Kiểm tra sổ sách kế toán gồm những gì
Không phải là đọc lại sổ. Là dựng lại chuỗi bằng chứng cho từng khoản, đúng theo cách đoàn kiểm tra thuế sẽ làm.
Kiểm tra sổ sách kế toán là việc rà lại toàn bộ số liệu và chứng từ của một hoặc nhiều kỳ đã khoá sổ, nhằm tìm ra những chỗ có rủi ro bị loại chi phí, bị truy thu thuế, hoặc không giải trình được khi bị kiểm tra. Nó khác với việc kế toán tự soát công việc hằng tháng ở hai điểm: người làm là bên thứ ba không tham gia ghi sổ, và tiêu chí soát là tiêu chí của cơ quan thuế chứ không phải tiêu chí nội bộ. Kết quả bàn giao không phải một lời nhận xét chung chung, mà là một danh sách cụ thể: khoản nào có vấn đề, vấn đề là gì, hậu quả nếu để nguyên, và phương án xử lý.
Phạm vi một cuộc kiểm tra sổ sách đầy đủ
| Nhóm | Nội dung soát | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| Chứng từ đầu vào | Hoá đơn khớp hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán | Chi phí bị loại, không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào |
| Điều kiện thanh toán | Khoản từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Loại chi phí và loại khấu trừ cùng lúc |
| Doanh thu | Đối chiếu doanh thu trên sổ cái, tờ khai giá trị gia tăng, báo cáo tài chính và sao kê | Chênh lệch ba nguồn là dấu hiệu đưa hồ sơ vào diện kiểm tra |
| Chi phí lương | Hợp đồng lao động, bảng lương có ký nhận, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, hồ sơ người phụ thuộc | Khoản chi lớn nhất bị loại, kéo theo bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân |
| Công nợ | Tuổi nợ, biên bản đối chiếu, các khoản treo nhiều năm | Không giải trình được khi quyết toán |
| Hàng tồn kho | Số trên sổ so với kiểm kê thực tế, biên bản kiểm kê định kỳ | Chênh lệch dồn qua nhiều kỳ thành con số lớn |
| Tài sản cố định | Hồ sơ tài sản, khung thời gian trích khấu hao | Phần khấu hao vượt khung bị loại |
| Giao dịch với bên liên quan | Hợp đồng, giá giao dịch, nghĩa vụ kê khai | Bị ấn định lại giá, phạt kê khai |
| Tính nhất quán | Số liệu giữa sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tờ khai đã nộp | Mất thế giải trình ngay từ đầu |
Khi nào doanh nghiệp nên kiểm tra sổ sách
- Trên ba năm chưa qua thanh tra thuế. Rủi ro không nằm ở một năm mà nằm ở toàn bộ số năm chưa được soát xét, cộng dồn lại.
- Vừa thay kế toán hoặc đổi đơn vị dịch vụ. Cần biết mình đang tiếp nhận cái gì trước khi ký nhận bàn giao.
- Trước khi vay vốn, gọi vốn, hoặc bán phần vốn góp. Bên cho vay và bên mua đều soát sổ, và họ soát kỹ hơn cơ quan thuế ở một số điểm.
- Sau một năm có biến động lớn: doanh thu tăng hoặc giảm mạnh, đổi mô hình kinh doanh, có giao dịch bất thường.
- Khi nhận được văn bản của cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc thông báo kiểm tra. Lúc này thời gian rất ngắn, nên chuẩn bị trước vẫn tốt hơn.
Quy trình Á Châu thực hiện
| Bước | Nội dung | Kết quả bàn giao |
|---|---|---|
| 1. Khảo sát | Xem quy mô chứng từ, ngành nghề, số năm cần soát | Phạm vi và báo phí bằng văn bản |
| 2. Tiếp nhận | Kiểm kê hồ sơ, sổ sách, tờ khai đã nộp | Biên bản bàn giao tài liệu |
| 3. Soát chi tiết | Đi theo chín nhóm ở bảng trên, chọn mẫu và soát toàn bộ với các khoản trọng yếu | Danh sách phát hiện, phân loại theo mức rủi ro |
| 4. Đề xuất xử lý | Với mỗi phát hiện: giữ, bổ sung chứng từ, hay điều chỉnh — kèm hệ quả từng phương án | Báo cáo rà soát và phương án xử lý |
| 5. Thực hiện | Bổ sung hồ sơ, điều chỉnh sổ sách, khai bổ sung nếu cần, theo phương án đã thống nhất | Sổ sách và hồ sơ đã xử lý |
| 6. Bàn giao | Hướng dẫn kế toán nội bộ tránh lặp lại các lỗi đã tìm thấy | Biên bản bàn giao và danh sách lưu ý |
Vì sao kế toán nội bộ khó tự làm việc này
Đây không phải vấn đề năng lực mà là vấn đề cơ chế. Người ghi sổ và người soát sổ là một thì mọi giả định sai lúc ghi sẽ được lặp lại lúc soát. Thêm nữa, kế toán nội bộ chịu áp lực từ chính quyết định của mình trong quá khứ: chỉ ra một khoản đã hạch toán sai ba năm trước cũng đồng nghĩa với việc thừa nhận sai sót đó. Bên thứ ba không mang gánh nặng ấy, nên chỉ ra được những chỗ mà bên trong khó nói ra.
Chi phí của việc để lâu
Khi bị truy thu, doanh nghiệp chịu ba khoản cùng lúc: số thuế truy thu, tiền chậm nộp 0,03%/ngày theo Điều 59 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 — khoảng 10,95% một năm — và phạt vi phạm hành chính. Tiền chậm nộp tính từ ngày đến hạn của kỳ có sai sót, không phải từ ngày bị phát hiện. Nghĩa là một sai sót của năm thứ nhất bị phát hiện ở năm thứ tư đã cộng thêm hơn 30% so với chính số thuế đó. Rà soát sớm là cách duy nhất cắt được phần cộng dồn này.
Về phí dịch vụ
Phí xác định theo số năm cần soát và khối lượng chứng từ thực tế, cộng thêm mức độ phức tạp của ngành nghề và các giao dịch trong kỳ. Á Châu không áp một biểu giá chung, và báo phí bằng văn bản sau khảo sát, trước khi bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Đọc thêm
- Dịch vụ kiểm tra, rà soát sổ sách kế toán
- Quản trị rủi ro thuế
- Dịch vụ quyết toán thuế
- 12 câu hỏi tự kiểm tra sổ sách trước thanh tra thuế
Chưa rõ sổ sách của mình đang ở đâu?
Gọi để đặt lịch khảo sát và nhận báo phí bằng văn bản.
Nội dung pháp lý mang tính tham khảo tại thời điểm đăng bài. Quy định thuế thay đổi thường xuyên — doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc liên hệ Kế Toán Á Châu trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.
Xem thêm: Làm báo cáo tài chính để vay vốn ngân hàng
Cần Á Châu xử lý việc này cho doanh nghiệp anh/chị?
Điền 3 thông tin, chuyên viên gọi lại trong 4 giờ làm việc và gửi báo phí bằng văn bản trong 24 giờ. Kế toán trọn gói từ 500.000đ/tháng, tính theo số hoá đơn thật.
