Hướng Dẫn Thành Lập Công Ty TNHH/CP Năm 2025: Hồ Sơ, Thủ Tục, Chi Phí

Đăng bởi: Nguyen Tram | Ngày đăng: 13 Tháng 8, 2025

Bạn đang ấp ủ ước mơ khởi nghiệp và muốn đưa ý tưởng kinh doanh của mình vươn xa? Thành lập công ty là bước đi đầu tiên và quan trọng để biến ước mơ đó thành hiện thực.

Tuy nhiên, quy trình thủ tục thành lập công ty không hề đơn giản, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ công ty và nắm vững các quy định pháp luật. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn thành lập công ty chi tiết và cập nhật nhất cho năm 2025, bao gồm các bước chuẩn bị, hồ sơ thành lập doanh nghiệp, quy trình thành lập công ty và các chi phí liên quan, giúp bạn tự tin vững bước trên con đường kinh doanh.

Nội dung bài viết

Tổng Quan Về Việc Thành Lập Công Ty Tại Việt Nam

Việc thành lập công ty tại Việt Nam không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Hiểu rõ bức tranh tổng thể về việc khởi nghiệp, lý do nên có một pháp nhân rõ ràng và các hình thức doanh nghiệp phổ biến sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

Lợi Ích Khi Thành Lập Doanh Nghiệp

Hoạt động kinh doanh dưới hình thức doanh nghiệp chính thức mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với kinh doanh hộ cá thể hay cá nhân, cụ thể:

Nâng cao uy tín, thương hiệu

Một công ty được cấp phép hoạt động chính thức giúp xây dựng niềm tin vững chắc hơn với khách hàng, đối tác và các nhà đầu tư. Tên công ty, con dấu pháp nhân và các giao dịch minh bạch tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, nâng cao giá trị thương hiệu trên thị trường.

Giới hạn trách nhiệm pháp lý

Đây là lợi ích quan trọng hàng đầu, đặc biệt đối với công ty TNHH và Công ty Cổ phần. Chủ sở hữu/thành viên/cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty. Điều này giúp phân biệt rõ ràng tài sản cá nhân và tài sản công ty, bảo vệ tài sản riêng của chủ doanh nghiệp khỏi những rủi ro kinh doanh.

Thuận lợi trong huy động vốn

Công ty có tư cách pháp nhân dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn từ ngân hàng, quỹ đầu tư, hoặc phát hành cổ phiếu (đối với công ty cổ phần) để mở rộng sản xuất kinh doanh. Các tổ chức tài chính thường ưu tiên cho vay và đầu tư vào các doanh nghiệp có cơ cấu rõ ràng và minh bạch về tài chính.

Hưởng các chính sách ưu đãi của nhà nước

Chính phủ Việt Nam thường có các chính sách ưu đãi về thuế, hỗ trợ phát triển, tiếp cận nguồn vốn ưu đãi, hoặc các chương trình khuyến khích đầu tư dành cho doanh nghiệp. Việc hoạt động dưới hình thức công ty giúp bạn đủ điều kiện hưởng những lợi ích này, giảm gánh nặng tài chính ban đầu và thúc đẩy tăng trưởng.

Xuất hóa đơn, minh bạch tài chính

Công ty có quyền xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hợp pháp, đáp ứng yêu cầu giao dịch với các đối tác lớn, khách hàng tổ chức. Việc hạch toán, kế toán rõ ràng giúp quản lý tài chính hiệu quả, minh bạch và tuân thủ pháp luật về thuế.

Các Loại Hình Doanh Nghiệp Phổ Biến Hiện Nay

Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp là yếu tố then chốt, ảnh hưởng đến cấu trúc quản lý, trách nhiệm pháp lý và khả năng huy động vốn. Dưới đây là các loại hình phổ biến khi thành lập công ty tại Việt Nam:

1.1.Công ty TNHH (Trách nhiệm hữu hạn)

Đây là loại hình phổ biến nhất tại Việt Nam nhờ sự linh hoạt và giới hạn trách nhiệm. Vốn điều lệ của công ty TNHH được chia thành các phần vốn góp, thành viên chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn đã cam kết góp.

Công ty TNHH Một thành viên

Đặc điểm: Do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.

Đối tượng phù hợp: Cá nhân hoặc tổ chức muốn tự mình kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh mà không muốn chia sẻ quyền lợi và trách nhiệm với người khác. Thích hợp cho các dự án khởi nghiệp nhỏ và vừa.

