Lưu trữ chứng từ kế toán — thời hạn và cách tổ chức để tìm lại được

Có hai câu hỏi khác nhau mà doanh nghiệp hay gộp làm một. Câu thứ nhất là phải giữ trong bao lâu — đây là nghĩa vụ pháp lý, có quy định cụ thể theo từng loại tài liệu. Câu thứ hai là tìm lại được không — đây không phải nghĩa vụ, nhưng lại là thứ ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả một cuộc kiểm tra. Đoàn kiểm tra yêu cầu chứng từ của một giao dịch ba năm trước, doanh nghiệp lấy ra trong năm phút thì tạo một ấn tượng; mất nửa ngày lục tìm rồi báo không thấy thì tạo một ấn tượng khác hẳn, và ấn tượng đó lan sang cách đánh giá toàn bộ hồ sơ.

Các nhóm tài liệu và thời hạn lưu

Thời hạn cụ thể của từng loại được quy định trong pháp luật kế toán và có thể thay đổi, nên doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành. Nguyên tắc thực dụng: giữ tối thiểu bằng thời hiệu cơ quan thuế còn có thể kiểm tra kỳ đó, và với hồ sơ pháp lý thì giữ vĩnh viễn.

Bốn tầng tổ chức hồ sơ

1. Theo năm tài chính. Mỗi năm một khối riêng biệt, không trộn năm này với năm khác. Nghe hiển nhiên nhưng đây là chỗ sai phổ biến nhất khi chứng từ về muộn.
2. Theo loại chứng từ. Hoá đơn đầu vào, hoá đơn đầu ra, chứng từ ngân hàng, hồ sơ lương, hợp đồng — mỗi loại một cụm.
3. Theo tháng hoặc kỳ kê khai, đúng trình tự thời gian trong từng loại.
4. Bảng mục lục đầu mỗi khối, ghi rõ khoảng số chứng từ, khoảng thời gian, và vị trí lưu.

Tầng thứ tư là tầng ít ai làm và cũng là tầng tạo khác biệt lớn nhất. Một trang mục lục dán ngoài mỗi thùng hồ sơ biến việc tìm chứng từ từ lục tìm thành tra cứu.

Lưu trữ điện tử

Với hoá đơn điện tử, dữ liệu nằm trên hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ và của cơ quan thuế. Nhưng doanh nghiệp không nên phụ thuộc hoàn toàn vào đó: hợp đồng với nhà cung cấp có thể hết hạn, và việc truy xuất dữ liệu cũ sau khi ngừng dịch vụ thường phiền phức. Ba việc nên làm: tải và lưu bản sao định kỳ theo tháng; giữ cả file gốc lẫn bản đọc được; và sao lưu ở ít nhất hai nơi, trong đó có một nơi không nằm trong cùng hệ thống với bản chính.

Với chứng từ giấy được số hoá, bản quét không tự động thay thế bản gốc trong mọi trường hợp — điều kiện để bản điện tử có giá trị pháp lý được quy định cụ thể. Cách an toàn là số hoá để tra cứu nhanh, đồng thời vẫn giữ bản gốc theo thời hạn.

Khi mất chứng từ

• Lập biên bản ngay, ghi rõ tài liệu nào, thời điểm phát hiện, nguyên nhân, có chữ ký người liên quan.
• Dựng lại từ nguồn khác: bản sao của đối tác, dữ liệu trên hệ thống hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng, dữ liệu trên hệ thống khai thuế.
• Với trường hợp mất do sự kiện bất khả kháng — cháy, ngập, thiên tai — hồ sơ chứng minh sự kiện đó là phần quan trọng nhất.
• Không dựng lại chứng từ bằng cách lập mới rồi ghi lùi ngày. Rủi ro lớn hơn nhiều so với việc thiếu chứng từ.

Câu hỏi thường gặp

Đọc thêm

• Thay kế toán — kiểm tra gì trước khi nhận bàn giao
• Đoàn kiểm tra thuế vào — chuẩn bị và ứng xử
• Kiểm tra sổ sách kế toán gồm những gì
• 12 câu hỏi tự kiểm tra sổ sách

Nội dung pháp lý mang tính tham khảo tại thời điểm đăng bài. Thời hạn lưu trữ được quy định cụ thể trong pháp luật kế toán và có thể thay đổi — doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc liên hệ Kế Toán Á Châu.