương và các khoản trích theo lương theo pháp luật hiện hành năm 2026, bài viết hướng dẫn hạch toán chi phí lương bao gồm các thay đổi lớn từ Luật BHXH 2024, Thông tư 99/2025/TT-BTC và Luật Thuế TNDN 2025.

1. Cơ Sở Pháp Luật Mới Nhất Về Tiền Lương Và Khoản Trích Bắt Buộc

Từ 01/07/2025, nhiều quy định quan trọng về tiền lương và khoản trích bảo hiểm đã có hiệu lực. Kế toán doanh nghiệp cần cập nhật các căn cứ pháp lý sau để hạch toán chi phí lương đúng quy định:

• Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025): Thay thế Luật BHXH 2014, quy định mới về diện tham gia, mức đóng và quỹ bảo hiểm xã hội bắt buộc. Xem chi tiết tại Luật BHXH 2024 trên VBPL.
• Nghị định 158/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn thi hành Luật BHXH 2024, quy định chi tiết tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
• Luật Công đoàn 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025): Thay thế Luật Công đoàn 2012, quy định mới về kinh phí công đoàn.
• Nghị định 293/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2026): Điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng mới.
• Luật Việc làm 2025 và Nghị định 374/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2026): Quy định mới về bảo hiểm thất nghiệp. Xem tại thuvienphapluat.vn.
• Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC): Áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026.
• Luật Thuế TNDN 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC: Quy định mới về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

2. Tỷ Lệ Trích Các Khoản Theo Lương Năm 2026

Dưới đây là tỷ lệ trích bắt buộc áp dụng từ 01/01/2026 khi hạch toán chi phí lương. Lưu ý: Đây là tỷ lệ phổ thông áp dụng trên cùng một căn cứ tính. Trên thực tế, BHTN có trần đóng riêng và từng người lao động phải được tính riêng biệt.

Bảo hiểm xã hội (BHXH)

• Doanh nghiệp đóng: 17,5% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, gồm: 3% quỹ ốm đau – thai sản, 14% quỹ hưu trí – tử tuất, 0,5% quỹ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (mức thông thường).
• Người lao động đóng: 8% vào quỹ hưu trí – tử tuất.

Bảo hiểm y tế (BHYT)

• Doanh nghiệp đóng: 3%.
• Người lao động đóng: 1,5%.

Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Căn cứ Luật Việc làm 2025 và Nghị định 374/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2026):

• Doanh nghiệp đóng: 1%.
• Người lao động đóng: 1%.

Ngoại lệ 2026: NSDLĐ tuyển mới và sử dụng người lao động là người khuyết tật có thể được giảm phần đóng BHTN của doanh nghiệp từ 1% xuống 0% trong thời gian tối đa 12 tháng đầu khi đáp ứng điều kiện theo Luật Việc làm 2025.

Kinh phí công đoàn (KPCĐ)

• Doanh nghiệp đóng: 2% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Người lao động không phải đóng khoản này.

Lưu ý quan trọng về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH: Theo Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm: lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác trả thường xuyên, ổn định mà xác định được mức tiền cụ thể. Doanh nghiệp tự quyết định mức tiền lương cụ thể nhưng phải đảm bảo phù hợp với quy định của Luật BHXH 2024.

3. Cách Tính Các Khoản Trích Theo Lương

Để hạch toán chi phí lương chính xác, kế toán cần xác định quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của từng người lao động. Phần lớn các khoản bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) được tính trên cùng một căn cứ, riêng KPCĐ tính trên quỹ tiền lương tham gia BHXH bắt buộc.

Ví dụ minh họa: Anh A có tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN là 10.000.000 đồng. Các khoản trích được tính như sau:

• BHXH – NLĐ (8%): 10.000.000 × 8% = 800.000 đồng
• BHYT – NLĐ (1,5%): 10.000.000 × 1,5% = 150.000 đồng
• BHTN – NLĐ (1%): 10.000.000 × 1% = 100.000 đồng
• Tổng các khoản khấu trừ vào lương người lao động: 1.050.000 đồng

Kết quả hạch toán chi phí lương: Số tiền còn lại sau khi khấu trừ các khoản bảo hiểm là: 10.000.000 – 1.050.000 = 8.950.000 đồng. Lưu ý: Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm lương theo công việc/chức danh, phụ cấp và khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định (Luật BHXH 2024). Số tiền 8.950.000 đồng trên chưa bao gồm các khoản khấu trừ khác như thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ hợp pháp khác.

