Danh mục chứng từ cần gửi kế toán mỗi tháng (file mẫu)
In ra hoặc copy thành checklist hằng tháng. Gửi đủ – gửi đúng hạn = sổ sách sạch, không phải "chữa cháy" cuối năm.
Ai nên dùng tài liệu này
- Chủ DN nhỏ thường xuyên bị kế toán nhắc "thiếu chứng từ".
- DN mới dùng dịch vụ kế toán thuê ngoài, chưa quen quy trình gửi hồ sơ.
- Nhân sự hành chính/kế toán nội bộ cần một mẫu chuẩn để gom đầu mỗi tháng.
Cách dùng
Mỗi đầu tháng, đối chiếu danh mục dưới đây với chứng từ tháng trước. Tốt nhất gửi trước ngày 05–10 hằng tháng để kịp kê khai. Đánh dấu ☐ khi đã gửi.
NHÓM 1 — Đầu vào (mua hàng, chi phí)
| ☐ | Chứng từ |
|---|---|
| ☐ | Hóa đơn mua hàng hóa, nguyên vật liệu (bản điện tử / file PDF + XML) |
| ☐ | Hóa đơn dịch vụ mua vào: thuê văn phòng, điện, nước, internet, vận chuyển, quảng cáo… |
| ☐ | Hóa đơn công cụ dụng cụ, tài sản mua trong tháng |
| ☐ | Hợp đồng / đơn đặt hàng kèm theo (với khoản lớn) |
| ☐ | Biên bản nghiệm thu, bàn giao (với dịch vụ/công trình) |
NHÓM 2 — Đầu ra (bán hàng, doanh thu)
| ☐ | Chứng từ |
|---|---|
| ☐ | Toàn bộ hóa đơn bán ra đã xuất trong tháng |
| ☐ | Bảng kê bán lẻ / doanh thu bán hàng không xuất hóa đơn (nếu có) |
| ☐ | Hợp đồng bán hàng / cung cấp dịch vụ (khoản lớn) |
| ☐ | Phiếu xuất kho tương ứng đơn bán |
NHÓM 3 — Ngân hàng & tiền mặt
| ☐ | Chứng từ |
|---|---|
| ☐ | Sao kê tất cả tài khoản ngân hàng của công ty (đủ tháng) |
| ☐ | Ủy nhiệm chi / chứng từ chuyển khoản các khoản chi ≥ 20 triệu |
| ☐ | Chứng từ thu – chi tiền mặt (phiếu thu, phiếu chi) |
| ☐ | Chứng từ vay / trả nợ vay, lãi vay ngân hàng (nếu có) |
NHÓM 4 — Lương & lao động
| ☐ | Chứng từ |
|---|---|
| ☐ | Bảng chấm công tháng |
| ☐ | Bảng lương (có ký nhận hoặc chứng từ chuyển khoản lương) |
| ☐ | Hợp đồng lao động mới ký / phụ lục / quyết định nghỉ việc trong tháng |
| ☐ | Chứng từ nộp BHXH và phát sinh bảo hiểm |
| ☐ | Hồ sơ đăng ký MST cá nhân / người phụ thuộc mới |
NHÓM 5 — Khác
| ☐ | Chứng từ |
|---|---|
| ☐ | Hóa đơn / chứng từ tài sản cố định mua hoặc thanh lý |
| ☐ | Chứng từ nộp thuế, lệ phí, phí phát sinh trong tháng |
| ☐ | Hợp đồng mới, phụ lục hợp đồng, biên bản quan trọng |
| ☐ | Thông báo / công văn từ cơ quan thuế, BHXH, ngân hàng |
| ☐ | Ghi chú các nghiệp vụ bất thường cần kế toán lưu ý (hàng biếu tặng, hủy hàng, đổi trả…) |
3 quy tắc gửi chứng từ "chuẩn"
- Đủ bộ: một khoản chi lớn = hóa đơn + hợp đồng + chứng từ thanh toán. Gửi lẻ một thứ thường phải bổ sung sau.
- Đúng hạn: gửi trước ngày kê khai để kế toán có thời gian rà; gửi sát hạn dễ sai sót.
- Có ghi chú: nghiệp vụ lạ thì viết một dòng giải thích — tránh kế toán hạch toán sai do hiểu nhầm.
💡 Gợi ý: tạo một thư mục đám mây (Google Drive/Zalo) chia đúng 5 nhóm trên, mỗi tháng một thư mục con. Kế toán lấy ở đó, không cần đi đòi từng cái.
☎️ Muốn quy trình gửi chứng từ gọn gàng cho cả công ty? Khi dùng Dịch vụ Kế toán Á Châu, bạn được hướng dẫn một quy trình gửi chứng từ đơn giản theo đúng 5 nhóm này — kế toán chủ động nhắc, bạn không phải nhớ. Hotline: 0932 154 266 — gọi để nhận mẫu thư mục chứng từ dùng ngay.
Tài liệu mang tính tham khảo, cập nhật năm 2026. Danh mục có thể điều chỉnh theo đặc thù ngành nghề của từng doanh nghiệp.