Chi phí lương và hồ sơ lao động — chỗ hay bị loại nhất
Đây là khoản chi lớn nhất ở phần lớn doanh nghiệp, và cũng là khoản có hệ quả dây chuyền rộng nhất khi bị loại.
Với phần lớn doanh nghiệp dịch vụ, chi phí lương chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí. Điều đó có nghĩa: một tỷ lệ nhỏ bị loại cũng tạo ra số thuế truy thu lớn. Và khác với các khoản chi khác, chi phí lương bị loại kéo theo hệ quả ở nhiều nơi cùng lúc — thuế thu nhập doanh nghiệp tăng, phần thuế thu nhập cá nhân đã kê khai bị đặt câu hỏi, và nghĩa vụ bảo hiểm cũng bị rà lại. Đây là lý do nhóm hồ sơ này đáng được chuẩn hoá trước tiên.
Bảy nhóm hồ sơ bắt buộc
| Hồ sơ | Vì sao cần | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động | Cơ sở pháp lý cho toàn bộ khoản chi | Không ký, ký muộn, sai loại hợp đồng so với thời hạn làm việc thực tế |
| Bảng chấm công và bảng lương | Chứng minh người lao động thực sự làm việc và nhận lương | Bảng lương không có ký nhận; chấm công làm hình thức, không khớp thực tế |
| Chứng từ chi trả | Dòng tiền thật đã đến người lao động | Trả tiền mặt số lượng lớn, không đối chiếu được với bảng lương |
| Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân | Nghĩa vụ khấu trừ thay đã được thực hiện | Không khấu trừ với lao động thời vụ, cộng tác viên |
| Hồ sơ người phụ thuộc | Cơ sở cho phần giảm trừ gia cảnh | Đăng ký thiếu giấy tờ, hoặc đăng ký trùng ở hai nơi |
| Quy chế lương thưởng nội bộ | Cơ sở cho các khoản ngoài lương cơ bản | Không có quy chế, chi theo từng lần rồi hợp thức hoá sau |
| Quyết định nhân sự | Giải thích các thay đổi trong kỳ | Tăng lương, bổ nhiệm không có quyết định kèm theo |
Các khoản ngoài lương cơ bản — chỗ dễ vướng nhất
Tiền ăn ca, phụ cấp xăng xe, điện thoại, tiền thuê nhà cho người lao động, thưởng lễ tết, chi phí đào tạo, du lịch — đây là nhóm khoản chi mà nguyên tắc chung là: phải được ghi nhận trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể, hoặc quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của doanh nghiệp. Không có văn bản làm cơ sở thì khoản chi đó rất khó giữ, dù thực tế đã chi và có chứng từ.
Điều này cũng có mặt ngược lại đáng lưu ý: một số khoản được ghi vào quy chế lại làm phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. Vì vậy việc soạn quy chế nên tính cả hai đầu, thay vì chỉ nhắm vào việc giữ chi phí.
Bốn tình huống bị loại nhiều nhất
- Người có tên trên bảng lương nhưng không có hợp đồng lao động. Khoản chi cho người đó gần như chắc chắn bị loại.
- Lao động thời vụ, cộng tác viên trả theo vụ việc mà không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và không có hợp đồng dịch vụ.
- Bảng lương không có chữ ký nhận và trả bằng tiền mặt — không có cách nào đối chiếu được với thực tế.
- Khoản phúc lợi chi ngoài quy chế, đặc biệt các khoản có giá trị lớn phát sinh cuối năm.
Hệ quả dây chuyền
Khi một khoản chi lương bị loại, ba việc xảy ra cùng lúc. Thứ nhất, thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp tăng đúng bằng giá trị khoản đó, kéo theo số thuế phải nộp thêm và tiền chậm nộp 0,03%/ngày tính từ hạn nộp gốc của kỳ. Thứ hai, phần thuế thu nhập cá nhân đã kê khai cho khoản đó bị đặt câu hỏi về tính hợp lý. Thứ ba, nếu khoản chi gắn với người lao động chưa được đóng bảo hiểm đầy đủ, phần nghĩa vụ bảo hiểm cũng bị rà lại. Vì vậy giá trị thực của việc chuẩn hoá hồ sơ lao động lớn hơn nhiều so với con số thuế trực tiếp.
Chuẩn hoá theo thứ tự nào
- Rà danh sách người nhận lương và đối chiếu với danh sách có hợp đồng lao động. Xử lý phần chênh trước tiên.
- Chuyển toàn bộ chi trả lương qua tài khoản, chấm dứt trả tiền mặt.
- Ban hành quy chế lương thưởng bao quát các khoản ngoài lương cơ bản đang chi thực tế.
- Chuẩn hoá hồ sơ người phụ thuộc và chứng từ khấu trừ cho toàn bộ người lao động.
- Với các kỳ đã qua, ước tính rủi ro bằng tiền để quyết định nên khai bổ sung hay chuẩn bị giải trình.
Câu hỏi thường gặp
Đọc thêm
- Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
- Kiểm tra sổ sách kế toán gồm những gì
- Rà soát thuế trước thanh tra
- 12 câu hỏi tự kiểm tra sổ sách trước thanh tra thuế
Hồ sơ lao động của doanh nghiệp đã đủ chưa?
Gọi để Á Châu rà soát và chỉ ra chỗ cần bổ sung trước kỳ quyết toán.
Nội dung pháp lý mang tính tham khảo tại thời điểm đăng bài. Quy định về chi phí được trừ và nghĩa vụ lao động thay đổi theo thời kỳ — doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc liên hệ Kế Toán Á Châu trước khi áp dụng.
Xem thêm: Giảm trừ gia cảnh 2026 tăng lên 15,5 triệu đồng
Cần Á Châu xử lý việc này cho doanh nghiệp anh/chị?
Điền 3 thông tin, chuyên viên gọi lại trong 4 giờ làm việc và gửi báo phí bằng văn bản trong 24 giờ. Kế toán trọn gói từ 500.000đ/tháng, tính theo số hoá đơn thật.
