Quyết Toán Thuế: Mẫu Công Văn Đề Nghị Và Thủ Tục Cần Biết

Tổng quan về Quyết toán thuế – Nền tảng pháp lý và ý nghĩa

Để thực hiện quyết toán thuế một cách chính xác, trước tiên chúng ta cần nắm vững những khái niệm cơ bản, mục đích và ý nghĩa của hoạt động này.

Quyết toán thuế là gì? Khái niệm và tầm quan trọng

Quyết toán thuế là quá trình tổ chức, cá nhân tổng hợp, kê khai và xác định nghĩa vụ thuế phải nộp trong một kỳ tính thuế (thường là năm dương lịch hoặc năm tài chính). Hoạt động này nhằm đối chiếu số thuế đã tạm nộp hoặc đã khấu trừ tại nguồn với số thuế thực tế phải nộp theo quy định của pháp luật thuế.

• Mục đích của quyết toán thuế:
  1. Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Giúp người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế xác định đúng, đủ số thuế phải nộp, tránh các vi phạm và xử phạt hành chính.
  2. Minh bạch tài chính: Cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình thu nhập, chi phí và nghĩa vụ thuế trong kỳ.
  3. Xác định số thuế chính xác: Kết quả quyết toán sẽ cho biết người nộp thuế còn phải nộp thêm, được hoàn lại, hay được bù trừ số thuế đã nộp thừa.
• Tầm quan trọng: Quyết toán thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ giúp cá nhân, doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, tối ưu hóa các khoản thuế một cách hợp pháp, đồng thời tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Phân biệt các loại quyết toán thuế phổ biến

Tại Việt Nam, hai loại quyết toán thuế phổ biến nhất là Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Ai cần Quyết toán thuế và thời hạn nộp theo quy định?

Việc xác định đúng đối tượng và thời hạn là vô cùng quan trọng để tránh bị xử phạt chậm nộp hoặc sai quy định.

• Đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế:
  • Đối với cá nhân (Quyết toán thuế TNCN):
    1. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện phải nộp thuế thêm hoặc có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau.
    2. Cá nhân ủy quyền cho tổ chức/công ty chi trả thu nhập quyết toán thay (thường là người có thu nhập từ một nơi và có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên).
    3. Cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi hoặc chuyển đổi nơi làm việc, chấm dứt hợp đồng lao động mà không ủy quyền quyết toán.
    4. Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế.
  • Đối với doanh nghiệp (Quyết toán thuế TNDN):
    1. Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức thành lập và hoạt động theo quy định pháp luật Việt Nam có phát sinh thu nhập chịu thuế TNDN trong kỳ.
    2. Các trường hợp đặc biệt như giải thể, sáp nhập, chia tách, hợp nhất doanh nghiệp cũng cần thực hiện quyết toán thuế khi giải thể hoặc thay đổi cơ cấu.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế được quy định cụ thể theo Luật Quản lý thuế:

• Đối với Quyết toán thuế TNCN: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng 3 năm sau đối với năm dương lịch (ví dụ: quyết toán thuế năm 2023 phải nộp chậm nhất ngày 31/03/2024).
• Đối với Quyết toán thuế TNDN: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng 3 năm sau đối với năm dương lịch hoặc 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính (đối với doanh nghiệp có năm tài chính khác năm dương lịch).
• Lưu ý quan trọng: Nếu ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ quyết toán trùng vào ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần, thời hạn nộp sẽ được kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo ngay sau đó. Việc chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Các loại thuế chính thường phải quyết toán

Mặc dù có nhiều loại thuế khác nhau, nhưng hai loại thuế chính mà cá nhân và doanh nghiệp cần phải quyết toán thường xuyên là TNCN và TNDN.

• Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN):
  Là quá trình tính toán và kê khai nghĩa vụ thuế đối với các khoản thu nhập của cá nhân. Phạm vi áp dụng bao gồm thu nhập từ tiền lương, tiền công, tiền thù lao, thu nhập từ kinh doanh, từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, bất động sản và các khoản thu nhập khác theo quy định pháp luật.
  • Điểm cần lưu ý: Việc xác định chính xác các khoản giảm trừ gia cảnh (cho bản thân và người phụ thuộc), các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc, quỹ hưu trí tự nguyện, và các khoản thu nhập được miễn thuế là rất quan trọng để tối ưu hóa số thuế phải nộp.
• Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN):
  Là việc doanh nghiệp xác định lợi nhuận chịu thuế và số thuế TNDN phải nộp dựa trên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Phạm vi áp dụng bao gồm thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và các khoản thu nhập khác (như lãi tiền gửi, chênh lệch tỷ giá…).
  • Điểm cần lưu ý: Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN, cũng như các ưu đãi thuế TNDN mà doanh nghiệp có thể được hưởng theo quy định của pháp luật.

Các loại thuế khác có thể cần quyết toán (nếu có liên quan)

Trong một số trường hợp đặc thù, các loại thuế khác cũng có thể cần được quyết toán, ví dụ: Quyết toán thuế nhà thầu (áp dụng cho các nhà thầu nước ngoài hoạt động tại Việt Nam). Tuy nhiên, TNCN và TNDN là hai loại phổ biến nhất.

Thủ tục Quyết toán thuế chi tiết – Hướng dẫn từ A đến Z

Để giúp bạn tự tin thực hiện quyết toán thuế, phần này sẽ đi sâu vào hướng dẫn từng bước về hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình nộp và xử lý, cũng như những lưu ý quan trọng để tránh sai sót.

Hồ sơ cần chuẩn bị cho quyết toán thuế

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ là bước đầu tiên và quan trọng nhất để quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi.

• Đối với Quyết toán thuế TNCN:
  • Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
  • Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh: Nếu có người phụ thuộc.
  • Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cấp (phiếu lương, chứng từ khấu trừ thuế). Đây là tài liệu quan trọng để đối chiếu số thuế đã nộp.
  • Chứng từ nộp thuế TNCN vào ngân sách nhà nước: Nếu cá nhân tự nộp thêm thuế hoặc nộp cho các khoản thu nhập vãng lai.
  • Giấy tờ tùy thân: Thẻ căn cước công dân/Chứng minh nhân dân.
    Bạn có thể tải mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Đối với Quyết toán thuế TNDN:
  • Tờ khai quyết toán thuế TNDN: Mẫu số 03/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
  • Báo cáo tài chính năm: Bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính.
  • Phụ lục các khoản điều chỉnh tăng, giảm lợi nhuận: Để xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
  • Các chứng từ, hóa đơn, sổ sách kế toán liên quan: Để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần.
  • Quyết định thành lập doanh nghiệp, Giấy chứng nhận ĐKKD: (Bản sao công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu).
    Bạn có thể tải mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN mới nhất từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Quy trình nộp và xử lý hồ sơ quyết toán thuế

Hiện nay, người nộp thuế có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua mạng internet.

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế:
  • Địa điểm: Bộ phận Một cửa tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp/cá nhân cư trú.
  • Quy trình: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy (bản chính hoặc bản sao công chứng tùy yêu cầu), nộp tại bộ phận tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ. Sau đó, bạn sẽ nhận được giấy hẹn hoặc biên lai tiếp nhận hồ sơ.
• Nộp hồ sơ qua mạng (online): Đây là phương thức được khuyến khích vì sự tiện lợi và nhanh chóng.
  • Các phần mềm hỗ trợ:
    1. Phần mềm Hỗ trợ Kê khai (HTKK): Do Tổng cục Thuế cung cấp, dùng để lập tờ khai và các phụ lục.
    2. Cổng thông tin Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn): Nơi người nộp thuế nộp tờ khai đã kết xuất từ HTKK.
  • Các bước thực hiện nộp quyết toán thuế online:
    1. Cài đặt và cập nhật HTKK: Đảm bảo phiên bản mới nhất.
    2. Kê khai trên HTKK: Nhập đầy đủ thông tin vào tờ khai quyết toán thuế và các phụ lục liên quan.
    3. Kết xuất hồ sơ XML: Sau khi kê khai xong, sử dụng chức năng “Kết xuất XML” trên HTKK.
    4. Đăng nhập Cổng Thuế điện tử: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản và chứng thư số.
    5. Nộp tờ khai: Chọn chức năng “Nộp tờ khai”, tải file XML đã kết xuất lên, và ký số.
    6. Nhận thông báo: Hệ thống sẽ gửi thông báo chấp nhận hồ sơ hoặc thông báo từ chối (nếu có lỗi).
  • Ưu điểm: Tiện lợi, có thể thực hiện mọi lúc mọi nơi (trong thời gian hệ thống hoạt động), tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Quy trình cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi hồ sơ được nộp, cơ quan thuế sẽ tiến hành:

• Kiểm tra tính hợp lệ: Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu biểu và thông tin cơ bản.
• Xử lý hoàn thuế, truy thu thuế: Nếu phát hiện số thuế nộp thừa (đủ điều kiện hoàn) hoặc thiếu (cần truy thu), cơ quan thuế sẽ thực hiện các thủ tục tương ứng.
• Ra thông báo kết quả: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về kết quả quyết toán thuế cho người nộp thuế.

Những lưu ý quan trọng và sai sót thường gặp khi thực hiện quyết toán thuế

Để tránh các rắc rối không đáng có, bạn cần nắm rõ những lưu ý quan trọng khi quyết toán thuế và biết cách xử lý khi gặp sai sót.

• Sai sót thường gặp và cách khắc phục:
  • Kê khai sai thông tin cá nhân/doanh nghiệp: Sai mã số thuế, tên, địa chỉ, hoặc thông tin người đại diện.
  • Thiếu hoặc sai lệch chứng từ khấu trừ, chứng từ nộp thuế: Dẫn đến số liệu không khớp, khó đối chiếu.
  • Sai sót trong việc xác định thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ: Tính sai thu nhập, quên/sai giảm trừ gia cảnh.
  • Cách khắc phục:
    1. Lập Tờ khai bổ sung, điều chỉnh: Sử dụng chức năng “Kê khai bổ sung” trên HTKK để điều chỉnh các chỉ tiêu sai.
    2. Nộp lại hồ sơ: Gửi lại tờ khai đã điều chỉnh qua Cổng Thuế điện tử hoặc nộp trực tiếp.
    3. Giải trình với cơ quan thuế: Trong trường hợp sai sót phức tạp, cần liên hệ trực tiếp cán bộ thuế để được hướng dẫn và giải trình cụ thể.
• Quy định về hoàn thuế, truy thu thuế:
  • Hoàn thuế: Xảy ra khi số thuế đã nộp (tạm nộp hoặc khấu trừ tại nguồn) lớn hơn số thuế thực tế phải nộp sau quyết toán. Cá nhân/doanh nghiệp có quyền đề nghị hoàn thuế. Quy trình hoàn thuế sẽ được cơ quan thuế thực hiện sau khi kiểm tra hồ sơ.
  • Truy thu thuế: Xảy ra khi số thuế đã nộp thấp hơn số thuế thực tế phải nộp sau quyết toán. Người nộp thuế phải nộp bổ sung số tiền thiếu và có thể bị phạt chậm nộp.

Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế

Việc không tuân thủ quy định về quyết toán thuế có thể dẫn đến các mức phạt hành chính:

Mẫu công văn đề nghị Quyết toán thuế và các trường hợp sử dụng

Ngoài các tờ khai quyết toán thuế thông thường, trong một số tình huống đặc biệt, bạn có thể cần sử dụng mẫu công văn đề nghị quyết toán thuế để thông báo, giải trình hoặc yêu cầu cơ quan thuế hỗ trợ.

Khi nào cần sử dụng công văn đề nghị quyết toán thuế?