Ưu/Nhược điểm: Ưu điểm là chủ sở hữu có quyền quyết định cao nhất, thủ tục đơn giản hơn trong việc quản lý. Nhược điểm là khó khăn hơn trong việc huy động vốn từ bên ngoài thông qua việc bán cổ phần.

Công ty TNHH Hai thành viên trở lên

Đặc điểm: Có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức, cá nhân. Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty. Các thành viên có thể chuyển nhượng phần vốn góp của mình cho người khác theo điều lệ công ty và quy định của pháp luật.

Ưu/Nhược điểm: Ưu điểm là huy động vốn dễ dàng hơn so với TNHH Một thành viên, có sự chia sẻ rủi ro và kinh nghiệm giữa các thành viên. Nhược điểm là việc quản lý và ra quyết định có thể phức tạp hơn do có nhiều thành viên.

Quy định pháp lý quan trọng

Về vốn góp: Thành viên phải góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết. Quá thời hạn quy định mà thành viên chưa góp đủ vốn thì phần vốn chưa góp được coi là khoản nợ của thành viên đối với công ty.

Chuyển nhượng phần vốn góp: Việc chuyển nhượng phần vốn góp phải tuân theo các quy định trong Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp, thường ưu tiên chuyển nhượng cho các thành viên còn lại trước khi chuyển nhượng cho người không phải là thành viên.

1.2. Công ty Cổ phần (CP)

Công ty Cổ phần là loại hình doanh nghiệp phổ biến thứ hai, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn hoặc có nhu cầu huy động vốn rộng rãi từ công chúng.

Đặc điểm nổi bật

Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Công ty có thể phát hành cổ phần để huy động vốn. Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty bằng cách mua cổ phần.

Không giới hạn số lượng cổ đông tối đa (tối thiểu là 03 cổ đông).

Cổ phần được tự do chuyển nhượng (trừ một số trường hợp hạn chế theo quy định hoặc điều lệ).

Ưu và nhược điểm

Ưu điểm: Dễ dàng huy động vốn từ nhiều nhà đầu tư thông qua việc phát hành cổ phiếu, tính thanh khoản cao do cổ phần dễ dàng chuyển nhượng. Có tính kế thừa cao.

Nhược điểm: Cơ cấu quản lý phức tạp hơn (Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Đại hội đồng cổ đông), yêu cầu tuân thủ nhiều quy định pháp lý hơn, đặc biệt khi niêm yết trên sàn chứng khoán.

Đối tượng phù hợp

Các doanh nghiệp lớn, có tiềm năng tăng trưởng cao, hoặc có nhu cầu gọi vốn cộng đồng để mở rộng quy mô kinh doanh, đầu tư vào các dự án lớn. Cũng phù hợp cho các startup có kế hoạch phát triển nhanh và huy động vốn từ nhiều nhà đầu tư.

1.3. Doanh nghiệp Tư nhân (Nêu so sánh ngắn gọn)

Doanh nghiệp Tư nhân là một loại hình đơn giản nhưng có trách nhiệm pháp lý khác biệt hoàn toàn.

Khái niệm và đặc điểm

Là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh.

Đặc điểm chính là chủ sở hữu chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản (bao gồm cả tài sản cá nhân) đối với các nghĩa vụ của doanh nghiệp.

So sánh với Công ty TNHH/CP

Khác biệt chính là về trách nhiệm pháp lý: Doanh nghiệp tư nhân chịu trách nhiệm vô hạn, còn công ty TNHH và Cổ phần chịu trách nhiệm hữu hạn. Khả năng huy động vốn: Doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân, không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào để huy động vốn, trong khi công ty TNHH và CP có thể huy động vốn qua vốn góp/cổ phần. Doanh nghiệp tư nhân cũng không được góp vốn thành lập hoặc mua cổ phần, phần vốn góp trong công ty hợp danh, công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.

Điều Kiện Và Chuẩn Bị Trước Khi Thành Lập Công Ty

Trước khi bắt đầu quy trình thành lập công ty, việc nắm rõ các yêu cầu pháp lý và chuẩn bị kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những sai sót không đáng có.

