6 Cập Nhật Luật Doanh Nghiệp 2025: Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi

Một trong những điểm nổi bật là việc đưa khái niệm “chủ sở hữu hưởng lợi“ vào hệ thống pháp luật, yêu cầu doanh nghiệp phải kê khai thông tin chi tiết về cá nhân, tổ chức có quyền kiểm soát thực sự – một bước quan trọng để chống rửa tiền và minh bạch hóa sở hữu.

Đồng thời, luật mới cũng tinh gọn thủ tục thay đổi thông tin doanh nghiệp, bổ sung chế tài xử phạt nghiêm hơn đối với hành vi kê khai sai hoặc không đúng hạn. Ngoài ra, quy trình giải thể chi nhánh, văn phòng đại diện cũng được đơn giản hóa, giảm gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp trong giai đoạn đóng cửa.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hệ thống lại toàn bộ các thay đổi quan trọng của Luật Doanh nghiệp 2025, đi kèm ví dụ minh họa thực tế, hướng dẫn thủ tục và khuyến nghị cụ thể để giúp doanh nghiệp hiểu rõ, chuẩn bị đúng và hành động kịp thời trước những quy định pháp lý mới có hiệu lực.

Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi Là Ai? Khi Nào Phải Khai Báo?

Chủ sở hữu hưởng lợi là một khái niệm mới và quan trọng được quy định rõ ràng trong Luật Doanh nghiệp mới 2025, nhằm minh bạch hóa cơ cấu sở hữu và kiểm soát thực tế doanh nghiệp. Khái niệm này không chỉ dành cho người đứng tên trên giấy phép kinh doanh, mà tập trung vào người có quyền kiểm soát thực sự hoặc được hưởng lợi nhiều nhất từ hoạt động của doanh nghiệp, kể cả khi họ không xuất hiện chính thức trên hồ sơ pháp lý.

Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi

Theo luật mới, một cá nhân được coi là chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp trên 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết của doanh nghiệp.
• Có quyền quyết định hoặc chi phối các vấn đề tài chính, hoạt động kinh doanh, nhân sự vượt trên quyền hạn thông thường của thành viên góp vốn, cổ đông hoặc ban giám đốc.
• Nhận phần lớn lợi nhuận được phân chia từ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc quyết định việc sử dụng lợi nhuận đó.
• Đứng sau các cấu trúc sở hữu phức tạp, dùng nhiều lớp pháp nhân để che giấu danh tính thực sự.

Đây là những dấu hiệu thường gặp để nhận diện chủ sở hữu thực sự đứng sau doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh các hành vi rửa tiền, trốn thuế, hoặc đầu tư núp bóng đang ngày càng tinh vi hơn.

Nghĩa vụ kê khai & cập nhật thông tin

Theo Luật Doanh nghiệp 2025, tất cả doanh nghiệp phải thực hiện:

• Kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi ngay khi đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
• Trong quá trình hoạt động, nếu có thay đổi liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp phải cập nhật lại trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Nếu không thực hiện kê khai hoặc kê khai không đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị:

• Xử phạt hành chính lên đến 20 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm.
• Bị đưa vào danh sách cảnh báo rủi ro pháp lý, ảnh hưởng đến việc vay vốn, mở rộng kinh doanh hoặc đấu thầu công.

Ví dụ minh họa dễ hiểu

Công ty TNHH ABC có 3 thành viên góp vốn, mỗi người góp 33,33% vốn điều lệ. Tuy nhiên, trong thực tế, ông B là người đưa ra toàn bộ quyết định liên quan đến đầu tư, tài chính, tuyển dụng và phân phối lợi nhuận, trong khi hai người còn lại chỉ góp vốn “cho có”. Như vậy, dù không sở hữu quá 50% vốn, ông B chính là chủ sở hữu hưởng lợi, theo đúng tiêu chí của luật mới, và doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai thông tin về ông B trong hồ sơ pháp lý.

Việc nhận diện đúng và kê khai đúng chủ sở hữu hưởng lợi là một trong những điểm bắt buộc trong Luật Doanh nghiệp 2025. Doanh nghiệp nên chủ động thực hiện đầy đủ để tránh vi phạm và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: Hướng Dẫn Thành Lập Công Ty TNHH/CP Năm 2025: Hồ Sơ, Thủ Tục, Chi Phí

Quy Trình Thay Đổi Thông Tin Doanh Nghiệp Theo Luật Mới

Các trường hợp bắt buộc phải thông báo
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải gửi thông báo thay đổi tới Cơ quan đăng ký kinh doanh khi có một trong các nội dung sau:

• Thay đổi tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, địa chỉ chi nhánh/VPĐD/địa điểm kinh doanh.
• Thay đổi ngành, nghề kinh doanh (bổ sung/bỏ ngành, chuyển ngành có điều kiện).
• Thay đổi vốn điều lệ; tỷ lệ góp vốn; danh sách thành viên/cổ đông; cổ đông sáng lập/cổ đông nước ngoài.
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật, Giám đốc/Tổng giám đốc, người đứng đầu chi nhánh/VPĐD.
• Thay đổi thông tin “chủ sở hữu hưởng lợi” hoặc các dữ liệu định danh khác đã kê khai.

