Tóm Tắt Nhanh Dành Cho Người Bận Rộn
Bài viết này hướng dẫn chi tiết về việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho các khoản thu nhập phát sinh trong năm 2024, sẽ được thực hiện vào đầu năm 2025.
- Quyết toán thuế TNCN là gì? Là việc cá nhân tổng hợp lại toàn bộ thu nhập trong năm 2024 và số thuế đã tạm nộp, để xác định chính xác số thuế cuối cùng phải nộp (nếu nộp thiếu) hoặc số thuế được hoàn lại (nếu nộp thừa).
- Ai bắt buộc phải tự quyết toán? Bất kỳ ai có thu nhập từ 02 nơi trở lên trong năm, hoặc có số thuế nộp thừa/thiếu cần xử lý mà không thuộc diện được ủy quyền.
- Hạn chót là khi nào?
- Nếu bạn ủy quyền cho công ty: Hạn chót là 31/03/2025.
- Nếu bạn tự quyết toán: Hạn chót là 30/04/2025.
- Làm thế nào? Bạn có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan thuế, hoặc nộp online qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (Thuedientu.gdt.gov.vn).
Quyết Toán Thuế TNCN Là Gì?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình cá nhân kê khai, tổng hợp lại tất cả các khoản thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ (gia cảnh, bản thân, bảo hiểm…), và số thuế đã tạm nộp trong suốt năm tính thuế (năm 2024).
Mục đích là để “chốt” lại tổng số thuế TNCN thực tế bạn phải nộp trong cả năm đó. Sau khi tính toán, sẽ xảy ra một trong ba trường hợp:
- Nộp thiếu: Số thuế đã tạm nộp < Số thuế thực tế phải nộp. Bạn phải nộp thêm phần còn thiếu.
- Nộp thừa: Số thuế đã tạm nộp > Số thuế thực tế phải nộp. Bạn sẽ được hoàn lại phần nộp thừa.
- Nộp đủ: Số thuế đã nộp = Số thuế thực tế.
Mục Đích và Ý Nghĩa Của Việc Quyết Toán Thuế TNCN
Việc quyết toán thuế TNCN mang lại nhiều mục đích và ý nghĩa quan trọng, không chỉ đối với người nộp thuế mà còn đối với công tác quản lý của Nhà nước.
1.2.1. Đảm bảo nghĩa vụ nộp thuế chính xác
Quyết toán thuế giúp xác định chính xác số thuế TNCN mà mỗi cá nhân phải nộp theo đúng quy định của pháp luật. Điều này giúp tránh tình trạng nộp thiếu hoặc nộp thừa so với nghĩa vụ thực tế, góp phần vào sự công bằng và minh bạch trong hệ thống thuế.
1.2.2. Hoàn thuế thu nhập cá nhân (nếu nộp thừa)
Đây là một quyền lợi quan trọng của người nộp thuế. Nếu tổng số thuế đã tạm nộp trong năm lớn hơn số thuế TNCN thực tế phải nộp sau khi đã tính toán các khoản giảm trừ, cá nhân có quyền đề nghị cơ quan thuế hoàn lại phần thuế nộp thừa. Điều này đặc biệt ý nghĩa khi có sự thay đổi về thu nhập, người phụ thuộc, hoặc các khoản giảm trừ khác.
1.2.3. Nộp bổ sung (nếu nộp thiếu)
Ngược lại, nếu tổng số thuế đã tạm nộp thấp hơn số thuế thực tế phải nộp, cá nhân có trách nhiệm phải nộp bổ sung phần chênh lệch này vào ngân sách nhà nước. Việc chậm trễ hoặc không nộp bổ sung có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính theo quy định.
1.2.4. Công khai, minh bạch hóa thu nhập và nghĩa vụ thuế
Quyết toán thuế TNCN là công cụ quan trọng giúp cơ quan quản lý nhà nước có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình thu nhập, nghĩa vụ thuế của cá nhân. Điều này góp phần vào việc quản lý kinh tế vĩ mô, xây dựng chính sách thuế hiệu quả và đảm bảo sự công bằng xã hội.
Ai Phải Quyết Toán Thuế TNCN Năm 2025?