Điều Kiện Về Chủ Sở Hữu/Thành Viên/Cổ Đông

Không phải ai cũng có quyền thành lập công ty. Có những quy định rõ ràng về đối tượng được phép và không được phép:

Đối tượng được quyền thành lập

Là các cá nhân đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Đối tượng không được thành lập

Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức.

Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam.

Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước (trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của nhà nước tại doanh nghiệp khác).

Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện quyết định xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

Các đối tượng khác theo quy định của pháp luật về phá sản, phòng, chống tham nhũng.

Số lượng tối thiểu/tối đa

Công ty TNHH Một thành viên: 1 chủ sở hữu.

Công ty TNHH Hai thành viên trở lên: từ 02 đến 50 thành viên.

Công ty Cổ phần: tối thiểu 03 cổ đông, không giới hạn tối đa.

Điều Kiện Về Tên Công Ty

Tên công ty là yếu tố quan trọng để nhận diện doanh nghiệp và phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt.

Cấu trúc tên công ty

Tên công ty phải gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng.

Ví dụ: Công ty TNHH ABC, Công ty Cổ phần XYZ.

Quy định về tên công ty

Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trong phạm vi toàn quốc.

Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp (trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị đó).

Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Hướng dẫn tra cứu tên công ty

Bạn có thể tra cứu tên công ty dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp của Bộ Kế hoạch và Đầu tư để kiểm tra tính khả dụng và tránh trùng lặp. Đây là bước bắt buộc trước khi nộp hồ sơ.

Điều Kiện Về Địa Chỉ Trụ Sở Chính

Trụ sở chính của công ty phải rõ ràng và tuân thủ các quy định về địa điểm.

Yêu cầu pháp lý

Địa chỉ trụ sở chính phải rõ ràng, có số nhà, ngách, hẻm, phố/đường, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Đây là địa chỉ liên lạc và giao dịch chính thức của công ty.

Các trường hợp không được đăng ký

Không được đặt trụ sở chính tại các căn hộ chung cư có chức năng để ở hoặc nhà tập thể, trừ khi tòa nhà đó có chức năng văn phòng thương mại hoặc được cấp phép kinh doanh thương mại.

Giải pháp thay thế

Nếu bạn không có địa điểm cố định hoặc muốn tiết kiệm chi phí ban đầu, việc thuê văn phòng ảo là một giải pháp hợp lý. Văn phòng ảo cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp, dịch vụ lễ tân, nhận thư từ, phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh, đặc biệt là các công ty startup hoặc làm việc từ xa. Để hiểu rõ hơn về loại hình này, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về thuê văn phòng ảo.

Điều Kiện Về Vốn Điều Lệ Và Ngành Nghề Kinh Doanh

Vốn điều lệ và ngành nghề là hai yếu tố quan trọng cần khai báo chính xác.

Vốn điều lệ

Khái niệm: Vốn điều lệ là tổng số vốn do các thành viên/cổ đông cam kết góp hoặc đã góp vào công ty. Đây là con số do doanh nghiệp tự đăng ký và cam kết.

Nguyên tắc tự đăng ký: Hầu hết các ngành nghề không yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu, doanh nghiệp có quyền tự quyết định mức vốn điều lệ phù hợp với khả năng và quy mô kinh doanh. Tuy nhiên, mức vốn này cần đảm bảo khả năng thực hiện dự án kinh doanh và thể hiện trách nhiệm của chủ sở hữu/thành viên.

Cam kết góp vốn: Thành viên/cổ đông có nghĩa vụ góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết. Việc không góp đủ vốn có thể ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông.

Ngành nghề kinh doanh

Cách chọn ngành nghề: Doanh nghiệp cần lựa chọn và đăng ký các ngành nghề kinh doanh phù hợp với hoạt động dự kiến của mình. Danh mục ngành nghề được quy định trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC).

Mã ngành (HSM): Khi đăng ký, cần tra cứu mã ngành cấp 4 của từng ngành nghề để điền vào hồ sơ.

Ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Một số ngành nghề yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện nhất định về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con, điều kiện về an toàn cháy nổ, vệ sinh an toàn thực phẩm, v.v. trước khi được phép hoạt động.

Trường hợp vốn pháp định

Là mức vốn tối thiểu mà pháp luật yêu cầu đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ: kinh doanh bất động sản, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ kế toán…). Nếu bạn đăng ký ngành nghề có vốn pháp định, cần đảm bảo mức vốn điều lệ không thấp hơn mức vốn pháp định theo quy định.

