Nghị Định 104/2025/NĐ-CP Là Gì? 8 Điểm Mới Về Công Chứng

Lời Mở Đầu: “Cuộc Cách Mạng” Pháp Lý Cho Ngành Công Chứng Việt Nam

Vào ngày 15/05/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP (sau đây gọi tắt là Nghị định 104) để quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng 2024. Văn bản này sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và thay thế hoàn toàn cho Nghị định 29/2015/NĐ-CP.

Đây không chỉ là một bản cập nhật pháp lý thông thường. Nghị định 104 được xem là một bước tiến mang tính cách mạng, đặt nền móng cho việc chuyển đổi số toàn diện ngành công chứng, nâng cao tính an toàn pháp lý cho người dân và chuyên nghiệp hóa đội ngũ công chứng viên.

Những thay đổi đáng chú ý nhất bao gồm:

1. Chính thức cho phép công chứng điện tử đối với hầu hết giao dịch.
2. Bắt buộc mua bảo hiểm nghề nghiệp cho công chứng viên, tăng cường bảo vệ người dân.
3. Kết nối cơ sở dữ liệu công chứng với dữ liệu quốc gia về dân cư và đất đai.
4. Đặt ra lộ trình giải thể hoặc chuyển đổi các Phòng công chứng (nhà nước) sang mô hình Văn phòng công chứng (tư nhân).

Bài viết này sẽ phân tích sâu 8 nhóm quy định cốt lõi của Nghị định 104/2025/NĐ-CP, giúp bạn hiểu rõ những tác động trực tiếp đến quyền lợi của mình khi thực hiện các giao dịch pháp lý từ ngày 01/07/2025.

Nghị Định 104/2025/NĐ-CP Là Gì Và Áp Dụng Cho Ai?

Trước hết, chúng ta cần làm rõ phạm vi của văn bản này.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP là gì?

Hiểu một cách đơn giản, nếu Luật Công chứng 2024 là “bộ khung” pháp lý, thì Nghị định 104 chính là “cuốn cẩm nang hướng dẫn” chi tiết cách thức triển khai bộ khung đó trong thực tế. Nó quy định cụ thể về mọi khía cạnh của hoạt động công chứng, từ việc ai được làm công chứng viên, mở văn phòng ra sao, cho đến quy trình công chứng điện tử và cách thức lưu trữ hồ sơ.

Những ai là đối tượng áp dụng của Nghị định 104?

Nghị định này ảnh hưởng đến toàn bộ hệ sinh thái công chứng tại Việt Nam, bao gồm:

• Người yêu cầu công chứng: Tức là mọi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi cần công chứng hợp đồng, giao dịch, di chúc, văn bản thỏa thuận…
• Công chứng viên: Người trực tiếp thực hiện việc công chứng.
• Tổ chức hành nghề công chứng: Bao gồm Phòng công chứng (nhà nước) và Văn phòng công chứng (tư nhân).
• Các cơ quan quản lý nhà nước: Như Bộ Tư pháp, UBND các cấp, Sở Tư pháp.
• Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài: Khi thực hiện chức năng công chứng.
• Các tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên: Như Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam và các Hội công chứng viên cấp tỉnh.

Phân Tích 8 Nhóm Quy Định Trọng Tâm Của Nghị Định 104

Đây là phần nội dung quan trọng nhất, làm rõ những thay đổi cốt lõi mà Nghị định 104 mang lại.

2.1 Công Chứng Điện Tử – Bước Ngoặt Lịch Sử (Mục 5)

Đây là thay đổi được mong chờ nhất và có tác động lớn nhất đến người dân. Lần đầu tiên, hành lang pháp lý cho công chứng điện tử được quy định rõ ràng và toàn diện.

Công chứng điện tử được thực hiện như thế nào?

Nghị định 104 cho phép hai hình thức công chứng điện tử:

1. Công chứng trực tiếp trên hệ thống: Các bên ký kết trực tiếp trên thiết bị điện tử tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.
2. Công chứng trực tuyến qua mạng: Các bên liên quan (người yêu cầu, người làm chứng, người phiên dịch) có thể ở các địa điểm khác nhau, thực hiện ký số vào văn bản công chứng qua hệ thống mạng.