4. Hướng Dẫn Hạch Toán Chi Phí Lương Và Các Khoản Trích

Dưới đây là hướng dẫn hạch toán chi phí lương – định khoản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ năm tài chính 2026) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (cho doanh nghiệp nhỏ và vừa). Lưu ý: Hệ thống tài khoản của hai thông tư có sự khác biệt, kế toán cần áp dụng đúng thông tư mình thuộc diện áp dụng.

4.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động

Hàng tháng, căn cứ vào bảng lương, kế toán thực hiện hạch toán chi phí lương bằng cách ghi nhận vào các tài khoản chi phí phù hợp với bộ phận công tác:

Theo TT 133/2016/TT-BTC:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh (lương nhân công trực tiếp sản xuất/dịch vụ, lương nhân viên phân xưởng)
• Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (lương nhân viên bán hàng)
• Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (lương nhân viên văn phòng, quản lý)
• Có TK 334 – Phải trả người lao động (tổng lương gross)

Theo TT 99/2025/TT-BTC (bút toán chuẩn):

• Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (lương công nhân sản xuất)
• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (lương nhân viên phân xưởng)
• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (lương nhân viên bán hàng)
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (lương nhân viên văn phòng, quản lý)
• Có TK 334 – Phải trả người lao động (tổng lương gross)

Lưu ý: TT 99 ban hành hệ thống tài khoản chuẩn; doanh nghiệp được sửa đổi, bổ sung nhưng phải xây dựng quy chế hạch toán nội bộ khi thay đổi. Hạch toán chi phí lương theo đúng hệ thống tài khoản giúp phản ánh chính xác chi phí sản xuất, kinh doanh.

4.2. Hạch toán các khoản trích của doanh nghiệp

Doanh nghiệp trích phần đóng của mình trên quỹ tiền lương tham gia BHXH và hạch toán chi phí lương vào các tài khoản chi phí. Tùy theo thông tư kế toán áp dụng, tài khoản nợ khác nhau:

Theo TT 133/2016/TT-BTC:

• Nợ TK 154 (nhân công trực tiếp SX/dịch vụ), TK 6421 (bán hàng), TK 6422 (quản lý DN) – Tổng phần đóng của DN
• Có TK 3382 – Kinh phí công đoàn (2% trên quỹ tiền lương tham gia BHXH)
• Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (17,5%)
• Có TK 3384 – Bảo hiểm y tế (3%)
• Có TK 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp (1%)

4.3. Hạch toán các khoản khấu trừ vào lương người lao động

Khi hạch toán chi phí lương và trả lương, kế toán khấu trừ phần đóng của người lao động:

• Nợ TK 334 – Tổng số tiền khấu trừ (10,5%)
• Có TK 3383 – BHXH (8%)
• Có TK 3384 – BHYT (1,5%)
• Có TK 3386 – BHTN (1%)

4.4. Hạch toán khi nộp tiền cho cơ quan bảo hiểm và công đoàn

Nộp BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan bảo hiểm xã hội:

• Nợ TK 3383, 3384, 3386 – Số tiền thực nộp
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành)

Nộp KPCĐ cho tổ chức công đoàn:

• Nợ TK 3382 – Số tiền KPCĐ phải nộp
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Ví dụ định khoản tổng hợp: Công ty ABC có tổng quỹ tiền lương tham gia BHXH tháng 8/2026 là 100.000.000 đồng. Kế toán hạch toán chi phí lương như sau:

