Mỗi năm đến tháng 3, tháng 4 lại có hai nhóm người bối rối: người lao động không biết mình có phải tự quyết toán không, và doanh nghiệp không biết được quyết toán thay cho những ai. Bài này trả lời đúng hai câu đó, kèm căn cứ pháp lý để anh chị đối chiếu.
Hai mốc thời hạn phải nhớ
Căn cứ Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14:
| Ai nộp | Thời hạn |
|---|---|
| Doanh nghiệp quyết toán thay người lao động | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm dương lịch — tức 31/03 |
| Cá nhân tự quyết toán | Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4 — tức 30/04 |
Lưu ý cho kỳ quyết toán 2026: mốc 30/04 rơi vào dịp nghỉ lễ, nên hạn nộp của cá nhân tự quyết toán được lùi sang ngày làm việc kế tiếp. Anh chị nên kiểm tra thông báo chính thức của cơ quan thuế trước khi tính ngày cuối, đừng dựa vào con số 30/04 một cách máy móc.
Ai được uỷ quyền cho công ty quyết toán thay
Căn cứ điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Người lao động được uỷ quyền khi thuộc một trong hai trường hợp:
Trường hợp 1 — Chỉ có thu nhập ở một nơi
Có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên tại một tổ chức, và đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán. Điều này áp dụng cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm — ví dụ vào làm từ tháng 5, đến thời điểm quyết toán vẫn đang làm thì vẫn được uỷ quyền.
Trường hợp điều chuyển giữa các đơn vị trong cùng hệ thống do tổ chức lại doanh nghiệp cũng thuộc nhóm này.
Trường hợp 2 — Có thêm thu nhập vãng lai nhỏ
Đáp ứng điều kiện của trường hợp 1, đồng thời có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác với mức bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng trong năm và đã bị khấu trừ 10% tại nguồn, nếu không có nhu cầu quyết toán phần thu nhập này.
Ai phải tự đi quyết toán
Ngược lại với hai trường hợp trên. Cụ thể là những người:
- Có thu nhập từ hai nơi trở lên mà không thuộc trường hợp 2 ở trên
- Đến thời điểm quyết toán đã nghỉ việc, không còn làm ở nơi đã ký hợp đồng dài hạn
- Có thu nhập vãng lai bình quân trên 10 triệu đồng/tháng chưa được khấu trừ đủ
- Muốn hoàn thuế phần nộp thừa hoặc muốn tính lại giảm trừ gia cảnh
- Là cá nhân kinh doanh, tự làm nghề tự do
Một tình huống hay gặp: công ty đã quyết toán thay, sau đó phát hiện người lao động không đủ điều kiện uỷ quyền. Khi đó công ty không điều chỉnh lại tờ khai, mà chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động, để người đó tự đi quyết toán với cơ quan thuế.
Chậm nộp bị phạt bao nhiêu
Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP):
| Số ngày chậm | Mức phạt |
|---|---|
| 1 – 5 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 1 – 30 ngày | 2.000.000 – 5.000.000đ |
| 31 – 60 ngày | 5.000.000 – 8.000.000đ |
| 61 – 90 ngày | 8.000.000 – 15.000.000đ |
| Từ 91 ngày, không phát sinh thuế phải nộp | 8.000.000 – 15.000.000đ |
| Từ 91 ngày, có phát sinh thuế, đã nộp trước khi bị kiểm tra | 15.000.000 – 25.000.000đ |
Mức phạt hành chính không vượt quá số thuế phát sinh phải nộp. Nhưng ngoài tiền phạt còn tiền chậm nộp thuế tính theo ngày — khoản này cộng dồn và thường lớn hơn tiền phạt nếu để lâu.
Ba lỗi doanh nghiệp hay mắc khi quyết toán thay
- Quyết toán thay cho người đã nghỉ việc. Người lao động nghỉ trước thời điểm quyết toán không đủ điều kiện uỷ quyền, dù đã làm cả năm ở công ty.
- Không thu thập đủ giấy tờ giảm trừ gia cảnh. Đăng ký người phụ thuộc thiếu chứng từ thì khi cơ quan thuế soát lại sẽ bị loại, dẫn đến truy thu.
- Bỏ sót thu nhập vãng lai của nhân viên. Nhân viên có hợp đồng ngoài mà không khai, đến khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu tập trung sẽ lộ ra.
Câu hỏi thường gặp
Không có thuế phải nộp thêm thì có cần quyết toán không?
Nếu thuộc diện phải tự quyết toán thì vẫn phải nộp hồ sơ, kể cả khi số thuế phải nộp thêm bằng 0. Nghĩa vụ nộp hồ sơ tách biệt với nghĩa vụ nộp tiền. Không nộp hồ sơ vẫn bị xử phạt theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có phải quyết toán không?
Có, và cách tính khác nhau tuỳ theo là cá nhân cư trú hay không cư trú. Cá nhân cư trú (có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục) quyết toán trên thu nhập toàn cầu. Đây là phần thường sai nhất ở doanh nghiệp FDI.
Nghỉ việc giữa năm thì ai quyết toán?
Người lao động tự quyết toán. Công ty cũ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho phần thu nhập đã trả. Nếu trong năm làm ở nhiều nơi, người lao động cộng gộp toàn bộ thu nhập rồi tự nộp hồ sơ.
Quyết toán muộn có được nộp bổ sung không?
Được. Nộp muộn vẫn hơn không nộp. Chủ động nộp trước khi cơ quan thuế phát hiện thường có lợi hơn về mức xử phạt so với bị kiểm tra rồi mới nộp.
Cần hỗ trợ quyết toán
Á Châu nhận soát xét và làm hồ sơ quyết toán thuế TNDN, TNCN cho doanh nghiệp tại TP.HCM và các tỉnh lân cận, bao gồm cả doanh nghiệp FDI. Xem chi tiết tại dịch vụ quyết toán thuế, hoặc gọi 0776 112 333.
