Chênh lệch hàng tồn kho giữa sổ và kiểm kê — cách xử lý

Chênh lệch hàng tồn kho là khoảng cách giữa số lượng hoặc giá trị hàng ghi trên sổ kế toán và số đếm được khi kiểm kê thực tế. Với doanh nghiệp thương mại và sản xuất, đây là một trong hai chỗ tạo rủi ro thuế lớn nhất — cùng với chi phí. Điều khiến nó nguy hiểm không phải bản thân chênh lệch, mà là thói quen để nguyên: mỗi kỳ lệch một ít, không ai xử lý vì con số nhỏ, và sau ba bốn năm phần chênh dồn lại thành khoản mà doanh nghiệp không còn cách nào truy nguyên.

Thiếu và thừa bị xử lý khác nhau

Kho thiếu thường nặng hơn, vì nó chạm vào doanh thu. Kho thừa nhẹ hơn về tức thời nhưng để lại vấn đề cho kỳ sau — hàng không có giá vốn hợp lệ thì lúc bán ra, toàn bộ giá bán thành lợi nhuận chịu thuế.

Năm nguyên nhân phổ biến

• Xuất bán nhưng ghi nhận chậm hoặc quên ghi. Hay gặp ở doanh nghiệp bán lẻ nhiều đơn nhỏ.
• Hao hụt tự nhiên chưa được xử lý: bay hơi, rơi vãi, hư hỏng trong bảo quản — có thật nhưng không có định mức và biên bản.
• Sai đơn vị tính hoặc quy đổi. Nhập theo thùng, xuất theo cái, không thống nhất hệ số.
• Hàng mẫu, hàng khuyến mãi, hàng dùng nội bộ lấy ra khỏi kho mà không có phiếu xuất.
• Nhập hàng chưa có hoá đơn — hàng đã về kho, hoá đơn về sau hoặc không về.

Bốn nguyên nhân đầu đều xử lý được bằng quy trình. Nguyên nhân thứ năm là vấn đề của quan hệ mua bán, và cần giải quyết ở khâu chọn nhà cung cấp.

Quy trình kiểm kê đúng

Điểm quan trọng nhất trong sáu bước là bước 5. Một biên bản kiểm kê chỉ ghi “chênh lệch 120 đơn vị” mà không nêu nguyên nhân gần như không có giá trị giải trình. Biên bản ghi rõ nguyên nhân, có chữ ký, lập ngay tại thời điểm phát hiện thì khác hẳn.

Tần suất nên kiểm kê

• Tối thiểu cuối năm — đây là yêu cầu cơ bản, thiếu biên bản kiểm kê cuối năm là điểm yếu rõ trong hồ sơ.
• Theo quý với hàng luân chuyển nhanh hoặc giá trị cao.
• Kiểm kê xoay vòng với doanh nghiệp nhiều mã hàng: mỗi tháng đếm một nhóm, cả năm phủ hết. Cách này ít gây gián đoạn hơn kiểm kê toàn bộ.
• Đột xuất khi thay thủ kho, sau sự cố, hoặc khi thấy dấu hiệu bất thường.

Hàng chậm luân chuyển và hàng hỏng

Ngoài chênh lệch số lượng, còn một vấn đề ít được chú ý: hàng còn đủ trên sổ nhưng không còn bán được — lỗi mốt, hết hạn, hỏng do bảo quản. Trên báo cáo, phần này vẫn ghi nguyên giá và làm tài sản trông lớn hơn thực tế. Ngân hàng loại thẳng khoản này khi đánh giá; cơ quan thuế thì đặt câu hỏi về khoản trích lập dự phòng nếu có. Cách xử lý đúng là đưa vào bảng tuổi hàng tồn kho, và với phần đủ điều kiện thì trích lập dự phòng giảm giá theo quy định, có hồ sơ đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp

Đọc thêm

• Kiểm tra sổ sách kế toán gồm những gì
• Công nợ treo lâu năm — xử lý thế nào
• Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp thương mại, xuất nhập khẩu
• 12 câu hỏi tự kiểm tra sổ sách

Nội dung pháp lý mang tính tham khảo tại thời điểm đăng bài. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc liên hệ Kế Toán Á Châu trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.