Điều này mở ra cơ hội cho việc thực hiện các giao dịch từ xa, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, đặc biệt hữu ích cho các giao dịch có nhiều bên ở các tỉnh thành khác nhau.

Văn bản công chứng điện tử có gì đặc biệt?

Văn bản công chứng điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Để đảm bảo tính xác thực và khả năng tra cứu, văn bản này bắt buộc phải có:

• Chữ ký số của công chứng viên.
• Chữ ký số của những người yêu cầu công chứng (và các bên liên quan khác nếu có).
• Mã QR hoặc mã tham chiếu để tra cứu tính chính xác của văn bản.

Giao dịch nào KHÔNG được công chứng điện tử?

Đây là một lưu ý cực kỳ quan trọng. Để đảm bảo tính trang trọng, sự tự nguyện tuyệt đối và tránh rủi ro lạm dụng, pháp luật quy định NGOẠI TRỪ các giao dịch sau đây khỏi hình thức công chứng điện tử:

• Công chứng di chúc.
• Các hành vi pháp lý đơn phương khác (như giấy ủy quyền đơn phương, văn bản từ chối nhận di sản…).

Đối với các trường hợp này, người yêu cầu công chứng vẫn phải thực hiện thủ tục công chứng trực tiếp (công chứng truyền thống bằng văn bản giấy).

Quy định mới: Quay phim, chụp ảnh quá trình ký kết

Để tăng cường tính xác thực và tạo lập bằng chứng, Nghị định 104 cho phép công chứng viên chụp ảnh hoặc quay video quá trình người yêu cầu công chứng ký tên hoặc điểm chỉ. Những hình ảnh, video này sẽ được lưu trữ và là một phần không thể tách rời của hồ sơ công chứng.

Các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở

Nghị định cũng làm rõ các trường hợp đặc biệt mà người dân có thể yêu cầu công chứng ngoài trụ sở (tại nhà riêng, bệnh viện…):

• Người già yếu, không thể đi lại.
• Người bị khuyết tật.
• Phụ nữ đang mang thai.
• Các trường hợp bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh…).

2.2. Quyền lợi Người dân được Nâng cao: Bảo hiểm Bắt buộc (Mục 4)

Một trong những điểm yếu của hệ thống cũ là khi xảy ra sai sót, việc bồi thường cho người dân gặp nhiều khó khăn. Nghị định 104 giải quyết vấn đề này bằng cách bắt buộc các tổ chức hành nghề công chứng phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.

Mức bảo hiểm tối thiểu là bao nhiêu?

• Thời hạn bảo hiểm: Tối thiểu 05 năm.
• Mức phí tối thiểu: 3.000.000 đồng/năm/người (cho mỗi công chứng viên).
• Mức bồi thường tối thiểu: 400.000.000 đồng/người/vụ.
• Mức khấu trừ: 2.000.000 đồng cho mỗi lần bồi thường.

Quy định này tạo ra một “tấm khiên” tài chính vững chắc, đảm bảo quyền lợi của người dân sẽ được bồi thường thỏa đáng nếu công chứng viên gây ra thiệt hại.

Vai trò của Hiệp hội và Quỹ bồi thường

Nghị định 104 cũng nâng cao vai trò của các tổ chức xã hội – nghề nghiệp (Hội công chứng viên cấp tỉnh và Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam). Các tổ chức này sẽ hoạt động tự quản, phi lợi nhuận, có trách nhiệm:

• Ban hành và giám sát việc tuân thủ Bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp.
• Tổ chức đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ.
• Thực hiện kỷ luật đối với công chứng viên vi phạm.
• Đặc biệt, Hiệp hội sẽ thành lập Quỹ bồi thường để hỗ trợ thêm cho các trường hợp rủi ro nghề nghiệp, bên cạnh quỹ bảo hiểm bắt buộc.

2.3. Chuyển đổi số Toàn diện: Cơ sở Dữ liệu & Lưu trữ (Mục 6)

Nếu công chứng điện tử là “bề nổi”, thì việc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia là “phần chìm” vô cùng quan trọng của quá trình chuyển đổi số.

Dữ liệu công chứng sẽ được kết nối đi đâu?