Chuẩn Bị Thông Tin Cá Nhân/Tổ Chức Liên Quan

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết từ sớm sẽ giúp quá trình nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp diễn ra thuận lợi.

Đối với cá nhân

Bản sao Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của chủ sở hữu (đối với TNHH 1TV), các thành viên (đối với TNHH 2TV+), các cổ đông sáng lập (đối với CP) và người đại diện theo pháp luật. Các bản sao này cần được công chứng không quá 06 tháng.

Đối với tổ chức

Bản sao Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy tờ tương đương) đã được chứng thực.

Điều lệ công ty hoặc tài liệu tương đương.

Quyết định cử người đại diện theo ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo ủy quyền.

Hồ Sơ Thành Lập Công Ty Đầy Đủ Và Chi Tiết

Để hoàn tất thủ tục thành lập công ty, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ công ty đầy đủ và chính xác theo quy định là yếu tố quyết định. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết cho từng loại hình doanh nghiệp.

Hồ Sơ Thành Lập Công Ty TNHH

Hồ sơ thành lập công ty TNHH Một thành viên

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư).
Điều lệ công ty (có chữ ký của chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật).
Danh sách người đại diện theo pháp luật (nếu có thuê giám đốc/tổng giám đốc không phải chủ sở hữu).
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực, bản sao công chứng không quá 06 tháng).
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với nhà đầu tư nước ngoài).

Hồ sơ thành lập công ty TNHH Hai thành viên trở lên

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty (có chữ ký của tất cả các thành viên sáng lập, người đại diện theo pháp luật).
Danh sách thành viên (ghi rõ tên, địa chỉ, số vốn góp, giá trị vốn góp, loại tài sản góp vốn).
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của các thành viên và người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực, bản sao công chứng không quá 06 tháng).
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức đối với thành viên là tổ chức (trừ trường hợp là Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương). Kèm theo văn bản ủy quyền và giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền.
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với nhà đầu tư nước ngoài).

Hồ Sơ Thành Lập Công Ty Cổ Phần

Đối với công ty Cổ phần, hồ sơ cũng tương tự như TNHH nhưng có một số khác biệt nhỏ về thành phần liên quan đến cổ đông.

Các thành phần chính

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty (có chữ ký của tất cả cổ đông sáng lập, người đại diện theo pháp luật).
Danh sách cổ đông sáng lập (ghi rõ tên, địa chỉ, số cổ phần sở hữu, loại cổ phần).
Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực, bản sao công chứng không quá 06 tháng).
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức đối với cổ đông sáng lập là tổ chức. Kèm theo văn bản ủy quyền và giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền.
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với nhà đầu tư nước ngoài).

Các Giấy Tờ Tùy Thân Và Tài Liệu Cần Thiết Khác

Ngoài các giấy tờ cơ bản trên, bạn cần lưu ý các tài liệu sau:

Giấy tờ tùy thân

Tất cả bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu phải được công chứng, chứng thực và còn hiệu lực theo quy định của pháp luật. Đảm bảo rõ ràng, không tẩy xóa, rách nát.

Giấy ủy quyền (nếu có)

Trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty, cần có Giấy ủy quyền hợp lệ (bản gốc có công chứng/chứng thực) kèm bản sao CMND/CCCD của người được ủy quyền.

Chứng chỉ hành nghề (nếu có)

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện mà pháp luật yêu cầu phải có chứng chỉ hành nghề (ví dụ: tư vấn pháp luật, kiểm toán, dịch vụ bảo vệ…), cần nộp bản sao chứng chỉ hành nghề hợp lệ của cá nhân chịu trách nhiệm chính hoặc của công ty.

Quy Trình Và Thủ Tục Thành Lập Công Ty Năm 2025

Để hoàn tất việc thành lập công ty, bạn cần tuân thủ một quy trình thành lập công ty gồm các bước rõ ràng. Dưới đây là các bước thành lập doanh nghiệp từ A-Z:

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Đăng Ký Kinh Doanh

Dựa trên các thông tin đã chuẩn bị ở mục 2 và các biểu mẫu tại mục 3, bạn tiến hành soạn thảo bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Các mẫu biểu này được ban hành bởi Bộ Kế hoạch và Đầu tư và có thể tải về từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đảm bảo điền đầy đủ, chính xác các thông tin và tránh sai sót, vì bất kỳ lỗi nhỏ nào cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.