Một trong những câu hỏi đầu tiên mà người nộp thuế quan tâm là liệu mình có thuộc diện phải quyết toán thuế TNCN 2025 hay không. Việc xác định đúng đối tượng sẽ giúp bạn chuẩn bị và thực hiện nghĩa vụ thuế một cách chính xác.
Các Trường Hợp Cá Nhân Bắt Buộc Phải Quyết Toán Thuế TNCN 2025
Theo quy định hiện hành và dự kiến áp dụng cho năm 2025, các trường hợp cá nhân dưới đây sẽ bắt buộc phải quyết toán thuế TNCN:
2.1.1. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công
- Có thu nhập từ hai nơi trở lên mà số thuế nộp thừa/thiếu: Nếu bạn làm việc cho hai hoặc nhiều tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập trong năm, hoặc thay đổi công việc nhiều lần, và tổng số thuế đã nộp chưa khớp với tổng số thuế phải nộp theo quy định, bạn cần quyết toán.
- Có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn: Dù chỉ có thu nhập từ một nơi nhưng sau khi tổng hợp các khoản giảm trừ và thu nhập, số thuế đã nộp vẫn thừa hoặc thiếu so với quy định, và bạn muốn hoàn thuế hoặc phải nộp thêm.
Ví dụ: Chị A làm việc tại Công ty X từ tháng 1 đến tháng 6/2025, sau đó chuyển sang Công ty Y từ tháng 7 đến tháng 12/2025. Dù mỗi công ty đã khấu trừ thuế đúng quy định, nhưng tổng hợp cả năm, chị A có thể có số thuế nộp thừa hoặc thiếu do thay đổi mức giảm trừ hoặc tổng thu nhập, do đó chị A cần quyết toán.
2.1.2. Cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài
Những cá nhân mang quốc tịch Việt Nam hoặc có yếu tố cư trú tại Việt Nam theo quy định pháp luật thuế, nếu có thu nhập phát sinh từ nước ngoài và phải chịu thuế tại Việt Nam, bắt buộc phải quyết toán.
2.1.3. Cá nhân nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam
Cá nhân là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, thuộc diện cá nhân cư trú và kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam trước khi kết thúc năm tính thuế, cần thực hiện quyết toán thuế trước khi rời Việt Nam.
Các Trường Hợp Cá Nhân Được Uỷ Quyền Quyết Toán Thuế TNCN
Để đơn giản hóa thủ tục, một số cá nhân có thể được ủy quyền cho tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay.
2.2.1. Điều kiện để được ủy quyền
- Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi duy nhất.
- Có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại thời điểm ủy quyền.
- Phải có cam kết của cá nhân về việc chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại đơn vị đó trong năm tính thuế.
- Không phát sinh thêm thu nhập từ tiền lương, tiền công ở nơi khác.
- Nếu có thu nhập vãng lai nhưng bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ 10% thuế, không có yêu cầu quyết toán số thuế này.
2.2.2. Đối tượng được ủy quyền
Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (đơn vị sử dụng lao động) là đối tượng được phép nhận ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho người lao động của mình nếu đáp ứng các điều kiện trên.
Các Trường Hợp Cá Nhân Tự Quyết Toán Thuế TNCN 2025
Trong nhiều trường hợp, cá nhân sẽ cần phải tự mình thực hiện quyết toán thuế mà không được ủy quyền.
2.3.1. Cá nhân có thu nhập từ 2 nơi trở lên không thuộc diện ủy quyền
Nếu bạn có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên và không đáp ứng các điều kiện để ủy quyền (ví dụ: có phát sinh thuế phải nộp thêm, hoặc muốn hoàn thuế).
2.3.2. Cá nhân đã nghỉ việc hoặc không thuộc diện ủy quyền
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng đã nghỉ việc tại đơn vị cũ và không còn làm việc tại đơn vị mới (hoặc đơn vị mới không thuộc diện ủy quyền quyết toán). Hoặc cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng.
2.3.3. Cá nhân thuộc diện hoàn thuế nhưng không ủy quyền
Nếu bạn thuộc trường hợp được hoàn thuế (do nộp thừa) nhưng không đủ điều kiện ủy quyền hoặc muốn tự mình thực hiện thủ tục hoàn thuế.
2.3.4. Cá nhân nước ngoài
Cá nhân nước ngoài thuộc diện cư trú tại Việt Nam, trừ trường hợp được đơn vị chi trả thu nhập cuối cùng trong năm ủy quyền quyết toán.