• Phần đóng BHXH/BHYT/BHTN của DN (21,5%): 100.000.000 × 21,5% = 21.500.000 đồng → Nợ TK 6422 / Có TK 3383: 17.500.000, 3384: 3.000.000, 3386: 1.000.000
• KPCĐ của DN (2%): 100.000.000 × 2% = 2.000.000 đồng → Nợ TK 6422 / Có TK 3382: 2.000.000
• Phần khấu trừ BHXH/BHYT/BHTN của NLĐ (10,5%): 100.000.000 × 10,5% = 10.500.000 đồng → Nợ TK 334 / Có TK 3383: 8.000.000, 3384: 1.500.000, 3386: 1.000.000
• Tổng tiền BHXH/BHYT/BHTN phải nộp cho cơ quan bảo hiểm: 21.500.000 + 10.500.000 = 32.000.000 đồng
• KPCĐ 2.000.000 đồng nộp riêng cho tổ chức công đoàn theo quy định Luật Công đoàn 2024

5. Bảng So Sánh Tỷ Lệ Đóng Góp

Lưu ý: Khi hạch toán chi phí lương, tổng 34% chỉ mang tính minh họa khi cùng một căn cứ tính và chưa chạm các mức trần. Trên thực tế, BHTN có trần đóng riêng biệt so với BHXH/BHYT, nên từng người lao động phải được tính riêng để đảm bảo chính xác.

6. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Hạch Toán Chi Phí Lương

Ngoài việc hạch toán chi phí lương đúng định khoản, kế toán cần lưu ý các vấn đề pháp lý quan trọng sau:

6.1. Mức lương tối thiểu vùng và ảnh hưởng đến hạch toán chi phí lương từ 01/01/2026

Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2026), mức lương tối thiểu vùng mới là:

6.2. Mức thấp nhất làm căn cứ đóng BHXH

Theo Luật BHXH 2024, mức thấp nhất của tiền lương làm căn cứ đóng BHXH được xác định theo mức tham chiếu do Chính phủ quy định. Đây là hai khái niệm khác nhau: lương tối thiểu vùng là mức sàn tiền lương theo pháp luật lao động; còn mức thấp nhất tiền lương đóng BHXH được tính theo mức tham chiếu trong Luật BHXH 2024. Không nên đồng nhất hai khái niệm này.

6.3. Trần đóng BHXH/BHYT

Từ 01/07/2026, mức tham chiếu là 2.530.000 đồng/tháng. Trần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH/BHYT bằng 20 lần mức tham chiếu, tức là 50.600.000 đồng/tháng. Mức trần áp dụng từ 01/01 đến 30/06/2026 là 46.800.000 đồng/tháng (đã lỗi thời).

6.4. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo Luật Thuế TNDN 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, từ cuối 2025, các khoản chi tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi, séc, chuyển khoản ngân hàng hoặc hình thức tương đương) để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

6.5. Chủ doanh nghiệp tư nhân và BHXH bắt buộc

Theo Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025), diện tham gia BHXH bắt buộc được mở rộng sang người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương. Chủ doanh nghiệp tư nhân thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp theo pháp luật doanh nghiệp, do đó cũng phải tham gia BHXH bắt buộc và việc hạch toán chi phí lương cho chủ DNTN thực hiện theo quy định mới. Đây là thay đổi quan trọng so với quy định trước đây.

6.6. Hồ sơ tiền lương và chứng từ kế toán khi hạch toán chi phí lương

Doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ tiền lương để việc hạch toán chi phí lương được chấp nhận theo quy định về quản lý chi phí. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có quyền chủ động về chứng từ, sổ kế toán và quy chế hạch toán nội bộ.

• Bảng lương: Việc bảng lương có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và giám đốc được xem là quy trình kiểm soát nội bộ tốt. Tuy nhiên, đây không phải điều kiện pháp lý chung duy nhất để chi phí lương được thuế chấp nhận.
• Hợp đồng lao động: Bộ luật Lao động vẫn có trường hợp hợp đồng lao động dưới 1 tháng có thể giao kết bằng lời nói, trừ các trường hợp luật bắt buộc văn bản. Điều kiện thuế cũng không thể rút gọn thành duy nhất “phải có hợp đồng lao động bằng văn bản”.

6.7. Kinh phí công đoàn – phân phối và sử dụng

Theo Luật Công đoàn 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025), doanh nghiệp đóng 2% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Việc phân phối tài chính công đoàn phải căn cứ Luật Công đoàn 2024, Nghị định 105/2026/NĐ-CP và quy định phân phối hiện hành của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Không nên áp dụng các tỷ lệ phân phối cũ trước đây.