Đây là một cải cách lớn. Toàn bộ dữ liệu công chứng sẽ được kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu quốc gia quan trọng khác, bao gồm:

• Cơ sở dữ liệu quốc gia về Dân cư.
• Cơ sở dữ liệu quốc gia về Đất đai.
• Cơ sở dữ liệu về Thuế.

Lợi ích của việc này là gì? 

Khi công chứng viên tiếp nhận hồ sơ (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng nhà đất), họ có thể ngay lập tức tra cứu, xác minh thông tin về nhân thân (qua CSDL Dân cư) và tình trạng pháp lý của bất động sản (qua CSDL Đất đai) một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp ngăn chặn lừa đảo, giả mạo giấy tờ và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ.

Từ 01/7/2025, hồ sơ công chứng được lưu trữ thế nào?

Nghị định 104 quy định rõ: Kể từ ngày 01/07/2025, mọi hồ sơ công chứng phải được lưu trữ dưới dạng điện tử.

Các hồ sơ này phải được đồng bộ hóa theo thời gian thực và hệ thống lưu trữ phải đạt chuẩn an toàn thông tin cấp độ 3 trở lên để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và chống xâm nhập.

Nếu văn phòng công chứng giải thể, hồ sơ sẽ đi về đâu?

Để tránh tình trạng hồ sơ bị thất lạc hoặc “bỏ rơi” khi một tổ chức công chứng giải thể, Nghị định quy định rõ: Toàn bộ hồ sơ (cả giấy và điện tử) phải được bàn giao cho một tổ chức hành nghề công chứng khác theo chỉ định của Sở Tư pháp.

2.4. Lộ trình Chuyển đổi các Phòng Công chứng (Mục 3)

Đây là một thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức, thể hiện rõ chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng.

Hiện nay, chúng ta có 2 mô hình:

1. Phòng công chứng: Đơn vị sự nghiệp công lập (thuộc Nhà nước, do Sở Tư pháp quản lý).
2. Văn phòng công chứng: Doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh (do tư nhân thành lập).

Nghị định 104 đặt ra một lộ trình cụ thể để các Phòng công chứng nhà nước phải chuyển đổi mô hình hoặc giải thể:

• Trước 31/12/2026: Các Phòng công chứng phải tự chủ toàn bộ chi phí hoạt động.
• Trước 31/12/2027: Các Phòng công chứng đang tự chủ chi thường xuyên phải hoàn tất chuyển đổi.
• Chậm nhất 31/12/2028: Phải hoàn tất việc chuyển đổi hoặc giải thể toàn bộ các Phòng công chứng còn lại.

Các hình thức chuyển đổi có thể là chuyển giao cho các công chứng viên đang làm việc tại phòng đó để thành lập Văn phòng công chứng, hoặc bán đấu giá tài sản theo quy định.

2.5. Siết chặt Điều kiện thành lập Văn phòng Công chứng (Mục 3)

Song song với việc giảm bớt mô hình nhà nước, Nghị định 104 cũng nâng cao tiêu chuẩn “đầu vào” đối với các Văn phòng công chứng (tư nhân) để đảm bảo chất lượng.

• Loại hình doanh nghiệp: Được phép thành lập dưới dạng Doanh nghiệp tư nhân hoặc Công ty hợp danh.
• Điều kiện “cứng” về trụ sở:
  • Diện tích tối thiểu: 8m² / người (tính trên tổng số công chứng viên và nhân viên).
  • Kho lưu trữ: Tối thiểu 50m² trở lên.
  • Hợp đồng thuê địa điểm: Phải có thời hạn thuê ít nhất 02 năm.

Các quy định về thủ tục đăng ký, thay đổi thông tin, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng và giải thể văn phòng công chứng cũng được quy định chi tiết để đảm bảo tính chặt chẽ.

2.6. “Đầu vào” Nghiêm ngặt: Đào tạo & Bổ nhiệm Công chứng viên (Mục 2)

Chất lượng của công chứng viên là yếu tố then chốt. Nghị định 104 quy định chặt chẽ về quy trình này.