Các Trường Hợp Không Phải Quyết Toán Thuế TNCN (Miễn Trừ)
Không phải tất cả cá nhân có thu nhập đều phải quyết toán thuế. Một số trường hợp được miễn trừ bao gồm:
- Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống. Số tiền thuế này được miễn trừ với điều kiện không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị, và trong năm chỉ có duy nhất thu nhập tại đơn vị đó, đồng thời đã được đơn vị chi trả khấu trừ đủ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị nhưng nghỉ làm trước thời điểm kết thúc năm tài chính và đã được đơn vị chi trả cấp chứng từ khấu trừ thuế.
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động, đã được khấu trừ 10% và không có yêu cầu hoàn thuế.
Thời Hạn Quyết Toán Thuế TNCN 2025 Là Khi Nào
Việc tuân thủ đúng thời hạn là yếu tố cực kỳ quan trọng khi thực hiện quyết toán thuế TNCN 2025. Bỏ lỡ thời hạn có thể dẫn đến các khoản phạt không đáng có. Dưới đây là các mốc thời gian bạn cần ghi nhớ.
Thời Hạn Quyết Toán Thuế TNCN Đối Với Tổ Chức Chi Trả Thu Nhập
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị chi trả thu nhập có ủy quyền quyết toán thuế cho người lao động, hoặc phải kê khai khấu trừ thuế TNCN, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Như vậy, đối với năm tài chính 2025, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho tổ chức chi trả thu nhập là chậm nhất ngày 31 tháng 3 năm 2026.
Thời Hạn Quyết Toán Thuế TNCN Đối Với Cá Nhân Tự Quyết Toán
Đối với cá nhân tự mình thực hiện quyết toán thuế TNCN (không ủy quyền), thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Do đó, đối với thu nhập của năm 2025, cá nhân tự quyết toán phải nộp hồ sơ chậm nhất là ngày 30 tháng 4 năm 2026.
Lưu ý đặc biệt: Nếu ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ trùng vào ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ cuối tuần theo quy định của pháp luật, thì ngày cuối cùng của thời hạn sẽ là ngày làm việc tiếp theo.
Hậu Quả Của Việc Chậm Quyết Toán Thuế TNCN
Việc không tuân thủ thời hạn quyết toán thuế có thể kéo theo những hậu quả pháp lý và tài chính:
- Mức phạt chậm nộp hồ sơ: Cá nhân hoặc tổ chức chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định của pháp luật. Mức phạt có thể từ vài triệu đến vài chục triệu đồng tùy theo thời gian chậm nộp và mức độ vi phạm.
- Mức phạt chậm nộp tiền thuế (nếu có): Nếu sau quyết toán phát sinh số thuế phải nộp bổ sung nhưng cá nhân/tổ chức không nộp hoặc nộp chậm, ngoài việc phải nộp đủ số tiền thuế còn thiếu, sẽ phải chịu thêm khoản tiền phạt chậm nộp tiền thuế tính theo tỷ lệ phần trăm nhất định trên số tiền thuế chậm nộp cho mỗi ngày chậm nộp.
Để tránh những rủi ro không đáng có, hãy lên kế hoạch chuẩn bị và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN 2025 đúng thời hạn quy định.
Chuẩn Bị Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN Năm 2025: Những Giấy Tờ Cần Thiết
Bước chuẩn bị hồ sơ là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình quyết toán thuế TNCN 2025 diễn ra thuận lợi và chính xác. Dưới đây là danh sách các giấy tờ, chứng từ bạn cần thu thập và sắp xếp.
Các Loại Giấy Tờ, Chứng Từ Cần Chuẩn Bị
Để tự quyết toán thuế TNCN, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
4.1.1. Tờ khai Quyết toán thuế TNCN (Mẫu số 02/QTT-TNCN)
Đây là mẫu biểu chính để kê khai các thông tin về thu nhập, các khoản giảm trừ và số thuế phải nộp/hoàn. Bạn có thể tải mẫu này từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK. Đảm bảo sử dụng phiên bản mẫu mới nhất áp dụng cho năm 2025 theo quy định của Thông tư 80/2021/TT-BTC hoặc các văn bản sửa đổi (nếu có). Bạn có thể tìm hiểu thêm về tờ khai quyết toán thuế TNCN để điền chính xác.