6.8. Lưu trữ hồ sơ hạch toán chi phí lương

Theo Luật Kế toán 88/2015/QH13:

• Tối thiểu 10 năm: Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính và tài liệu liên quan.
• Tối thiểu 5 năm: Chứng từ không dùng trực tiếp để ghi sổ/lập báo cáo tài chính.

Không nên gom toàn bộ bảng lương và chứng từ vào mốc 5 năm. Thực tế, bảng lương và chứng từ liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ thường thuộc nhóm lưu trữ 10 năm.

6.9. Thời hạn đóng bảo hiểm

Đối với phương thức đóng hằng tháng, doanh nghiệp phải thực hiện hạch toán chi phí lương và đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Pháp luật cũng có quy định cho trường hợp lựa chọn chu kỳ đóng khác (ví dụ: đóng theo quý).

6.10. Mức phạt vi phạm quy định thuế

Theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026) và Nghị định 291/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 21/07/2026)), hành vi hạch toán chi phí lương sai dẫn đến khai sai, thiếu số thuế phải nộp bị phạt 20% số thuế khai thiếu, ngoài nghĩa vụ khắc phục tương ứng (nộp đủ số tiền thuế thiếu và tiền chậm nộp). Không nên ghi chung mức phạt “10–20%” vì mức phạt cụ thể phụ thuộc vào hành vi vi phạm.

7. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Doanh nghiệp mới thành lập chưa có doanh thu, việc hạch toán chi phí lương có cần thực hiện không?

Có. Doanh nghiệp mới thành lập có người lao động làm việc theo hợp đồng lao động phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc và đóng đúng hạn, kể cả khi chưa phát sinh doanh thu.

Các khoản trích bảo hiểm khi hạch toán chi phí lương có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có. Theo Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản trích bảo hiểm bắt buộc được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu doanh nghiệp đóng đúng tỷ lệ và đúng thời hạn. Đặc biệt, từ cuối 2025, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Hạch toán chi phí lương sai tỷ lệ trích có bị phạt không?

Có. Nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp hạch toán sai (ví dụ: trích thừa vào chi phí), phần chênh lệch sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi NĐ 310/2025/NĐ-CP), hành vi khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp bị phạt 20% số thuế khai thiếu. Lưu ý: mức phạt 20% chỉ áp dụng khi hành vi sai đủ yếu tố cấu thành khai sai dẫn đến thiếu thuế, không phải mọi sai sót đều bị phạt ở mức này.

Chủ doanh nghiệp tư nhân có phải đóng BHXH bắt buộc không?

Có. Theo Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025), chủ doanh nghiệp tư nhân thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp và phải tham gia BHXH bắt buộc. Đây là quy định mới so với Luật BHXH 2014.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ hạch toán chi phí lương và các khoản trích là bao lâu?

Theo Luật Kế toán 88/2015/QH13, chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính và sổ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Chứng từ không dùng trực tiếp có thể thuộc nhóm tối thiểu 5 năm. Bảng lương và chứng từ lương thường thuộc nhóm 10 năm vì liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ.

Kết Luận

Việc nắm vững cách hạch toán chi phí lương và các khoản trích theo lương là yêu cầu bắt buộc đối với mọi kế toán doanh nghiệp. Hạch toán chi phí lương đúng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh bị phạt và tối ưu chi phí. Từ 01/07/2025, Luật BHXH 2024 và các nghị định hướng dẫn đã thay đổi nhiều quy định so với trước. Chỉ cần sai sót nhỏ trong định khoản hoặc tỷ lệ trích cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng khi quyết toán thuế.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ quy trình hạch toán chi phí lương, tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm năm 2026 và những lưu ý quan trọng theo pháp luật hiện hành.

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về kế toán tiền lương, hãy tham khảo thêm: Những việc kế toán phải làm hàng tháng và Quy định mới về cho thuê lại lao động để có cái nhìn toàn diện hơn về nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với người lao động.

Liên hệ ngay Kế Toán Á Châu qua hotline 0936.336.838 hoặc truy cập website dichvuketoanachau.com để được tư vấn miễn phí!