Tất cả các thành viên góp vốn (đối với TNHH 2TV trở lên), cổ đông sáng lập (đối với CP) và người đại diện theo pháp luật phải ký tên đầy đủ vào các tài liệu liên quan như Giấy đề nghị, Điều lệ, Danh sách thành viên/cổ đông. Nếu là tổ chức, cần có dấu của tổ chức.

Bạn có thể tham khảo các mẫu biểu chính thức tại website của Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp Hồ Sơ Tại Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư

Có hai phương thức chính để nộp hồ sơ thành lập công ty:

Nộp hồ sơ trực tiếp

Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thời gian làm việc thường trong giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần (từ Thứ Hai đến Thứ Sáu).

Nộp hồ sơ trực tuyến

Đây là phương thức được khuyến khích và ngày càng phổ biến. Bạn có thể sử dụng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nộp hồ sơ trực tuyến. Các bước cơ bản:

Đăng ký tài khoản: Tạo tài khoản cá nhân trên Cổng thông tin.

Khai báo thông tin: Điền các thông tin của doanh nghiệp vào biểu mẫu trực tuyến.

Tải hồ sơ: Tải lên các tài liệu đã chuẩn bị (scan bản gốc hoặc bản sao công chứng) dưới dạng file điện tử (PDF, ảnh).

Ký số: Sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký xác nhận hồ sơ.

Nộp hồ sơ và theo dõi: Gửi hồ sơ và theo dõi tình trạng xử lý trên hệ thống.

Thời gian xử lý hồ sơ

Thông thường, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ xử lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp trong vòng 03 ngày làm việc (không tính ngày nghỉ, lễ) kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ có lỗi hoặc thiếu sót, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 3: Nhận Kết Quả Và Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp. Bạn có thể đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận bản cứng, hoặc nhận bản điện tử nếu nộp hồ sơ online.

Kiểm tra thông tin

Ngay khi nhận được Giấy chứng nhận, hãy kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên đó (tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, ngành nghề, vốn điều lệ, thông tin người đại diện theo pháp luật…) để đảm bảo hoàn toàn chính xác. Nếu có sai sót, cần thông báo ngay cho Phòng Đăng ký kinh doanh để được chỉnh sửa.

Trường hợp hồ sơ bị từ chối/yêu cầu sửa đổi bổ sung

Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Bạn cần đọc kỹ thông báo, chỉnh sửa các lỗi được chỉ ra và nộp lại hồ sơ theo hướng dẫn.

Bước 4: Khắc Dấu Pháp Nhân

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp, bạn có quyền khắc dấu pháp nhân cho công ty.

Quy định về con dấu

Luật Doanh nghiệp 2020 đã nới lỏng quy định về con dấu. Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng, nội dung của con dấu, miễn là trên con dấu thể hiện được mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu, và con dấu có thể có hình thức khác nhau (tròn, vuông, chữ ký số…).

Đơn vị cung cấp dịch vụ

Bạn có thể liên hệ các đơn vị khắc dấu uy tín, có giấy phép hoạt động để đặt làm con dấu. Khi đi làm dấu, cần mang theo bản sao Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp và CMND/CCCD của người đại diện theo pháp luật.

Bước 5: Đăng Bố Cáo Thành Lập Doanh Nghiệp Trên Cổng Thông Tin Quốc Gia Về Đăng Ký Doanh Nghiệp

Đây là một nghĩa vụ bắt buộc sau khi thành lập công ty.

Mục đích của việc bố cáo

Công bố công khai thông tin về doanh nghiệp mới thành lập trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính minh bạch, cung cấp thông tin cho các bên liên quan và tuân thủ quy định pháp luật.

Nội dung bố cáo và thời hạn

Nội dung bố cáo bao gồm: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin người đại diện theo pháp luật, ngày cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp. Thời hạn công bố là trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp.

Hướng dẫn thực hiện

Thực hiện đăng bố cáo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu bạn nộp hồ sơ trực tuyến, hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước đăng bố cáo sau khi hồ sơ được cấp phép. Nếu nộp trực tiếp, bạn cần tự truy cập Cổng thông tin và thực hiện các bước đăng tải.