4.1.2. Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh (nếu có)
Nếu bạn có đăng ký người phụ thuộc, bạn cần lập Phụ lục bảng kê người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh kèm theo tờ khai chính.
4.1.3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Bạn cần thu thập tất cả các chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 05/CTKT-TNCN) do các tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập đã cấp cho bạn trong suốt năm 2025. Lưu ý rằng nếu có thu nhập từ nhiều nơi, bạn phải có đủ chứng từ từ tất cả các nguồn đó. Trong trường hợp mất hoặc không được cấp, bạn cần liên hệ đơn vị chi trả để yêu cầu cấp lại hoặc xin xác nhận thu nhập.
4.1.4. Chứng từ chứng minh thu nhập
Trong một số trường hợp không có chứng từ khấu trừ thuế (ví dụ: thu nhập từ kinh doanh nhỏ lẻ, hoặc đơn vị chi trả không cấp), bạn có thể cần bảng lương, sao kê ngân hàng, hợp đồng lao động để chứng minh tổng thu nhập chịu thuế.
4.1.5. Chứng từ chứng minh giảm trừ gia cảnh
- Đối với người phụ thuộc: Giấy khai sinh, CMND/CCCD của người phụ thuộc; Sổ hộ khẩu (nếu chưa có CMND/CCCD); Giấy xác nhận khuyết tật (nếu có); Giấy chứng nhận đăng ký người phụ thuộc.
- Các khoản đóng góp khác: Giấy xác nhận đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm bắt buộc; Hóa đơn, chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
4.1.6. Giấy ủy quyền (nếu có)
Trong trường hợp bạn ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ (thường là trường hợp hoàn thuế không thuộc diện ủy quyền cho công ty), bạn cần có giấy ủy quyền hợp lệ.
4.1.7. Giấy tờ tùy thân
Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (có công chứng) hoặc bản gốc để đối chiếu khi nộp trực tiếp.
Hướng Dẫn Thu Thập và Sắp Xếp Chứng Từ
Để quá trình kê khai diễn ra nhanh chóng, bạn nên:
4.2.1. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ khấu trừ thuế
Đảm bảo các chứng từ có đầy đủ thông tin về tên, mã số thuế của bạn và của đơn vị chi trả, kỳ tính thuế, tổng thu nhập đã trả, và số thuế đã khấu trừ. Kiểm tra xem ngày trên chứng từ có khớp với kỳ tính thuế không.
4.2.2. Tổng hợp thu nhập từ nhiều nguồn
Nếu bạn có thu nhập từ nhiều nơi, hãy tổng hợp tất cả các chứng từ khấu trừ và các giấy tờ chứng minh thu nhập khác để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoản thu nhập nào.
4.2.3. Sắp xếp chứng từ theo thứ tự khoa học
Sắp xếp các chứng từ theo loại (chứng từ khấu trừ, chứng từ giảm trừ, v.v.) và theo thời gian để dễ dàng đối chiếu và nhập liệu vào tờ khai. Bạn có thể sử dụng một folder riêng để lưu trữ tất cả.
Checklist Hồ sơ Quyết toán Thuế TNCN 2025 (Tải về và in ra):
- [ ] Tờ khai Quyết toán thuế TNCN Mẫu số 02/QTT-TNCN
- [ ] Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh (nếu có)
- [ ] Chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ các nguồn thu nhập
- [ ] Chứng từ chứng minh thu nhập khác (nếu cần)
- [ ] Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (Giấy khai sinh, CCCD, Sổ hộ khẩu…)
- [ ] Chứng từ đóng góp bảo hiểm, từ thiện (nếu có)
- [ ] Bản sao CMND/CCCD
Hướng Dẫn Các Bước Quyết Toán Thuế TNCN 2025 Chi Tiết Từ A-Z
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chúng ta sẽ đi vào các bước cụ thể để cách quyết toán thuế TNCN cho năm 2025. Hãy làm theo từng bước để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.
Bước 1: Xác Định Nghĩa Vụ và Đối Tượng Quyết Toán
Trước khi điền vào tờ khai, bạn cần xác định rõ các thông tin cơ bản về nghĩa vụ thuế của mình:
5.1.1. Xác định tình trạng cư trú
Xác định bạn là cá nhân cư trú hay không cư trú tại Việt Nam trong năm 2025. Điều này ảnh hưởng đến cách tính thuế và các quy định áp dụng.
