Hoá đơn của doanh nghiệp bỏ trốn — bên mua chịu rủi ro gì
Bên bán biến mất, nhưng phần giải trình lại rơi vào bên mua. Đây là rủi ro phòng được, nếu làm đúng ngay từ lúc giao dịch.
Đây là một trong những rủi ro bất công nhất mà doanh nghiệp gặp phải: mua hàng thật, trả tiền thật, nhận hoá đơn hợp lệ tại thời điểm đó — rồi vài năm sau bên bán bị cơ quan thuế xác định là đã bỏ địa chỉ kinh doanh, và bên mua phải chứng minh giao dịch của mình là có thật. Nếu không chứng minh được, khoản đó có rủi ro bị loại khỏi chi phí được trừ và không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, kèm theo tiền chậm nộp tính từ hạn nộp gốc của kỳ đó.
Điểm mấu chốt cần hiểu: cơ quan thuế không đòi bên mua chịu trách nhiệm về hành vi của bên bán. Cái được xem xét là giao dịch có thật hay không. Doanh nghiệp có đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thật thì vị thế giải trình mạnh hơn hẳn so với doanh nghiệp chỉ có mỗi tờ hoá đơn.
Bốn nhóm hồ sơ chứng minh giao dịch có thật
| Nhóm | Chứng minh điều gì | Chi tiết cần có |
|---|---|---|
| Hợp đồng và phụ lục | Hai bên đã thoả thuận phạm vi và giá từ trước | Ngày ký trước ngày giao hàng, điều khoản rõ ràng, chữ ký và con dấu đủ |
| Chứng từ thanh toán | Dòng tiền thật đã chuyển, đúng người nhận | Chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản đúng tên bên bán |
| Chứng từ giao nhận | Hàng hoá hoặc dịch vụ thực sự đã được cung cấp | Biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu, ảnh chụp nếu có |
| Hồ sơ tra cứu bên bán | Tại thời điểm giao dịch, bên bán đang hoạt động bình thường | Kết quả tra cứu mã số thuế, in ra hoặc lưu ảnh màn hình kèm ngày tra cứu |
Nhóm thứ tư là nhóm ít doanh nghiệp làm nhất, nhưng lại rẻ nhất và có sức nặng nhất. Tra cứu tình trạng hoạt động của nhà cung cấp mất chưa tới một phút, và một ảnh chụp màn hình có ngày tháng là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đã thực hiện việc thẩm định hợp lý ở thời điểm đó.
Phòng từ đầu — bốn quy tắc
- Tra cứu tình trạng nhà cung cấp trước mỗi giao dịch lớn, và lưu kết quả kèm ngày. Với nhà cung cấp thường xuyên, tra định kỳ mỗi quý.
- Thanh toán qua tài khoản doanh nghiệp, đúng tên bên bán ghi trên hợp đồng. Chuyển vào tài khoản cá nhân của người đại diện là điểm yếu lớn khi giải trình.
- Không bỏ qua hợp đồng và biên bản chỉ vì quen biết. Đây là nhóm hồ sơ duy nhất chứng minh được nội dung giao dịch khi bên bán không còn liên lạc được.
- Cảnh giác với dấu hiệu bất thường: giá thấp hơn hẳn thị trường, nhà cung cấp mới thành lập nhận đơn hàng rất lớn, yêu cầu thanh toán vào tài khoản cá nhân, hoặc không có cơ sở kinh doanh thực tế.
Khi đã bị cơ quan thuế hỏi
- Tập hợp đủ bốn nhóm hồ sơ ở trên cho từng giao dịch bị hỏi, không trả lời chung chung.
- Lập bảng đối chiếu giữa hoá đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và chứng từ giao nhận — để người đọc thấy chuỗi bằng chứng liền mạch.
- Nếu hàng đã bán ra hoặc đã đưa vào sản xuất, chỉ ra đầu ra tương ứng. Đây là lập luận mạnh: hàng không có thật thì không thể có đầu ra.
- Với giá trị lớn hoặc nhiều giao dịch, nên có bên thứ ba cùng chuẩn bị. Cách trình bày hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả.
Câu hỏi thường gặp
Đọc thêm
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt — ngưỡng hiện hành
- Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
- Dấu hiệu doanh nghiệp bị đưa vào diện thanh tra thuế
- Rà soát thuế trước thanh tra
Muốn rà lại danh sách nhà cung cấp lớn?
Gọi để Á Châu soát hoá đơn đầu vào các kỳ chưa quyết toán.
Nội dung pháp lý mang tính tham khảo tại thời điểm đăng bài. Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành hoặc liên hệ Kế Toán Á Châu trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.
Cần Á Châu xử lý việc này cho doanh nghiệp anh/chị?
Điền 3 thông tin, chuyên viên gọi lại trong 4 giờ làm việc và gửi báo phí bằng văn bản trong 24 giờ. Kế toán trọn gói từ 500.000đ/tháng, tính theo số hoá đơn thật.
