Công nợ treo lâu năm — xử lý thế nào trước quyết toán
Khoản phải thu nằm im trên sổ nhiều năm là một trong những mục khó giải trình nhất khi quyết toán, và cũng làm yếu hồ sơ vay vốn.
Công nợ treo là các khoản phải thu đã quá hạn thanh toán nhưng vẫn ghi nguyên trên sổ, không đối chiếu, không có biên bản, không trích lập dự phòng. Trên báo cáo, chúng trông như tài sản. Trong thực tế, phần lớn là những khoản doanh nghiệp đã ngầm chấp nhận sẽ không thu được, chỉ chưa xử lý về mặt sổ sách. Hai bên nhìn vào con số này đều không thích: cơ quan thuế đặt câu hỏi vì sao doanh thu đã ghi nhận và đã nộp thuế mà tiền không về, còn ngân hàng loại thẳng khoản đó ra khi đánh giá chất lượng tài sản.
Vì sao công nợ treo là vấn đề
| Góc nhìn | Vấn đề |
|---|---|
| Thuế | Doanh thu đã ghi nhận, thuế đã phát sinh, nhưng khoản phải thu không có động thái thu hồi nào — cần giải trình bản chất giao dịch |
| Kế toán | Tài sản trên báo cáo cao hơn giá trị thực; nếu đủ điều kiện trích lập dự phòng mà không trích thì báo cáo không phản ánh đúng |
| Ngân hàng | Khoản phải thu quá hạn bị loại khi tính chất lượng tài sản, làm giảm hạn mức vay |
| Vận hành | Không ai chịu trách nhiệm thu hồi, khoản nợ càng để lâu càng khó thu |
Bốn bước xử lý
Bước 1 — Lập bảng tuổi nợ
Chia toàn bộ khoản phải thu theo mốc thời gian: dưới 6 tháng, 6 đến 12 tháng, 1 đến 3 năm, trên 3 năm. Bảng này một mình đã cho thấy quy mô vấn đề, và là tài liệu đầu tiên cả cơ quan thuế lẫn ngân hàng đều hỏi.
Bước 2 — Đối chiếu với từng đối tác
Gửi biên bản đối chiếu công nợ cho từng đối tác có số dư đáng kể. Lưu cả những trường hợp gửi mà không nhận được phản hồi — bản thân việc đã gửi và không liên lạc được là một phần của hồ sơ chứng minh khoản nợ khó thu.
Bước 3 — Phân loại khả năng thu hồi
Chia thành ba nhóm: còn thu được (đối tác vẫn hoạt động, vẫn giao dịch), khó thu (quá hạn lâu, đối tác gặp khó khăn), và không còn khả năng thu (đối tác giải thể, phá sản, bỏ địa chỉ kinh doanh). Mỗi nhóm có hướng xử lý khác nhau.
Bước 4 — Trích lập dự phòng cho khoản đủ điều kiện
Với khoản nợ phải thu khó đòi đáp ứng điều kiện theo quy định, doanh nghiệp trích lập dự phòng và khoản trích đó được tính vào chi phí được trừ. Điều kiện chung gồm: khoản nợ đã quá hạn thanh toán, có đủ chứng từ gốc chứng minh khoản nợ, và có hồ sơ chứng minh đối tác không còn khả năng trả. Thiếu hồ sơ thì khoản trích lập bị loại — nên phần chuẩn bị hồ sơ ở bước 2 và 3 chính là điều kiện cho bước này.
Điều không nên làm
- Xoá sổ khoản nợ mà không có hồ sơ. Phần xoá sổ sẽ bị loại khỏi chi phí và còn bị đặt câu hỏi về bản chất giao dịch ban đầu.
- Bù trừ công nợ giữa các đối tác khác nhau mà không có thoả thuận ba bên bằng văn bản.
- Trích lập dự phòng đồng loạt theo tỷ lệ mà không xét từng khoản và không có hồ sơ tương ứng.
- Để tới sát kỳ quyết toán mới bắt đầu đối chiếu. Gửi biên bản và chờ phản hồi mất nhiều tuần.
Phòng bằng quy trình
Cách rẻ nhất là không để công nợ trở thành công nợ treo. Ba việc: đối chiếu công nợ định kỳ mỗi quý với các đối tác có số dư lớn; gắn trách nhiệm thu hồi cho một người cụ thể thay vì để chung ở phòng kế toán; và đặt hạn mức công nợ cho từng khách hàng, vượt hạn mức thì dừng giao hàng cho tới khi thanh toán. Ba việc này thuộc về hệ thống quản trị chứ không thuộc về kế toán, và đó là lý do doanh nghiệp có quy trình kiểm soát nội bộ ít gặp vấn đề này hơn hẳn.
Câu hỏi thường gặp
Đọc thêm
- Kiểm tra sổ sách kế toán gồm những gì
- Báo cáo tài chính vay vốn ngân hàng
- Rà soát thuế trước thanh tra
- 12 câu hỏi tự kiểm tra sổ sách trước thanh tra thuế
Công nợ đang treo bao nhiêu năm?
Gọi để Á Châu lập bảng tuổi nợ và chỉ ra khoản nào xử lý được.
Nội dung pháp lý mang tính tham khảo tại thời điểm đăng bài. Điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được quy định cụ thể và thay đổi theo thời kỳ — doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc liên hệ Kế Toán Á Châu trước khi áp dụng.
Cần Á Châu xử lý việc này cho doanh nghiệp anh/chị?
Điền 3 thông tin, chuyên viên gọi lại trong 4 giờ làm việc và gửi báo phí bằng văn bản trong 24 giờ. Kế toán trọn gói từ 500.000đ/tháng, tính theo số hoá đơn thật.
