Nghị định 105/2026/NĐ-CP: Những lưu ý về kinh phí công đoàn

Từ ngày 16/05/2026, Nghị định 105/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 191/2013/NĐ-CP về tài chính công đoàn. Đây là quy định mà chủ doanh nghiệp, kế toán và bộ phận nhân sự cần đặc biệt lưu ý, nhất là với các công ty đang có lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp nhỏ thường chỉ tập trung vào tiền lương, BHXH, thuế TNCN mà dễ bỏ sót khoản kinh phí công đoàn. Tuy nhiên, nếu không theo dõi đúng, doanh nghiệp có thể phát sinh tình trạng chậm đóng, đóng thiếu hoặc không đóng kinh phí công đoàn.

Vậy từ năm 2026, doanh nghiệp cần đóng kinh phí công đoàn như thế nào? Mức đóng là bao nhiêu? Khi nào phải nộp? Khoản này có được tính vào chi phí doanh nghiệp không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ những điểm quan trọng nhất.

Kinh phí công đoàn là gì?

Kinh phí công đoàn là khoản tài chính công đoàn do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng lao động đóng theo quy định.

Đối với doanh nghiệp, đây là một khoản chi phí cần được kế toán theo dõi cùng với tiền lương, bảo hiểm xã hội và các nghĩa vụ liên quan đến người lao động.

Điểm quan trọng cần nhớ là: kinh phí công đoàn do doanh nghiệp đóng, không trừ vào lương người lao động.

Nói cách khác, nếu công ty có lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc thì kế toán cần kiểm tra thêm nghĩa vụ kinh phí công đoàn để tránh sót khoản phải nộp.

Doanh nghiệp nào phải đóng kinh phí công đoàn?

Theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, đối tượng đóng kinh phí công đoàn gồm các đơn vị có sử dụng lao động theo quy định pháp luật, trong đó có:

• Doanh nghiệp;
• Đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước;
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
• Cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động.

Một điểm rất nhiều doanh nghiệp hay hiểu nhầm là: công ty chưa thành lập công đoàn cơ sở vẫn có thể thuộc đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc “công ty đã có công đoàn hay chưa”, mà cần rà soát theo yếu tố: có sử dụng lao động và có lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hay không.

Mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026 là bao nhiêu?

Mức đóng kinh phí công đoàn hiện nay là:

Kinh phí công đoàn = 2% x Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc

Trong đó, quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tổng mức lương đóng BHXH của những người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc trong doanh nghiệp.

Ví dụ:

Công ty có 5 nhân viên đang tham gia BHXH bắt buộc. Tổng mức lương làm căn cứ đóng BHXH của 5 nhân viên trong tháng là 50.000.000 đồng.

Kinh phí công đoàn doanh nghiệp cần theo dõi là:

50.000.000 x 2% = 1.000.000 đồng/tháng

Như vậy, khi có phát sinh tăng lao động, giảm lao động hoặc điều chỉnh mức lương đóng BHXH, kế toán cần kiểm tra đồng thời khoản kinh phí công đoàn tương ứng.

Thời hạn đóng kinh phí công đoàn theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP

Theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp thông thường đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần, cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.

Thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

Riêng một số tổ chức, doanh nghiệp trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh có thể đóng mỗi tháng một lần hoặc 03 tháng một lần trên cơ sở đăng ký với tổ chức công đoàn.

Kinh phí công đoàn có được tính vào chi phí doanh nghiệp không?

Có.

Đối với doanh nghiệp, khoản kinh phí công đoàn được lấy từ nguồn tài chính của đơn vị và được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ theo quy định.

Đây là điểm rất quan trọng với chủ doanh nghiệp và kế toán, vì khoản này không chỉ là nghĩa vụ phải theo dõi mà còn là một khoản chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.

Do đó, kế toán nên:

• Theo dõi riêng khoản kinh phí công đoàn hằng tháng;
• Đối chiếu với quỹ lương đóng BHXH;
• Lưu chứng từ nộp tiền đầy đủ;
• Hạch toán đúng kỳ để tránh thiếu chi phí hoặc sai lệch số liệu.

Chậm đóng và không đóng kinh phí công đoàn được hiểu như thế nào?

Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định rõ hơn về trường hợp chậm đóng và không đóng kinh phí công đoàn.