Lưu ý: đa số trường hợp phải nộp thông báo trong thời hạn luật định (thường tính từ ngày ra quyết định thay đổi), tránh bị xử phạt do nộp trễ.

Thời gian xử lý hồ sơ
Cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết tối đa 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Kết quả là Giấy xác nhận thay đổi hoặc cập nhật trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ cần bổ sung, bạn sẽ nhận thông báo nêu rõ nội dung cần sửa.

Cách thức nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia/Hệ thống đăng ký doanh nghiệp (đăng ký tài khoản, ký số, tải hồ sơ điện tử). Dữ liệu đã liên thông với các cơ quan như Thuế – BHXH – Lao động, giúp giảm giấy tờ trùng lặp.

Hồ sơ tham khảo (tùy trường hợp)

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
• Quyết định và Biên bản họp (HĐTV/HĐQT/Chủ sở hữu) về nội dung thay đổi.
• Điều lệ/sửa đổi điều lệ (nếu có).
• Danh sách thành viên/cổ đông cập nhật; danh sách “chủ sở hữu hưởng lợi” (nếu thay đổi).
• Giấy ủy quyền và CMND/CCCD của người nộp hồ sơ (nếu ủy quyền).

Mẹo tránh bị trả hồ sơ

• Thống nhất thông tin trên tất cả tài liệu (tên, mã số, địa chỉ, người đại diện).
• Ký số đúng chuẩn; đính kèm file rõ ràng, định dạng được chấp nhận.
• Sau khi được chấp thuận, đồng bộ thông tin nội bộ: hóa đơn điện tử, ngân hàng, hợp đồng, BHXH, website/biển hiệu để tránh lệch dữ liệu.

Cơ Chế Chấm Dứt Hoạt Động Chi Nhánh, Văn Phòng Đại Diện (VPĐD)

Để chấm dứt hoạt động hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện theo 3 nhóm việc chính:

1. Hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi nộp hồ sơ
   Trước khi gửi hồ sơ chấm dứt, chi nhánh/VPĐD phải làm việc với cơ quan thuế để khóa sổ và hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ còn lại. Thực tế bao gồm: nộp đủ tờ khai thuế còn thiếu (GTGT, TNCN, TNDN theo phát sinh), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, quyết toán đến thời điểm chấm dứt, nộp các khoản thuế/phạt/lãi (nếu có), xử lý hóa đơn tồn (hủy/hoặc chuyển giao theo quy định). Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ tiếp nhận khi nhận được xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế từ cơ quan thuế.
2. Hồ sơ – thời hạn – chế tài
   Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh/VPĐD. Hồ sơ thường gồm: Thông báo chấm dứt hoạt động (theo mẫu), quyết định của chủ sở hữu/HĐTV/HĐQT (tùy loại hình), biên bản họp (nếu có), xác nhận nghĩa vụ thuế, cùng các giấy tờ liên quan theo yêu cầu. Quá hạn nộp hoặc kê khai thiếu/không chính xác có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành (thực tế mức phạt phổ biến từ 5–10 triệu đồng, tùy hành vi và tình tiết).
3. Tự động chấm dứt sau 180 ngày nếu “bỏ mặc”
   Khi đã có thông báo tình trạng “đang làm thủ tục chấm dứt” trên Cổng thông tin quốc gia, nhưng sau 180 ngày doanh nghiệp vẫn không nộp đủ hồ sơ và không có ý kiến phản hồi từ cơ quan thuế hay bên liên quan, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật trạng thái “đã chấm dứt hoạt động” trên hệ thống và đồng bộ cho cơ quan thuế. Cơ chế này nhằm xử lý các đơn vị “ngủ quên” (không giao dịch, không báo cáo) để tránh tồn tại pháp lý kéo dài trên giấy tờ.

Gợi ý thực hành

• Chuẩn bị sớm kế hoạch quyết toán, đối chiếu công nợ thuế và hóa đơn trước ngày ra quyết định chấm dứt.
• Rà soát đầy đủ thành phần hồ sơ theo địa phương yêu cầu; lưu ý thời hạn 10 ngày để tránh bị phạt.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ trên hệ thống và phản hồi kịp thời nếu có yêu cầu bổ sung, nhằm rút ngắn thời gian cập nhật trạng thái chấm dứt.