5.1.2. Xác định tổng thu nhập chịu thuế
Tổng hợp tất cả các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công, tiền thù lao, kinh doanh, hoặc các khoản thu nhập khác phát sinh trong năm 2025 mà thuộc diện chịu thuế TNCN. Sử dụng các chứng từ khấu trừ thuế và bảng lương để có số liệu chính xác.
5.1.3. Xác định các khoản được giảm trừ
- Giảm trừ bản thân và người phụ thuộc: Mức giảm trừ cho bản thân và từng người phụ thuộc theo quy định của pháp luật thuế (thường là mức cố định hàng tháng). Đảm bảo người phụ thuộc đã được đăng ký và đủ điều kiện.
- Bảo hiểm bắt buộc, quỹ hưu trí tự nguyện: Các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc, và các khoản đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện được phép giảm trừ.
- Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Các khoản đóng góp cho các tổ chức, quỹ từ thiện được phép trừ vào thu nhập tính thuế.
Ví dụ về tính giảm trừ gia cảnh: Nếu mức giảm trừ cho bản thân là 11 triệu đồng/tháng và cho mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng. Một cá nhân có 2 người phụ thuộc sẽ được giảm trừ (11 + 2 * 4.4) * 12 tháng = 237,6 triệu đồng/năm.
5.1.4. Xác định số thuế đã nộp trong năm
Tổng hợp số tiền thuế đã được khấu trừ tại nguồn hoặc đã tạm nộp trong năm 2025 dựa trên các chứng từ khấu trừ thuế.
Bước 2: Kê Khai Thông Tin Trên Tờ Khai Quyết Toán Thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN)
Đây là bước quan trọng nhất. Bạn có thể kê khai trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc thông qua phần mềm HTKK.
5.2.1. Hướng dẫn điền các mục chính trên Tờ khai
- Thông tin cá nhân người nộp thuế: Điền chính xác họ tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
- Kỳ tính thuế: Ghi rõ “Từ ngày 01/01/2025 đến ngày 31/12/2025”.
- Chỉ tiêu thu nhập chịu thuế: Nhập tổng số thu nhập chịu thuế từ tất cả các nguồn.
- Các chỉ tiêu giảm trừ gia cảnh: Nhập tổng số tiền giảm trừ cho bản thân và cho từng người phụ thuộc.
- Số thuế đã khấu trừ/tạm nộp trong kỳ: Nhập tổng số thuế đã được khấu trừ hoặc tạm nộp theo các chứng từ.
- Số thuế còn phải nộp thêm/hoàn trả: Phần mềm hoặc hệ thống sẽ tự động tính toán dựa trên các số liệu bạn nhập.
5.2.2. Hướng dẫn điền Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh (nếu có)
Điền đầy đủ thông tin của từng người phụ thuộc: Họ tên, mã số thuế người phụ thuộc (nếu có), quan hệ, thời gian giảm trừ. Đảm bảo các thông tin này trùng khớp với thông tin đã đăng ký tại cơ quan thuế.
5.2.3. Lưu ý quan trọng khi kê khai
- Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân: Sai sót về mã số thuế, họ tên có thể khiến hồ sơ bị từ chối.
- Đảm bảo tính chính xác của số liệu: Đối chiếu từng con số thu nhập và giảm trừ với chứng từ gốc.
- Tránh các lỗi thường gặp khi nhập liệu: Sai sót về dấu phẩy, dấu chấm, nhập nhầm các cột số liệu.
Bước 3: Nộp Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN
Sau khi đã hoàn thành việc kê khai, bạn có thể lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ sau:
5.3.1. Các phương thức nộp hồ sơ
- Nộp trực tuyến: Phương thức khuyến khích và tiện lợi nhất. Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Thuedientu.gdt.gov.vn), đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử (có chữ ký số hoặc mã OTP), sau đó tải lên file XML của tờ khai (nếu kê khai bằng HTKK) hoặc điền trực tiếp và gửi.
- Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa của cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi bạn cư trú (Chi cục Thuế quận/huyện hoặc Cục Thuế tỉnh/thành phố).
- Nộp qua bưu điện: Gửi hồ sơ bằng đường bưu chính bảo đảm đến cơ quan thuế có thẩm quyền.