Các Thủ Tục Sau Khi Thành Lập Công Ty Bắt Buộc

Sau khi hoàn tất quy trình thành lập công ty và có được Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp, bạn vẫn cần thực hiện một số thủ tục sau thành lập công ty bắt buộc để doanh nghiệp có thể chính thức đi vào hoạt động hợp pháp và tuân thủ các nghĩa vụ sau khi thành lập doanh nghiệp.

Mở Tài Khoản Ngân Hàng Của Doanh Nghiệp

Mục đích

Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp là cần thiết để thực hiện các giao dịch tài chính, thanh toán thuế, nhận tiền từ khách hàng, chi trả cho nhà cung cấp, quản lý dòng tiền một cách minh bạch và tách bạch với tài chính cá nhân.

Hồ sơ và thủ tục

Bạn cần mang theo các giấy tờ sau đến ngân hàng: Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp (bản gốc hoặc bản sao công chứng), con dấu công ty, CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật, và các giấy tờ khác theo yêu cầu của từng ngân hàng.

Thông báo tài khoản lên Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo số tài khoản ngân hàng cho Sở Kế hoạch và Đầu tư thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định.

Đăng Ký Chữ Ký Số

Vai trò của chữ ký số

Chữ ký số là công cụ điện tử không thể thiếu đối với doanh nghiệp hiện nay. Nó được sử dụng để kê khai thuế điện tử, nộp báo cáo tài chính trực tuyến, nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội qua mạng, ký hóa đơn điện tử, và thực hiện các giao dịch điện tử khác. Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và toàn vẹn cho các tài liệu điện tử.

Các nhà cung cấp uy tín

Có nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số tại Việt Nam được cấp phép. Bạn có thể lựa chọn một trong các nhà cung cấp uy tín như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA, Newtel-CA…

Đăng Ký Kê Khai Thuế Ban Đầu Và Nghĩa Vụ Thuế

Đây là một trong những thủ tục sau thành lập công ty quan trọng nhất, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật về thuế.

Khai thuế ban đầu

Doanh nghiệp cần nộp tờ khai đăng ký thuế (nếu thông tin đăng ký thuế ban đầu chưa được tích hợp đầy đủ từ Phòng Đăng ký kinh doanh sang cơ quan thuế). Đồng thời, lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) (phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp) và đăng ký hình thức kế toán, phương pháp khấu hao tài sản cố định.

Lắp đặt thiết bị hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn cần liên hệ với các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để đăng ký sử dụng và được hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng. Để tìm hiểu kỹ hơn, bạn có thể tham khảo bài viết về hóa đơn điện tử.

Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT

Doanh nghiệp cần nộp Thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tùy thuộc vào quy mô doanh thu và đặc thù ngành nghề, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp khấu trừ (phổ biến hơn) hoặc phương pháp trực tiếp.

Nộp Tờ Khai Và Nộp Thuế Môn Bài

Mức thuế môn bài

Thuế môn bài (còn gọi là Lệ phí môn bài) là khoản thuế bắt buộc đối với doanh nghiệp. Mức thuế môn bài phụ thuộc vào vốn điều lệ đăng ký của công ty:

Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 VNĐ/năm.
Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 VNĐ/năm.

Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: 1.000.000 VNĐ/năm.

Thời hạn nộp

Năm đầu tiên thành lập (từ 01/01 đến 31/12): Doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài.

Từ năm thứ hai trở đi: Doanh nghiệp nộp tờ khai và nộp thuế môn bài chậm nhất vào ngày 30 tháng 01 hàng năm.

Treo Biển Hiệu Công Ty Tại Trụ Sở

Treo biển hiệu tại trụ sở chính là nghĩa vụ bắt buộc để công ty có thể đi vào hoạt động.

Yêu cầu pháp lý

Biển hiệu phải ghi rõ tên công ty (theo Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp), địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp. Có thể bổ sung số điện thoại, email, website nếu muốn.

Vị trí treo biển

Biển hiệu phải được treo tại mặt tiền trụ sở chính của công ty, đảm bảo dễ nhìn thấy và đúng quy định về quảng cáo (nếu có).

Chi Phí Thành Lập Công Ty Dự Kiến Năm 2025

Chi phí thành lập công ty là một trong những mối quan tâm hàng đầu của người khởi nghiệp. Dưới đây là các khoản mục thành lập công ty hết bao nhiêu tiền bạn cần dự trù cho năm 2025.