Chậm đóng kinh phí công đoàn là trường hợp doanh nghiệp chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng sau thời hạn quy định.

Không đóng kinh phí công đoàn có thể bao gồm các trường hợp như:

• Không trích đóng kinh phí công đoàn;
• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết hạn;
• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết hạn.

Doanh nghiệp có được miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng kinh phí công đoàn không?

Có, nhưng không phải mọi trường hợp khó khăn đều tự động được miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ 3 nhóm trường hợp sau:

Trường hợp được xem xét miễn đóng

Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện giải thể hoặc phá sản theo quy định pháp luật có thể được xem xét miễn số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng.

Trường hợp được xem xét giảm mức đóng

Việc giảm mức đóng không áp dụng đại trà. Theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, trường hợp được xem xét giảm chủ yếu là doanh nghiệp đã hết thời gian được tạm dừng đóng kinh phí công đoàn nhưng vẫn tiếp tục phải cắt giảm lao động theo các ngưỡng quy định.

Thời gian giảm tính theo tháng, tối đa không quá 06 tháng. Mức giảm tối đa là 20% mức đóng kinh phí công đoàn.

Trường hợp được xem xét tạm dừng đóng

Doanh nghiệp có thể được xem xét tạm dừng đóng kinh phí công đoàn nếu gặp khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ, khủng hoảng, suy thoái kinh tế, chính sách tái cơ cấu nền kinh tế của Nhà nước hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa.

Tuy nhiên, doanh nghiệp còn phải đáp ứng điều kiện cụ thể như tạm dừng sản xuất, kinh doanh từ 30 ngày trở lên và có số lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc phải tạm nghỉ việc từ 50% trở lên, hoặc bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản, không bao gồm giá trị đất.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự ý dừng đóng khi chưa được cơ quan có thẩm quyền xem xét, chấp thuận bằng văn bản.

Hồ sơ đề nghị giảm hoặc tạm dừng đóng kinh phí công đoàn

Nếu thuộc trường hợp được xem xét giảm hoặc tạm dừng đóng, doanh nghiệp cần lập hồ sơ gửi cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Thông thường, hồ sơ có thể bao gồm:

• Văn bản đề nghị theo mẫu;
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
• Danh sách người lao động thuộc diện cắt giảm hoặc tạm nghỉ việc;
• Tài liệu chứng minh thiệt hại hoặc khó khăn nếu thuộc trường hợp liên quan đến thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa;
• Các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và trả lời bằng văn bản trong thời hạn theo quy định. Doanh nghiệp chỉ nên thực hiện theo kết quả được chấp thuận, tránh tự ý ngừng đóng dẫn đến rủi ro bị xác định là chậm đóng hoặc không đóng.

Kế toán doanh nghiệp cần làm gì để tránh sai sót?

Để hạn chế rủi ro, kế toán nên đưa khoản kinh phí công đoàn vào checklist theo dõi hằng tháng cùng với tiền lương và BHXH.

Cụ thể, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

Bước 1: Rà soát danh sách lao động tham gia BHXH bắt buộc

Kiểm tra số lượng lao động đang tham gia BHXH, lao động mới báo tăng, lao động báo giảm và các trường hợp điều chỉnh mức lương đóng BHXH.

Bước 2: Xác định quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH

Tổng hợp mức lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của toàn bộ người lao động thuộc diện phải đóng.

Bước 3: Tính kinh phí công đoàn theo tỷ lệ 2%

Lấy tổng quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc nhân với 2% để xác định số kinh phí công đoàn cần theo dõi.

Bước 4: Theo dõi thời hạn nộp

Thông thường, doanh nghiệp đóng hằng tháng cùng thời điểm đóng BHXH. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

Bước 5: Lưu chứng từ và hạch toán chi phí

Sau khi nộp, kế toán cần lưu chứng từ đầy đủ và hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ.

Bước 6: Rà soát định kỳ khi có biến động nhân sự

Mỗi khi công ty có báo tăng lao động, báo giảm lao động hoặc điều chỉnh lương đóng BHXH, cần kiểm tra lại số kinh phí công đoàn tương ứng.

