Thay kế toán — kiểm tra gì trước khi nhận bàn giao
Người cũ đi, nhưng nghĩa vụ thuế của các kỳ cũ vẫn ở lại với doanh nghiệp. Đây là thời điểm đáng bỏ công kiểm tra nhất.
Thay kế toán là thời điểm rủi ro nhất trong vòng đời sổ sách của một doanh nghiệp, vì hai lý do. Thứ nhất, người mới không có cách nào biết được các giả định, cách hạch toán và những chỗ đã tạm để lại của người cũ, trừ khi kiểm tra kỹ. Thứ hai — và quan trọng hơn — trách nhiệm về sổ sách và nghĩa vụ thuế của các kỳ đã qua vẫn thuộc về doanh nghiệp, không chuyển sang người cũ và cũng không bắt đầu lại từ đầu với người mới. Ký nhận bàn giao mà không kiểm tra tức là nhận luôn cả những gì mình chưa nhìn thấy.
Tám nhóm phải kiểm tra
| Nhóm | Kiểm tra gì | Dấu hiệu cần chú ý |
|---|---|---|
| Sổ sách kế toán | Đầy đủ các kỳ, số liệu khớp với báo cáo tài chính đã nộp | Sổ chỉ có file mềm không khoá kỳ; số liệu lệch báo cáo |
| Tờ khai thuế | Toàn bộ tờ khai đã nộp và xác nhận nộp của từng kỳ | Thiếu kỳ; có tờ khai bổ sung mà không rõ lý do |
| Hoá đơn | Bản gốc đầu vào và đầu ra, sắp xếp theo kỳ, khớp với bảng kê | Hoá đơn thiếu, hoá đơn của nhà cung cấp không rõ nguồn |
| Ngân hàng | Sao kê đủ kỳ, số dư khớp sổ | Giao dịch lớn không có chứng từ đi kèm |
| Công nợ | Bảng tuổi nợ phải thu, phải trả và biên bản đối chiếu | Khoản treo nhiều năm chưa từng đối chiếu |
| Tồn kho và tài sản | Biên bản kiểm kê gần nhất, hồ sơ tài sản cố định, bảng khấu hao | Chưa từng kiểm kê; khấu hao không có hồ sơ tài sản |
| Hồ sơ lao động | Hợp đồng, bảng lương ký nhận, hồ sơ người phụ thuộc, chứng từ khấu trừ | Người trên bảng lương không có hợp đồng |
| Tài khoản và chữ ký số | Tài khoản khai thuế, hoá đơn điện tử, bảo hiểm, chữ ký số | Mật khẩu do cá nhân kế toán giữ, doanh nghiệp không nắm |
Nhóm thứ tám đáng nói riêng
Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ để kế toán tự đăng ký và giữ toàn bộ tài khoản khai thuế, tài khoản hoá đơn điện tử và chữ ký số. Khi quan hệ kết thúc không êm đẹp, doanh nghiệp mất quyền truy cập vào chính hồ sơ thuế của mình, và việc khôi phục mất nhiều thời gian đúng vào lúc cần nộp tờ khai. Đây là việc nên xử lý ngay hôm nay, không cần đợi tới lúc thay người: mọi tài khoản phải đứng tên doanh nghiệp và do người đại diện nắm quyền quản trị, kế toán chỉ được cấp quyền sử dụng.
Quy trình bàn giao nên có
- Lập danh mục bàn giao bằng văn bản theo tám nhóm ở trên, ghi rõ số lượng và tình trạng từng loại tài liệu.
- Đối chiếu ngẫu nhiên một số kỳ: lấy vài tháng bất kỳ, kiểm tra sổ khớp tờ khai, tờ khai khớp báo cáo.
- Ghi nhận rõ những phần còn dở dang — kỳ chưa khoá sổ, khoản chưa xử lý, hồ sơ đang thiếu — vào biên bản.
- Đổi mật khẩu toàn bộ tài khoản ngay sau khi bàn giao.
- Ký biên bản bàn giao có chữ ký của cả hai bên và người đại diện doanh nghiệp.
Khi nào nên nhờ bên thứ ba kiểm tra
Người kế toán mới rất khó là người kiểm tra công bằng phần bàn giao, vì họ sẽ phải làm việc với chính bộ sổ đó và ngại nêu vấn đề ngay từ đầu. Nên có bên ngoài kiểm tra khi: doanh nghiệp nhiều năm chưa được thanh tra; người cũ nghỉ đột ngột hoặc không hợp tác; hoặc doanh nghiệp không có ai đủ chuyên môn để đọc bộ sổ. Chi phí cho một lần kiểm tra sổ sách ở thời điểm bàn giao thường nhỏ hơn nhiều so với việc phát hiện vấn đề vài năm sau, khi tiền chậm nộp đã cộng dồn.
Câu hỏi thường gặp
Đọc thêm
- Kiểm tra sổ sách kế toán gồm những gì
- Rà soát thuế trước thanh tra
- Công nợ treo lâu năm — xử lý thế nào
- 12 câu hỏi tự kiểm tra sổ sách trước thanh tra thuế
Nội dung mang tính tham khảo tại thời điểm đăng bài. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc liên hệ Kế Toán Á Châu trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.
Xem thêm: Làm báo cáo tài chính để vay vốn ngân hàng
Cần Á Châu xử lý việc này cho doanh nghiệp anh/chị?
Điền 3 thông tin, chuyên viên gọi lại trong 4 giờ làm việc và gửi báo phí bằng văn bản trong 24 giờ. Kế toán trọn gói từ 500.000đ/tháng, tính theo số hoá đơn thật.