• Đào tạo: Việc đào tạo nghiệp vụ công chứng chỉ được thực hiện tại các cơ sở đào tạo thuộc Bộ Tư pháp, đảm bảo tính thống nhất về chương trình.
• Quy trình bổ nhiệm mới:
  1. Người đủ điều kiện (có bằng đào tạo, có thời gian công tác pháp luật…) nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hành nghề.
  2. Sở Tư pháp thẩm định và gửi đề nghị lên Bộ Tư pháp.
  3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét và ra quyết định bổ nhiệm trong vòng 10 ngày.
• Miễn nhiệm: Được thực hiện khi công chứng viên có đơn đề nghị thôi việc, hoặc khi bị phát hiện vi phạm nghiêm trọng, không còn đủ tiêu chuẩn hành nghề.
• Bổ nhiệm lại: Đây là một điểm nhân văn. Những công chứng viên từng bị miễn nhiệm (không phải do vi phạm hình sự hoặc bị tước quyền), nếu nay đã khắc phục được nguyên nhân và đáp ứng đủ điều kiện, có thể nộp hồ sơ xin bổ nhiệm lại. Quy trình bổ nhiệm lại được thực hiện tương tự như bổ nhiệm mới.

2.7. Phân cấp Quản lý Nhà nước (Mục 7)

Nghị định 104 phân định rõ trách nhiệm quản lý của các cơ quan để tránh chồng chéo và tăng hiệu quả:

• Bộ Tư pháp: Chịu trách nhiệm quản lý thống nhất trên toàn quốc, ban hành các văn bản hướng dẫn, phê duyệt Điều lệ của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam.
• Bộ Ngoại giao: Hướng dẫn nghiệp vụ công chứng cho các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Bộ Tài chính: Quy định khung phí, lệ phí công chứng và hướng dẫn chi tiết việc thực hiện bảo hiểm nghề nghiệp.
• UBND cấp tỉnh: Quản lý trực tiếp các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. Đây là cơ quan có thẩm quyền phê duyệt việc thành lập, hợp nhất, sáp nhập, giải thể Văn phòng công chứng, đồng thời hỗ trợ phát triển cơ sở dữ liệu công chứng của tỉnh.

2.8. Điều khoản Chuyển tiếp: Xử lý các vấn đề Tồn đọng (Mục 8)

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, Nghị định 104 có các quy định “gối đầu”:

• Xây dựng Điều lệ: Các Văn phòng công chứng đã thành lập trước ngày 01/07/2025 phải hoàn thành việc xây dựng và thông qua Điều lệ hoạt động của mình trong vòng 03 tháng (tức là trước 01/10/2025).
• Về trụ sở chưa đủ chuẩn: Những văn phòng hoặc phòng công chứng hiện tại chưa đáp ứng điều kiện mới về diện tích (8m²/người, kho 50m²) vẫn được phép hoạt động tạm thời. Tuy nhiên, khi thay đổi địa điểm hoặc đăng ký lại hoạt động, bắt buộc phải tuân thủ theo quy định mới.
• Về mô hình chính quyền mới: Tại các địa phương có tổ chức lại mô hình chính quyền (ví dụ: không còn HĐND cấp huyện), thẩm quyền về công chứng có thể được điều chuyển cho cấp xã nếu cấp xã đó đáp ứng đủ tiêu chuẩn theo luật định.

Bảng So Sánh Nhanh: Nghị Định 104/2025 (Mới) vs. Nghị Định 29/2015 (Cũ)

Để dễ hình dung, đây là bảng tóm tắt những khác biệt lớn nhất:

Tác Động Của Nghị Định 104 Đến Người Dân Và Doanh Nghiệp

Những thay đổi này không chỉ nằm trên giấy, chúng sẽ tác động trực tiếp đến cách chúng ta giao dịch hàng ngày.

Lợi ích cho người dân:

1. Tiết kiệm thời gian, chi phí: Không cần phải di chuyển đến văn phòng công chứng cho nhiều loại hợp đồng. Có thể thực hiện giao dịch từ xa nếu các bên đều có chữ ký số.
2. An toàn và được bảo vệ hơn: Rủi ro sai sót được giảm thiểu nhờ CSDL liên thông. Nếu xảy ra sai sót, đã có quỹ bảo hiểm bắt buộc và quỹ bồi thường của Hiệp hội để đảm bảo quyền lợi.
3. Minh bạch, chống giả mạo: Mọi văn bản công chứng điện tử đều có mã QR để tra cứu. Việc kết nối CSDL đất đai, dân cư giúp ngăn chặn hiệu quả việc sử dụng giấy tờ giả, một tài sản bán cho nhiều người.
4. Linh hoạt hơn: Các trường hợp đặc biệt (người già, ốm đau) được pháp luật bảo vệ quyền lợi, cho phép công chứng tại nhà.