Mục đích chính của việc gửi công văn đề nghị quyết toán thuế là để giải quyết các trường hợp không có mẫu biểu quy định sẵn hoặc yêu cầu sự can thiệp, xác nhận từ cơ quan thuế.

• Mục đích của việc gửi công văn đề nghị:
  • Yêu cầu cơ quan thuế xác nhận nghĩa vụ thuế đã hoàn thành.
  • Thông báo về các sự kiện pháp lý đặc biệt của doanh nghiệp/cá nhân có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế (ví dụ: giải thể, sáp nhập).
  • Đề nghị gia hạn thời gian nộp hồ sơ khi có lý do chính đáng.
  • Đề nghị đối chiếu số liệu, giải quyết vướng mắc không thuộc phạm vi tờ khai.

Các trường hợp đặc biệt cần sử dụng công văn đề nghị

Một số trường hợp phổ biến mà bạn cần sử dụng công văn xin quyết toán thuế:

• Giải thể doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần gửi công văn xin quyết toán thuế giải thể để đề nghị cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi chấm dứt hoạt động.
• Sáp nhập, chia tách, hợp nhất doanh nghiệp: Các doanh nghiệp liên quan cần quyết toán thuế cho phần doanh nghiệp cũ hoặc thông báo về sự thay đổi cấu trúc pháp lý.
• Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp: Khi chuyển từ công ty TNHH sang cổ phần hoặc ngược lại, cần quyết toán thuế cho kỳ chuyển đổi.
• Chuyển địa điểm kinh doanh liên tỉnh: Cần quyết toán thuế tại nơi cũ và thông báo về địa điểm mới để chuyển giao nghĩa vụ.
• Các trường hợp khác:
  1. Đề nghị gia hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế (khi có lý do bất khả kháng được pháp luật công nhận).
  2. Đề nghị đối chiếu số liệu nộp thuế giữa doanh nghiệp/cá nhân và cơ quan thuế.
  3. Đề nghị hoàn thuế trong trường hợp đặc biệt không theo quy trình thông thường (ví dụ: hoàn thuế do sai sót đã được khắc phục).

Cấu trúc và nội dung chính của công văn đề nghị quyết toán thuế

Một công văn đề nghị chuẩn chỉnh cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố hành chính và thông tin cần thiết.

• Cấu trúc chung của một công văn hành chính:
  1. Quốc hiệu, Tiêu ngữ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
  2. Địa điểm, ngày tháng năm: Ví dụ: Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2024.
  3. Kính gửi: Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (ví dụ: Cục Thuế thành phố Hà Nội, Chi cục Thuế Quận/Huyện…).
  4. Thông tin người gửi:
     • Đối với cá nhân: Họ và tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
     • Đối với doanh nghiệp: Tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật, chức danh.
  5. Tiêu đề công văn: Ngắn gọn, rõ ràng, thể hiện mục đích (ví dụ: “V/v Đề nghị quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp khi giải thể”, “V/v Xin gia hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN”).
  6. Nội dung chính:
     • Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, căn cứ của công văn (ví dụ: căn cứ Luật Quản lý thuế, tình hình thực tế của doanh nghiệp/cá nhân).
     • Phần trình bày yêu cầu: Trình bày cụ thể yêu cầu, đề xuất của người gửi. Cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến kỳ thuế, số liệu (nếu có), các sự kiện pháp lý (ví dụ: ngày ra quyết định giải thể).
     • Phần kèm theo (nếu có): Liệt kê các tài liệu, hồ sơ đi kèm để chứng minh hoặc bổ sung cho yêu cầu (ví dụ: Quyết định giải thể, Báo cáo tài chính, chứng từ nộp thuế).
  7. Lời cam kết: Khẳng định tính chính xác, trung thực của thông tin cung cấp và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
  8. Chữ ký và đóng dấu: Người đại diện pháp luật ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu (đối với doanh nghiệp).

Tổng hợp các mẫu công văn đề nghị Quyết toán thuế phổ biến và hướng dẫn sử dụng

Dưới đây là một số mẫu công văn đề nghị quyết toán thuế phổ biến nhất và hướng dẫn cách điền để bạn tham khảo.

