Bàn giao sổ sách kế toán khi chuyển đổi giữa chừng — danh mục và biên bản

Chuyển đổi giữa chừng khó hơn chuyển đổi vào đầu năm ở một điểm rất cụ thể: mốc trách nhiệm rơi vào giữa một kỳ chưa khoá sổ. Số liệu của tháng chuyển giao vừa có phần của người cũ vừa có phần của người mới, và khi phát sinh vấn đề vài năm sau thì không ai nhớ được ranh giới. Bốn việc dưới đây giải quyết đúng vấn đề đó, và nên làm ngay cả khi hai bên chuyển giao trong không khí hoàn toàn thiện chí.

Bốn việc quyết định

1. Chốt mốc thời gian và trách nhiệm

Ghi rõ trong biên bản: kỳ nào đã khoá sổ và ai chịu trách nhiệm; kỳ đang dở tính tới ngày nào; từ ngày nào trở đi thuộc về bên mới. Nếu khoá sổ được tới hết tháng liền trước ngày bàn giao thì nên làm — ranh giới rõ ràng hơn nhiều so với chia giữa tháng.

2. Danh mục bằng văn bản

Không chỉ liệt kê tên tài liệu mà ghi cả số lượng và tình trạng: bao nhiêu tập hoá đơn đầu vào, từ số nào tới số nào, có thiếu số nào không. Danh mục chung chung kiểu “toàn bộ chứng từ năm 2024” không có giá trị khi cần đối chiếu.

3. Đối chiếu ngẫu nhiên vài kỳ

Lấy hai ba tháng bất kỳ và kiểm ba lớp: sổ có khớp tờ khai đã nộp không, tờ khai có khớp báo cáo tài chính không, số dư ngân hàng trên sổ có khớp sao kê không. Việc này mất nửa ngày và cho biết chất lượng của cả bộ sổ.

4. Chuyển quyền quản trị tài khoản

Tài khoản khai thuế, tài khoản hoá đơn điện tử, tài khoản bảo hiểm, chữ ký số — tất cả phải đứng tên doanh nghiệp và do người đại diện nắm quyền quản trị. Đổi mật khẩu ngay sau khi bàn giao. Đây là bước hay bị quên nhất và cũng gây hậu quả nhanh nhất khi bị quên.

Nội dung biên bản nên có

Khi bên cũ không hợp tác

• Lập biên bản ghi rõ những gì thiếu, có người làm chứng, ghi ngày và các lần đã yêu cầu.
• Dựng lại từ nguồn khác: dữ liệu trên hệ thống khai thuế, hệ thống hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng, bản sao từ đối tác.
• Đổi toàn bộ mật khẩu ngay, kể cả khi chưa lấy được tài liệu.
• Không lập lại chứng từ rồi ghi lùi ngày. Rủi ro lớn hơn nhiều so với việc thiếu chứng từ và có biên bản giải thích.

Điều quan trọng nhất cần nhớ

Nghĩa vụ thuế của các kỳ đã qua vẫn thuộc về doanh nghiệp, không chuyển sang người cũ và cũng không bắt đầu lại từ đầu với người mới. Ký nhận bàn giao mà không kiểm tra tức là nhận luôn cả những gì mình chưa nhìn thấy. Vì vậy với doanh nghiệp nhiều năm chưa được thanh tra, thời điểm bàn giao là lúc đáng bỏ công kiểm tra bộ sổ nhất — chi phí lúc này nhỏ hơn nhiều so với phát hiện vấn đề vài năm sau, khi tiền chậm nộp đã cộng dồn.

Câu hỏi thường gặp

Đọc thêm

• Thay kế toán — kiểm tra gì trước khi nhận bàn giao
• Lưu trữ chứng từ kế toán — thời hạn và cách tổ chức
• Kiểm tra sổ sách kế toán gồm những gì
• Thuê kế toán nội bộ hay dịch vụ ngoài

Nội dung mang tính tham khảo tại thời điểm đăng bài. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc liên hệ Kế Toán Á Châu trước khi áp dụng.