Trạng Thái Pháp Lý Doanh Nghiệp: Định Nghĩa & Ý Nghĩa

Hệ thống đăng ký doanh nghiệp hiện ghi nhận nhiều trạng thái để phản ánh đúng “sức khỏe pháp lý” của doanh nghiệp và liên thông dữ liệu với Thuế – BHXH – Lao động. 

Các trạng thái chính gồm: Đang hoạt động (mặc định sau khi được cấp GCNĐKDN); Tạm ngừng kinh doanh (doanh nghiệp chủ động thông báo, có thời hạn); Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (mới, do cơ quan thuế xác minh và chuyển trạng thái, mang tính cảnh báo rủi ro cao); Đang làm thủ tục giải thể/phá sản; và Đã giải thể/phá sản/chấm dứt tồn tại. 

Mỗi trạng thái kéo theo hệ quả quản lý khác nhau: quyền – nghĩa vụ kê khai thuế, tham gia BHXH, thực hiện giao dịch… sẽ bị giới hạn hoặc thay đổi tương ứng.

Cách xử lý khi bị đưa về trạng thái “Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”

1. Xác minh thực tế & giải trình: soạn văn bản giải trình nguyên nhân (đã chuyển địa chỉ, tạm ngừng, sai sót tiếp nhận bưu chính…), kèm tài liệu chứng minh hoạt động.
2. Thực hiện nghĩa vụ thuế: nộp đủ tờ khai, báo cáo còn thiếu và xử lý các khoản nợ/phạt (nếu có).
3. Cập nhật đăng ký: nếu đã thay đổi trụ sở, nộp hồ sơ đổi địa chỉ trong thời hạn luật định; nếu vẫn tại địa chỉ cũ, phối hợp cơ quan thuế xác minh để kết thúc trạng thái.
4. Khôi phục trạng thái: sau khi cơ quan thuế chấp thuận, Phòng ĐKKD cập nhật lại “Đang hoạt động”.

Lưu ý: nếu để kéo dài không khắc phục, doanh nghiệp có thể bị áp dụng biện pháp xử lý mạnh (như thu hồi GCNĐKDN, buộc giải thể theo quy định). Thực tiễn, nhiều trường hợp quá 12 tháng không xử lý sẽ đối mặt nguy cơ bị chấm dứt tồn tại bắt buộc.

Kết Nối Dữ Liệu Doanh Nghiệp Với Thuế – BHXH – Lao Động

Nhờ liên thông giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các hệ thống của Thuế, BHXH, cơ quan quản lý lao động, doanh nghiệp được cắt giảm đáng kể thủ tục giấy tờ. Thông tin nền tảng như tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề, trạng thái pháp lý… sẽ được tự động chia sẻ giữa các cơ quan.

Doanh nghiệp được miễn gì?

• Không phải nộp lại các bản sao giấy tờ đăng ký (GCN ĐKDN/GCN hoạt động chi nhánh/địa điểm kinh doanh) khi cơ quan khác đã có thể tra cứu trên hệ thống.
• Hạn chế khai lặp: các trường dữ liệu đã có trong hệ thống dùng chung không phải nhập lại khi làm thủ tục ở Thuế, BHXH, Lao động.
• Đồng bộ trạng thái: khi thay đổi địa chỉ, người đại diện, ngành nghề hoặc chấm dứt chi nhánh… dữ liệu được chuyển tiếp để các cơ quan cập nhật thống nhất.

Cần làm gì để không vi phạm?

• Kê khai đúng – đủ – kịp thời trên Cổng Dịch vụ công/ Hệ thống đăng ký doanh nghiệp; dùng đúng biểu mẫu, chuẩn hóa địa chỉ, số giấy tờ, mã ngành.
• Cập nhật ngay khi có thay đổi (trụ sở, người đại diện, ngành nghề, cơ cấu sở hữu, chủ sở hữu hưởng lợi, đơn vị phụ thuộc…).
• Đối soát thông tin công khai: thường xuyên kiểm tra dữ liệu hiển thị trên Cổng thông tin quốc gia để phát hiện sai lệch và yêu cầu hiệu chỉnh.
• Tuân thủ nghĩa vụ phát sinh: dù dữ liệu liên thông, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai thuế, đăng ký tham gia BHXH cho người lao động, lưu trữ hồ sơ điện tử/giấy theo thời hạn luật định.
• Bảo mật & phân quyền: thiết lập 2FA cho tài khoản, quản lý nhật ký nộp hồ sơ, phân công đầu mối pháp chế/kế toán theo dõi phản hồi từ các cơ quan.