Chi Phí Nộp Nhà Nước (Lệ Phí Đăng Ký Kinh Doanh, Công Bố Nội Dung)

Lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp

Mức phí này là 50.000 VNĐ/lần nộp hồ sơ trực tiếp. Nếu nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, lệ phí này thường được miễn.

Chi phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Mức phí công bố là 100.000 VNĐ/lần. Khoản này bắt buộc phải nộp sau khi có Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp và thực hiện công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia.

Tổng chi phí nhà nước

Tổng cộng, chi phí nhà nước bắt buộc là 100.000 VNĐ (nếu nộp online và được miễn lệ phí đăng ký) hoặc 150.000 VNĐ (nếu nộp trực tiếp).

Chi Phí Khắc Dấu

Chi phí con dấu tròn

Mức giá trung bình cho con dấu tròn là khoảng 200.000 VNĐ – 400.000 VNĐ tùy thuộc vào nhà cung cấp và chất liệu dấu.

Chi Phí Các Loại Dấu Khác (Nếu Cần)

Ngoài con dấu tròn, doanh nghiệp có thể cần thêm các loại dấu khác như dấu chức danh (dấu tên, chức vụ của giám đốc, kế toán trưởng), dấu thu tiền, dấu đã chi, dấu sao y bản chính… Chi phí cho mỗi loại dấu này thường dao động từ 100.000 VNĐ – 200.000 VNĐ.

Các Chi Phí Phát Sinh Khác (Chữ Ký Số, Hóa Đơn Điện Tử, Dịch Vụ Tư Vấn…)

Ngoài các khoản phí bắt buộc trên, bạn cần dự trù các chi phí sau:

Chi phí mua chữ ký số

Gói chữ ký số thường có thời hạn 1 năm, 2 năm hoặc 3 năm. Giá dao động từ 1.000.000 VNĐ – 2.500.000 VNĐ tùy nhà cung cấp và gói dịch vụ. Gói 3 năm thường có giá ưu đãi hơn.

Chi phí mua hóa đơn điện tử

Giá gói hóa đơn điện tử phụ thuộc vào số lượng hóa đơn bạn mua (ví dụ: gói 300 số, 500 số, 1000 số…). Giá khởi điểm cho gói nhỏ nhất khoảng 500.000 VNĐ – 1.000.000 VNĐ.

Chi phí dịch vụ thành lập công ty trọn gói (nếu thuê)

Nếu bạn không có thời gian hoặc kinh nghiệm, việc thuê dịch vụ thành lập công ty trọn gói là một lựa chọn thông minh. Ưu điểm là tiết kiệm thời gian, công sức, đảm bảo tính chính xác và được tư vấn chuyên sâu về các vấn đề pháp lý. Mức giá tham khảo cho dịch vụ này thường từ 1.500.000 VNĐ đến 3.000.000 VNĐ (chưa bao gồm các chi phí nộp nhà nước và chữ ký số, hóa đơn).

Chi phí thuê kế toán/dịch vụ kế toán

Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp cần có kế toán để thực hiện các thủ tục khai thuế ban đầu, nộp thuế môn bài, và các báo cáo định kỳ. Chi phí này có thể là lương cho nhân viên kế toán nội bộ hoặc phí dịch vụ thuê ngoài (khoảng 500.000 VNĐ – 2.000.000 VNĐ/tháng tùy quy mô và phát sinh).

Chi phí thuê văn phòng ảo (nếu có)

Nếu bạn sử dụng giải pháp văn phòng ảo, chi phí này thường từ 300.000 VNĐ – 1.000.000 VNĐ/tháng tùy vị trí và dịch vụ đi kèm.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Thành Lập Công Ty

Để đảm bảo quá trình thành lập công ty diễn ra suôn sẻ và doanh nghiệp hoạt động hiệu quả ngay từ đầu, bạn cần ghi nhớ một số lưu ý khi thành lập doanh nghiệp và kinh nghiệm quý báu dưới đây.