Lợi ích và thách thức cho doanh nghiệp (Văn phòng công chứng):

1. Chuyên nghiệp hóa: Các văn phòng phải đầu tư bài bản hơn về trụ sở, công nghệ và quy trình để đáp ứng tiêu chuẩn mới.
2. Tăng cạnh tranh: Lộ trình xóa bỏ Phòng công chứng nhà nước sẽ mở rộng thị trường cho khối tư nhân, tạo ra một môi trường cạnh tranh bình đẳng và sôi động hơn.
3. Thách thức về chi phí: Các VPKC sẽ phải gánh thêm chi phí tuân thủ: chi phí mua bảo hiểm bắt buộc, chi phí đầu tư hệ thống công nghệ thông tin đạt chuẩn cấp độ 3 để lưu trữ điện tử.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs) Về Nghị Định 104/2025

Câu 1: Khi nào Nghị định 104/2025/NĐ-CP có hiệu lực?

Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.

Câu 2: Tôi muốn lập di chúc, tôi có thể công chứng online được không?

Không. Theo Nghị định 104, công chứng di chúc và các hành vi pháp lý đơn phương khác bắt buộc phải thực hiện công chứng trực tiếp (công chứng giấy truyền thống), không được áp dụng công chứng điện tử.

Câu 3: Có phải tất cả các Phòng công chứng nhà nước sẽ đóng cửa hết không?

Không hẳn là “đóng cửa”. Họ có một lộ trình đến hết ngày 31/12/2028 để hoàn tất việc chuyển đổi sang mô hình Văn phòng công chứng (tư nhân) hoặc thực hiện thủ tục giải thể theo quy định.

Câu 4: Cha mẹ tôi đã già yếu, không đi lại được. Làm thế nào để công chứng hợp đồng tặng cho nhà?

Đây chính là trường hợp được pháp luật cho phép. Bạn có thể liên hệ tổ chức hành nghề công chứng và nộp đơn yêu cầu thực hiện công chứng ngoài trụ sở (tại nhà riêng). Công chứng viên sẽ đến tận nơi để thực hiện thủ tục.

Câu 5: Hồ sơ công chứng bằng giấy của tôi trước đây có còn giá trị không?

Còn nguyên giá trị pháp lý. Nghị định 104 quy định việc bắt buộc lưu trữ điện tử áp dụng cho các hồ sơ công chứng được thực hiện từ ngày 01/07/2025 trở đi. Các hồ sơ cũ vẫn có giá trị và được lưu trữ theo quy định tại thời điểm công chứng.

Kết Luận

Nghị định 104/2025/NĐ-CP là một bước tiến pháp lý quan trọng, đánh dấu sự chuyển mình mạnh mẽ của ngành công chứng Việt Nam theo hướng hiện đại, minh bạch và an toàn.

Với 3 trụ cột chính: (1) Chuyển đổi số (công chứng điện tử, cơ sở dữ liệu liên thông), (2) Bảo vệ người dùng (bảo hiểm bắt buộc, quỹ bồi thường), và (3) Chuyên nghiệp hóa (lộ trình chuyển đổi, siết chặt điều kiện), Nghị định 104 hứa hẹn sẽ giải quyết được nhiều vướng mắc tồn tại, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự, kinh tế.

“Kế toán Á Châu – Đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.”

Mọi thông tin cần tư vấn xin vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH Dịch Vụ Tài chính – Kế toán Á Châu

Đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt Nam

•  0776 112 333 – 0932 154 266

•  info@dichvuketoanachau.com

•  343 Phạm Ngũ Lão, Phường Bến Thành, Hồ Chí Minh

•  Thứ 2 – Thứ 6: 8:00 đến 17:30

👉 Liên hệ – Đăng ký – Đồng hành cùng Kế Toán Á Châu ngay hôm nay!