Ví dụ thực tế cho doanh nghiệp nhỏ

Một công ty dịch vụ có 8 lao động đang tham gia BHXH bắt buộc. Tổng mức lương làm căn cứ đóng BHXH trong tháng là 80.000.000 đồng.

Kinh phí công đoàn cần theo dõi trong tháng là:

80.000.000 x 2% = 1.600.000 đồng

Sang tháng tiếp theo, công ty tuyển thêm 2 nhân viên, mỗi người có mức lương đóng BHXH là 6.000.000 đồng/tháng.

Phần quỹ lương tăng thêm là:

6.000.000 x 2 = 12.000.000 đồng

Kinh phí công đoàn tăng thêm là:

12.000.000 x 2% = 240.000 đồng/tháng

Như vậy, nếu kế toán chỉ làm thủ tục báo tăng BHXH mà quên cập nhật kinh phí công đoàn thì doanh nghiệp có thể bị thiếu khoản phải theo dõi trong tháng.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp về kinh phí công đoàn

Trong quá trình tư vấn cho doanh nghiệp, một số lỗi thường gặp gồm:

• Nghĩ rằng công ty chưa có công đoàn cơ sở thì không cần quan tâm đến kinh phí công đoàn;
• Chỉ theo dõi BHXH mà không theo dõi kinh phí công đoàn;
• Không cập nhật khoản kinh phí công đoàn khi báo tăng lao động;
• Không điều chỉnh số phải đóng khi thay đổi mức lương đóng BHXH;
• Không lưu chứng từ nộp tiền đầy đủ;
• Không hạch toán khoản kinh phí công đoàn vào chi phí đúng kỳ;
• Tự ý dừng đóng khi doanh nghiệp khó khăn mà chưa có văn bản chấp thuận.

Những sai sót này thường không quá phức tạp để xử lý nếu được rà soát sớm, nhưng có thể gây rủi ro nếu doanh nghiệp để kéo dài qua nhiều kỳ.

Câu hỏi thường gặp về kinh phí công đoàn 2026

Công ty chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Doanh nghiệp vẫn cần rà soát nghĩa vụ kinh phí công đoàn nếu thuộc đối tượng sử dụng lao động theo quy định. Nghĩa vụ này không chỉ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa.

Kinh phí công đoàn có trừ vào lương nhân viên không?

Không. Kinh phí công đoàn là khoản do doanh nghiệp đóng, không trừ vào lương người lao động.

Mức đóng kinh phí công đoàn là bao nhiêu?

Mức đóng là 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của người lao động.

Kinh phí công đoàn nộp khi nào?

Thông thường, doanh nghiệp đóng mỗi tháng một lần, cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

Khoản kinh phí công đoàn có được tính vào chi phí không?

Có. Đối với doanh nghiệp, khoản kinh phí công đoàn được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ theo quy định.

Doanh nghiệp khó khăn có được tự tạm dừng đóng không?

Không nên tự ý tạm dừng. Doanh nghiệp chỉ được xem xét tạm dừng nếu thuộc trường hợp và đáp ứng điều kiện theo quy định, đồng thời cần có hồ sơ đề nghị và được cơ quan có thẩm quyền xem xét, trả lời bằng văn bản.

Kết luận

Từ ngày 16/05/2026, Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực, quy định cụ thể hơn về tài chính công đoàn, trong đó có nội dung liên quan đến phương thức đóng, thời hạn đóng, nguồn đóng, chậm đóng, không đóng, miễn, giảm và tạm dừng đóng kinh phí công đoàn.

Đối với chủ doanh nghiệp, đây là khoản chi phí cần được theo dõi để tránh phát sinh rủi ro pháp lý và tránh thiếu sót trong hồ sơ lao động – tiền lương.

Đối với kế toán công ty, kinh phí công đoàn nên được đưa vào checklist xử lý hằng tháng cùng với tiền lương, BHXH, thuế TNCN và các khoản chi phí nhân sự khác.

Nếu doanh nghiệp chưa chắc mình đã theo dõi đúng khoản kinh phí công đoàn hay chưa, đặc biệt trong trường hợp mới báo tăng lao động, thay đổi mức lương đóng BHXH hoặc có biến động nhân sự, nên rà soát lại sớm để hạn chế sai sót về sau.

Nguồn tham khảo pháp lý: Thư Viện Pháp Luật · VBPL