Chi phí không được trừ — danh mục thường bị loại
Không phải khoản chi nào có hoá đơn cũng được trừ. Dưới đây là những nhóm đoàn kiểm tra loại nhiều nhất, và lý do đằng sau mỗi nhóm.
Điều kiện chung để một khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp gồm ba phần: khoản chi thực tế phát sinh và liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh; có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp; và với khoản từ ngưỡng quy định trở lên thì có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nghe đơn giản, nhưng phần lớn khoản bị loại trong thực tế không phải vì thiếu hoá đơn — mà vì không chứng minh được liên quan tới hoạt động kinh doanh, hoặc vì thiếu một mắt xích trong chuỗi hồ sơ mà kế toán không nghĩ là cần.
Chín nhóm chi phí hay bị loại
| Nhóm chi phí | Lý do bị loại | Cần có để giữ được |
|---|---|---|
| Chi phí không phục vụ kinh doanh | Chi cá nhân, chi cho gia đình chủ doanh nghiệp, chi không liên quan ngành nghề | Tách bạch rõ; khoản nào thuộc cá nhân thì không đưa vào sổ công ty |
| Chi không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Trả tiền mặt cho khoản từ ngưỡng quy định trở lên | Thanh toán qua tài khoản doanh nghiệp |
| Chi phí lương thiếu hồ sơ | Không hợp đồng lao động, bảng lương không có ký nhận, không có chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân | Hợp đồng, bảng lương ký đủ, hồ sơ người phụ thuộc, chứng từ khấu trừ |
| Chi phí thuê tài sản của cá nhân | Thiếu hợp đồng, thiếu chứng từ nộp thuế thay cho bên cho thuê | Hợp đồng thuê và hồ sơ thuế theo quy định |
| Chi phí dịch vụ mua ngoài | Có hoá đơn nhưng không có hợp đồng, không có biên bản nghiệm thu, không chứng minh được dịch vụ đã thực hiện | Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, sản phẩm bàn giao |
| Chi phí khấu hao vượt khung | Trích nhanh hơn khung thời gian quy định, hoặc tài sản không đủ điều kiện | Hồ sơ tài sản đầy đủ, khung khấu hao đúng quy định |
| Hàng hoá hao hụt, hư hỏng | Không có biên bản, không có hội đồng xử lý, không rõ nguyên nhân | Biên bản kiểm kê và biên bản xử lý theo quy định nội bộ |
| Chi phí lãi vay | Vay khi chưa góp đủ vốn điều lệ, hoặc vượt mức khống chế với giao dịch liên kết | Chứng minh vốn đã góp đủ; theo dõi mức khống chế lãi vay |
| Tiền phạt và tiền chậm nộp | Bản chất là chế tài, không phải chi phí kinh doanh | Không đưa vào chi phí được trừ |
Ba nhóm hồ sơ hay thiếu nhất
Biên bản nghiệm thu
Với dịch vụ mua ngoài — tư vấn, marketing, thiết kế, vận chuyển — hoá đơn một mình không chứng minh được dịch vụ đã thực sự thực hiện. Đây là nhóm bị loại nhiều nhất trong các doanh nghiệp dịch vụ.
Hợp đồng cho khoản chi lớn
Nhiều doanh nghiệp làm việc theo quan hệ, chỉ có hoá đơn. Khi bị hỏi thì không có căn cứ nào giải thích phạm vi công việc và giá.
Quyết định hoặc quy chế nội bộ
Với các khoản phúc lợi, công tác phí, chi tiếp khách — cần quy chế nội bộ làm cơ sở, thay vì chi theo từng lần rồi hợp thức hoá sau.
Vì sao khoản bị loại đắt hơn giá trị của nó
Một khoản chi 100 triệu đồng bị loại không chỉ mất 100 triệu. Thu nhập chịu thuế tăng thêm đúng 100 triệu, kéo theo thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp thêm; nếu khoản đó còn bị loại khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào thì mất thêm phần thuế ấy; và toàn bộ số thuế tăng thêm bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày theo Điều 59 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, tính từ hạn nộp gốc của kỳ đó. Với sai sót của ba, bốn năm trước, riêng phần tiền chậm nộp đã bằng một phần ba số thuế.
Cách phòng, theo thứ tự dễ làm nhất
- Đặt quy tắc duyệt chi: mọi khoản từ ngưỡng quy định trở lên bắt buộc chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp.
- Mẫu hoá bộ hồ sơ cho từng loại chi phí: chi dịch vụ cần hợp đồng và biên bản nghiệm thu; chi lương cần hợp đồng và bảng lương ký đủ; chi thuê tài sản cá nhân cần hợp đồng và hồ sơ thuế.
- Ban hành quy chế nội bộ cho công tác phí, phúc lợi, tiếp khách — trước khi phát sinh, không phải sau.
- Rà soát định kỳ mỗi quý thay vì đợi tới kỳ quyết toán, khi phần lớn hồ sơ đã khó bổ sung.
Câu hỏi thường gặp
Đọc thêm
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt — ngưỡng hiện hành
- Kiểm tra sổ sách kế toán gồm những gì
- Cách tính tiền chậm nộp thuế 0,03%/ngày
- 12 câu hỏi tự kiểm tra sổ sách trước thanh tra thuế
Muốn biết chi phí của mình có khoản nào rủi ro?
Gọi để Á Châu rà lại các nhóm chi phí lớn của kỳ chưa quyết toán.
Nội dung pháp lý mang tính tham khảo tại thời điểm đăng bài. Quy định về chi phí được trừ thay đổi qua các thời kỳ — doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành cho từng kỳ hoặc liên hệ Kế Toán Á Châu trước khi áp dụng.
Xem thêm: Nghị định 255/2026 về giao dịch liên kết — sáu thay đổi doanh nghiệp phải nắm
Cần Á Châu xử lý việc này cho doanh nghiệp anh/chị?
Điền 3 thông tin, chuyên viên gọi lại trong 4 giờ làm việc và gửi báo phí bằng văn bản trong 24 giờ. Kế toán trọn gói từ 500.000đ/tháng, tính theo số hoá đơn thật.