5.3.2. Địa điểm nộp hồ sơ
Cá nhân nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc hoặc nơi phát sinh thu nhập lớn nhất (nếu có nhiều nguồn thu nhập).
5.3.3. Các giấy tờ kèm theo khi nộp
Đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, chứng từ như đã nêu tại mục 4 và nộp kèm theo tờ khai quyết toán thuế.
Bước 4: Hoàn Thuế Hoặc Nộp Bổ Sung (Nếu Có)
Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xem xét và xử lý. Tùy thuộc vào kết quả, bạn sẽ được hoàn thuế hoặc phải nộp bổ sung.
5.4.1. Quy trình hoàn thuế TNCN
- Điều kiện được hoàn thuế: Tổng số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp, và không có nợ thuế tại bất kỳ khoản mục nào khác.
- Thủ tục yêu cầu hoàn thuế: Đánh dấu vào ô “Đề nghị hoàn trả” trên tờ khai quyết toán thuế. Cơ quan thuế sẽ tự động xử lý yêu cầu hoàn thuế khi phê duyệt hồ sơ quyết toán của bạn.
- Thời gian xử lý hoàn thuế: Theo quy định, cơ quan thuế có thời hạn xử lý hồ sơ hoàn thuế trong vòng 6 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, và 40 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế.
5.4.2. Quy trình nộp bổ sung thuế TNCN
- Khi nào phải nộp bổ sung: Khi số thuế đã nộp nhỏ hơn số thuế phải nộp sau quyết toán.
- Cách thức nộp tiền thuế bổ sung: Bạn có thể nộp tiền tại các ngân hàng thương mại, Kho bạc Nhà nước, hoặc thông qua các kênh nộp thuế điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Lưu ý về phạt chậm nộp (nếu có): Nếu bạn nộp bổ sung sau thời hạn quyết toán, bạn sẽ phải chịu thêm tiền chậm nộp.
Làm Thế Nào Để Tự Quyết Toán Thuế TNCN Online Năm 2025
Trong bối cảnh công nghệ phát triển, việc tự quyết toán thuế TNCN online ngày càng trở nên phổ biến và tiện lợi. Bạn có thể thực hiện thông qua phần mềm HTKK hoặc trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Quyết Toán Thuế TNCN Qua Phần Mềm Hỗ Trợ Kê Khai (HTKK)
Phần mềm HTKK được Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí, hỗ trợ cá nhân kê khai các loại tờ khai thuế, bao gồm cả tờ khai quyết toán thuế TNCN.
6.1.1. Tải và cài đặt phần mềm HTKK
Truy cập website chính thức của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) để tải về phiên bản HTKK mới nhất (ví dụ: HTKK 4.X.X). Thực hiện cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình.
6.1.2. Các bước kê khai trên HTKK
- Điền thông tin cá nhân: Mở phần mềm, chọn “Mã số thuế” của bạn, sau đó điền đầy đủ thông tin cá nhân.
- Chọn tờ khai: Vào mục “Thuế thu nhập cá nhân” > “Quyết toán thuế TNCN” > “Tờ khai quyết toán thuế TNCN (02/QTT-TNCN)”.
- Nhập liệu số liệu: Nhập các số liệu về thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ/tạm nộp vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai và phụ lục (nếu có).
- Kết xuất tờ khai XML: Sau khi kê khai xong, nhấn “Ghi” và sau đó chọn “Kết xuất XML” để tạo file dữ liệu điện tử.
6.1.3. Nộp tờ khai XML qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
Truy cập Thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản của bạn, sau đó vào mục “Kê khai thuế” > “Nộp tờ khai XML”. Chọn file XML đã kết xuất từ HTKK và thực hiện ký điện tử (bằng chữ ký số hoặc OTP) để gửi hồ sơ.
Nộp Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN Trực Tuyến Qua Cổng Thuedientu.gdt.gov.vn
Đây là phương thức tiện lợi và được khuyến khích sử dụng cho cá nhân.
6.2.1. Đăng ký và đăng nhập tài khoản
Nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Nếu đã có, truy cập Thuedientu.gdt.gov.vn, chọn mục “Cá nhân”, sau đó đăng nhập bằng Mã số thuế và mật khẩu. Bạn có thể cần dùng mã OTP gửi về điện thoại để xác thực.