3.1. Mẫu công văn đề nghị quyết toán thuế thông thường

Áp dụng cho: Các trường hợp chung cần xác nhận nghĩa vụ thuế, đối chiếu số liệu, hoặc các yêu cầu không thuộc trường hợp đặc biệt khác (ví dụ: công văn xin quyết toán thuế cho một kỳ tính thuế cụ thể mà cần xác nhận).
Nội dung cơ bản: Nêu rõ kỳ quyết toán cần xác nhận, lý do đề nghị (ví dụ: để phục vụ công tác kiểm tra nội bộ, đối chiếu số liệu với cơ quan tài chính), các thông tin cần xác nhận/đối chiếu (ví dụ: tổng số thuế đã nộp, số thuế còn phải nộp).

3.2. Mẫu công văn xin quyết toán thuế khi giải thể/chấm dứt hoạt động doanh nghiệp

Áp dụng cho: Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể, phá sản, hoặc chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật.
Nội dung đặc thù: Thông báo quyết định giải thể (kèm theo quyết định), cam kết hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi giải thể, đề nghị cơ quan thuế thực hiện quyết toán thuế để xác định nghĩa vụ cuối cùng và cấp giấy xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Tải mẫu công văn xin quyết toán thuế giải thể tại đây.

3.3. Mẫu công văn xin gia hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế

Áp dụng cho: Doanh nghiệp/cá nhân gặp khó khăn khách quan (thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, lý do bất khả kháng được pháp luật công nhận) không thể nộp hồ sơ quyết toán thuế đúng hạn.
Nội dung đặc thù: Nêu rõ lý do bất khả kháng (có kèm theo bằng chứng), đề xuất thời gian gia hạn mong muốn. Lưu ý, thời gian gia hạn tối đa phải tuân thủ theo quy định pháp luật hiện hành (thường là không quá 30 ngày cho kê khai và 60 ngày cho BCTC đối với doanh nghiệp).

3.4. Hướng dẫn điền và nộp từng loại mẫu công văn

• Lưu ý chung khi điền:
  1. Đảm bảo mọi thông tin trên công văn phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng và không tẩy xóa.
  2. Sử dụng ngôn ngữ hành chính chuẩn mực, trang trọng.
  3. Kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu, ngày tháng, tên và mã số thuế.
• Nơi nộp: Thường là bộ phận Một cửa tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp cá nhân/doanh nghiệp.
• Hình thức nộp:
  1. Nộp trực tiếp: Mang theo bản gốc và một bản sao để được đóng dấu “đã tiếp nhận” hoặc cấp biên lai.
  2. Gửi qua bưu điện: Nên sử dụng dịch vụ thư bảo đảm có xác nhận đã gửi và đã nhận để có bằng chứng pháp lý.
  3. Qua Cổng thông tin điện tử: Một số loại công văn có thể nộp qua hệ thống Thuế điện tử nếu được hỗ trợ.
• Khuyến nghị: Luôn giữ lại bản sao có dấu xác nhận của cơ quan thuế hoặc bản điện tử có xác nhận thành công để làm bằng chứng pháp lý sau này.

Việc hiểu rõ các thủ tục và có sẵn các mẫu công văn đề nghị chuẩn chỉnh sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình quản lý thuế và tránh được những sai sót không đáng có. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc các chuyên gia tư vấn thuế để được hỗ trợ kịp thời.

“Kế toán Á Châu – Đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.”

Mọi thông tin cần tư vấn xin vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Dịch Vụ Tài chính – Kế toán Á Châu

Đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt Nam

•  0776 112 333 – 0932 154 266

•  info@dichvuketoanachau.com

•  643 Điện Biên Phủ, Phường Bàn Cờ, Hồ Chí Minh

•  Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 đến 17:30

👉 Liên hệ – Đăng ký – Đồng hành cùng Kế Toán Á Châu ngay hôm nay!