Tác Động & Khuyến Nghị Cho Doanh Nghiệp

Luật Doanh nghiệp mới nhấn mạnh minh bạch sở hữu, liên thông dữ liệu và kỷ luật thủ tục. Vì vậy, doanh nghiệp nên coi đây là cơ hội chuẩn hóa quản trị thay vì chỉ “chạy thủ tục”.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì?

• Rà soát và kê khai chủ sở hữu hưởng lợi (BO): Lập sơ đồ sở hữu trực tiếp/gián tiếp, xác định cá nhân đáp ứng ngưỡng chi phối, soạn “Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi” và phân công đầu mối cập nhật khi có biến động.
• Thiết lập quy trình cập nhật trong 10 ngày: Xây “SOP thay đổi đăng ký” cho các trường hợp đổi ngành nghề, người đại diện, cổ đông nước ngoài, BO… kèm checklist hồ sơ và lịch cảnh báo nội bộ.
• Tối ưu hóa nộp/kê khai online: Đăng ký tài khoản tổ chức trên Cổng ĐKKD, chữ ký số dùng chung, phân quyền truy cập; chuẩn hóa mã ngành, địa chỉ, thông tin cá nhân theo định dạng hệ thống để giảm lỗi.
• Hoàn thiện hồ sơ đơn vị phụ thuộc: Rà soát chi nhánh/VPĐD/địa điểm kinh doanh—tình trạng thuế, bảng hiệu, hợp đồng thuê, báo cáo; chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ chấm dứt/điều chỉnh khi cần.
• Quản trị dữ liệu & đối soát liên thông: Định kỳ kiểm tra thông tin công khai trên Cổng thông tin quốc gia, so khớp với dữ liệu thuế/BHXH; lưu trữ hồ sơ giấy & điện tử tối thiểu theo luật định.
• Đào tạo nội bộ: Tập huấn bộ phận pháp chế–kế toán–nhân sự về tiêu chí BO, thời hạn thông báo, trình tự chấm dứt chi nhánh và rủi ro xử phạt.

Rủi ro nếu không thực hiện đúng

• Xử phạt hành chính: Chậm/khai sai có thể bị phạt, buộc khắc phục và công khai tình trạng vi phạm.
• Bị đưa về trạng thái “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” hoặc “tạm ngừng/đang làm thủ tục chấm dứt”: Ảnh hưởng mã số thuế, giao dịch ngân hàng, hóa đơn, hoàn thuế.
• Mất cơ hội kinh doanh: Khó tham gia đấu thầu, huy động vốn, mở tín dụng; đối tác và ngân hàng tăng thẩm định do thiếu minh bạch BO.
• Rủi ro dây chuyền dữ liệu: Sai lệch ở hệ thống đăng ký kéo theo sai tại Thuế–BHXH–Lao động, phát sinh thủ tục hiệu chỉnh tốn thời gian.

Khuyến nghị hành động nhanh

1. Hoàn thành bản đồ sở hữu và hồ sơ BO; 
2. Ban hành SOP cập nhật trong 10 ngày cho mọi thay đổi; 
3. Kiểm tra “sức khỏe pháp lý” của chi nhánh/VPĐD; 
4. Thiết lập lịch đối soát dữ liệu liên thông hàng quý; 
5. Chỉ định người chịu trách nhiệm và KPI tuân thủ.
   

Tổng kết: Luật Doanh nghiệp mới 2025 đánh dấu bước chuyển lớn về minh bạch và trách nhiệm. Doanh nghiệp chuẩn bị sớm, tuân thủ đúng và vận hành dựa trên dữ liệu sẽ giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và tăng uy tín với nhà đầu tư–đối tác.

Cần hỗ trợ rà soát/kê khai chủ sở hữu hưởng lợi, thủ tục đăng ký thay đổi, hoặc tối ưu quy trình chấm dứt/điều chỉnh chi nhánh, VPĐD theo quy định mới? Hãy để lại thông tin ngay bên dưới bài viết hoặc nhắn cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

“Kế toán Á Châu – Đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.”

Mọi thông tin cần tư vấn xin vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Dịch Vụ Tài chính – Kế toán Á Châu

Đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt Nam

•  0776 112 333 – 0932 154 266

•  info@dichvuketoanachau.com

•  643 Điện Biên Phủ, Phường Bàn Cờ, Hồ Chí Minh

•  Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 đến 17:30

👉 Liên hệ – Đăng ký – Đồng hành cùng Kế Toán Á Châu ngay hôm nay!