6.2.2. Lựa chọn chức năng kê khai
Sau khi đăng nhập, chọn “Quyết toán thuế” > “Kê khai trực tuyến”. Chọn “Tờ khai quyết toán thuế TNCN (02/QTT-TNCN)” và kỳ tính thuế là “Năm 2025”.
6.2.3. Hướng dẫn điền trực tiếp trên giao diện web hoặc tải lên file XML
Bạn có thể lựa chọn điền trực tiếp các thông tin vào các trường trên giao diện web. Hệ thống sẽ tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan. Hoặc, nếu đã kê khai bằng HTKK, bạn có thể tải lên file XML đã kết xuất.
6.2.4. Ký điện tử và gửi hồ sơ
Sau khi điền đầy đủ thông tin, kiểm tra kỹ lưỡng, nhấn “Hoàn thành kê khai” và sau đó “Nộp tờ khai”. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn ký điện tử bằng chữ ký số hoặc xác thực bằng mã OTP. Sau khi ký thành công, hồ sơ sẽ được gửi đến cơ quan thuế.
6.2.5. Tra cứu kết quả nộp hồ sơ
Sau khi gửi hồ sơ, bạn có thể vào mục “Tra cứu hồ sơ” để kiểm tra trạng thái xử lý hồ sơ của mình (đã nộp, đã tiếp nhận, đang xử lý, đã duyệt, v.v.).
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Quyết Toán Thuế TNCN 2025 Để Tránh Sai Sót
Để đảm bảo quá trình quyết toán thuế TNCN 2025 diễn ra một cách chính xác và hiệu quả nhất, bạn cần đặc biệt chú ý đến những điểm sau đây.
Kiểm Tra Kỹ Thông Tin Trước Khi Nộp
Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc bị phạt hành chính. Do đó, việc rà soát kỹ lưỡng là vô cùng cần thiết.
7.1.1. Đối chiếu số liệu thu nhập và thuế đã nộp
So sánh tổng số thu nhập chịu thuế và tổng số thuế đã khấu trừ/tạm nộp trong năm với tất cả các chứng từ khấu trừ thuế mà bạn có. Đảm bảo mọi con số đều khớp nhau.
7.1.2. Xác nhận thông tin người phụ thuộc
Kiểm tra lại danh sách người phụ thuộc, mã số thuế người phụ thuộc (nếu có), và thời gian giảm trừ. Đảm bảo tất cả người phụ thuộc đều đủ điều kiện và không bị trùng lắp (ví dụ: cùng một người phụ thuộc được hai người nộp thuế khác nhau kê khai).
7.1.3. Kiểm tra các phép tính toán
Nếu bạn tính toán thủ công, hãy kiểm tra lại tất cả các phép cộng, trừ, nhân, chia. Nếu sử dụng phần mềm, hãy đảm bảo bạn đã nhập đúng các dữ liệu đầu vào để phần mềm tính toán chính xác.
Xử Lý Các Trường Hợp Đặc Biệt
Một số tình huống phức tạp có thể phát sinh, đòi hỏi sự chú ý đặc biệt.
7.2.1. Thu nhập từ nhiều nơi
Nếu có thu nhập từ nhiều nguồn (ví dụ: làm việc chính tại công ty A, làm thêm tại công ty B, có thu nhập từ kinh doanh), bạn cần tổng hợp toàn bộ thu nhập và các chứng từ khấu trừ từ tất cả các nguồn đó. Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoản thu nhập nào.
7.2.2. Thay đổi nơi làm việc trong năm
Nếu bạn thay đổi công việc trong năm, hãy chắc chắn đã thu thập đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế từ tất cả các đơn vị cũ và đơn vị hiện tại. Liên hệ lại các đơn vị cũ nếu cần để yêu cầu cấp chứng từ.
7.2.3. Cá nhân nước ngoài
Cá nhân nước ngoài cần đặc biệt lưu ý về quy định xác định cá nhân cư trú/không cư trú tại Việt Nam, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính thuế và nghĩa vụ quyết toán. Các quy định có thể phức tạp hơn so với cá nhân Việt Nam.
7.2.4. Sai sót trong kê khai/nộp hồ sơ
Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp hồ sơ, bạn cần lập và nộp tờ khai bổ sung, điều chỉnh theo quy định hiện hành. Thời hạn nộp hồ sơ bổ sung thường là trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện sai sót, hoặc trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thuế.