Lựa Chọn Loại Hình Doanh Nghiệp Phù Hợp Với Mục Tiêu Kinh Doanh

Đây là quyết định cốt lõi ảnh hưởng lâu dài đến hoạt động của công ty. Bạn cần cân nhắc kỹ các yếu tố sau:

Yếu tố cân nhắc

Số lượng thành viên/cổ đông: Bạn muốn kinh doanh một mình hay có đối tác?
Vốn: Khả năng góp vốn ban đầu và nhu cầu huy động vốn trong tương lai.
Mức độ chịu trách nhiệm: Bạn muốn giới hạn trách nhiệm hữu hạn hay chấp nhận trách nhiệm vô hạn?
Khả năng huy động vốn: Mục tiêu có phải là gọi vốn từ công chúng hay chỉ từ nội bộ?
Tính linh hoạt trong quản lý: Bạn muốn toàn quyền quyết định hay chia sẻ quyền lực?

Để đưa ra lựa chọn chính xác nhất, hãy xem xét lại phần các loại hình doanh nghiệp phổ biến ở mục 1.2 để nắm rõ ưu và nhược điểm chính của từng loại hình.

Nắm Rõ Các Nghĩa Vụ Pháp Lý Và Thuế Sau Thành Lập

Việc được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp chỉ là bước khởi đầu. Doanh nghiệp cần nghiêm túc thực hiện các nghĩa vụ pháp lý và thuế để tránh bị xử phạt hành chính hoặc đối mặt với các rủi ro pháp lý khác.

Tầm quan trọng của việc tuân thủ

Tuân thủ quy định pháp luật giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững, xây dựng uy tín, và tránh các khoản phạt không đáng có. Thiếu hiểu biết hoặc cố ý vi phạm có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

Các nghĩa vụ chính

Kê khai và nộp thuế định kỳ (thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN…).
Nộp báo cáo tài chính hàng năm.
Nộp báo cáo thống kê định kỳ.
Đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.
Lưu giữ sổ sách kế toán, chứng từ đầy đủ.
Cập nhật thông tin doanh nghiệp khi có thay đổi (thay đổi trụ sở, vốn, người đại diện…).

Cân Nhắc Sử Dụng Dịch Vụ Thành Lập Công Ty Chuyên Nghiệp

Với sự phức tạp của các thủ tục hành chính, việc tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập công ty trọn gói chuyên nghiệp là một lựa chọn sáng suốt cho nhiều người.

Lợi ích

Tiết kiệm thời gian và công sức: Đơn vị dịch vụ sẽ thay bạn soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ, và thực hiện các thủ tục phát sinh.
Đảm bảo tính chính xác: Với kinh nghiệm chuyên môn, họ sẽ giúp hồ sơ của bạn hoàn thiện, đúng quy định, giảm thiểu rủi ro bị từ chối.
Tư vấn chuyên sâu: Nhận được lời khuyên về lựa chọn loại hình, vốn điều lệ, ngành nghề, và các vấn đề pháp lý liên quan.

Khi nào nên sử dụng

Nếu bạn là người mới khởi nghiệp, không có nhiều kinh nghiệm với các thủ tục pháp lý.

Bạn muốn quá trình thành lập công ty diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.

Bạn bận rộn và không có nhiều thời gian để tự mình tìm hiểu và thực hiện các thủ tục.

Cách lựa chọn đơn vị uy tín

Tìm kiếm các công ty có giấy phép hoạt động rõ ràng, có nhiều năm kinh nghiệm và được khách hàng đánh giá cao. Yêu cầu báo giá chi tiết và cam kết về thời gian, chất lượng dịch vụ trước khi quyết định.

Cập Nhật Các Quy Định Pháp Luật Mới Nhất (Năm 2025)

Hệ thống pháp luật Việt Nam liên tục được sửa đổi và bổ sung. Việc cập nhật thông tư, nghị định mới là điều cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động đúng luật.

Pháp luật luôn thay đổi

Các quy định về đăng ký doanh nghiệp, thuế, kế toán, lao động… có thể thay đổi hàng năm. Việc nắm bắt kịp thời sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Các nguồn thông tin đáng tin cậy

Thường xuyên truy cập các website chính thức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, Cổng thông tin điện tử của Chính phủ.

Tham khảo các trang tin pháp luật uy tín, các bản tin chuyên ngành từ các công ty luật, công ty tư vấn.

Tham gia các hội thảo, khóa học cập nhật kiến thức pháp luật cho doanh nghiệp.

Hy vọng rằng với hướng dẫn thành lập công ty chi tiết và toàn diện này, bạn đã có đủ thông tin và sự tự tin để bắt đầu hành trình kinh doanh của mình trong năm 2025. Chúc bạn thành công!