Các Lỗi Thường Gặp Khi Quyết Toán Thuế TNCN và Cách Khắc Phục
Dưới đây là một số lỗi phổ biến và cách khắc phục:
- Sai mã số thuế cá nhân, người phụ thuộc: Kiểm tra lại trên CMND/CCCD hoặc trên website của Tổng cục Thuế. Yêu cầu điều chỉnh thông tin nếu cần.
- Kê khai sai kỳ tính thuế: Đảm bảo chọn đúng kỳ tính thuế là “Năm 2025” (từ 01/01/2025 đến 31/12/2025).
- Bỏ sót thu nhập hoặc không đầy đủ chứng từ khấu trừ: Rà soát lại tất cả các nguồn thu nhập và liên hệ các đơn vị chi trả để bổ sung chứng từ.
- Sai sót trong việc xác định đối tượng nộp thuế hoặc giảm trừ: Tham khảo lại Mục 2 của bài viết để xác định đúng đối tượng và điều kiện giảm trừ gia cảnh.
- Không gửi hoặc quên nộp phụ lục bảng kê người phụ thuộc: Đảm bảo đã đính kèm hoặc khai đầy đủ phụ lục nếu có người phụ thuộc.
Chủ động tìm hiểu, kiểm tra kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy định sẽ giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN 2025 một cách thuận lợi và tránh mọi rắc rối không đáng có.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Quyết Toán Thuế TNCN 2025 (FAQ)
Dưới đây là tổng hợp một số câu hỏi thường gặp liên quan đến quyết toán thuế TNCN 2025 mà nhiều người nộp thuế quan tâm.
8.1. Có cần quyết toán thuế nếu không có phát sinh thuế phải nộp/hoàn?
Nếu bạn chỉ có thu nhập từ một nơi và đã được khấu trừ đủ thuế, hoặc tổng thu nhập chưa đến mức phải nộp thuế và không có nhu cầu hoàn thuế, thì bạn không bắt buộc phải quyết toán. Tuy nhiên, nếu bạn có thu nhập từ hai nơi trở lên, hoặc có số thuế nộp thừa và muốn được hoàn lại, thì vẫn cần quyết toán.
8.2. Làm thế nào để lấy lại chứng từ khấu trừ thuế nếu bị mất?
Bạn cần liên hệ với tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập đã cấp chứng từ đó để yêu cầu cấp lại hoặc xin xác nhận về số thuế đã khấu trừ. Trong một số trường hợp, nếu đơn vị đã giải thể hoặc không thể liên hệ được, bạn có thể nộp bản sao chứng từ khấu trừ thuế (nếu có) hoặc các giấy tờ chứng minh thu nhập khác.
8.3. Nếu không quyết toán thuế TNCN có bị phạt không?
Có. Nếu bạn thuộc đối tượng bắt buộc phải quyết toán thuế TNCN mà không thực hiện hoặc thực hiện chậm, bạn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định của pháp luật. Mức phạt sẽ phụ thuộc vào thời gian chậm nộp và mức độ vi phạm.
8.4. Có thể ủy quyền cho người khác đi nộp hồ sơ trực tiếp không?
Có. Bạn có thể ủy quyền cho người khác (ví dụ: người thân, đại lý thuế) đi nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp tại cơ quan thuế. Tuy nhiên, cần có Giấy ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật, có chữ ký của bạn và được công chứng hoặc chứng thực (tùy trường hợp).
8.5. Thời gian xử lý hoàn thuế TNCN là bao lâu?
Theo quy định, cơ quan thuế có thời hạn xử lý hồ sơ hoàn thuế trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, và 40 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế. Thực tế có thể dao động tùy vào lượng hồ sơ và thời điểm nộp.
“Kế toán Á Châu – Đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.”
Mọi thông tin cần tư vấn xin vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Dịch Vụ Tài chính – Kế toán Á Châu
Đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt Nam
- 0776 112 333 – 0932 154 266
- info@dichvuketoanachau.com
- 343 Phạm Ngũ Lão, Phường Bến Thành, Hồ Chí Minh
- Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 đến 17:30
👉 Liên hệ – Đăng ký – Đồng hành cùng Kế Toán Á Châu ngay hôm nay!
