Kế toán Á ChâuDịch vụ Tài chính Kế toán
Hotline 0932 154 266
dichvuketoanachau.com

Checklist hồ sơ cần chuẩn bị trước quyết toán thuế

Bộ hồ sơ cần gom đủ trước khi quyết toán hoặc khi cơ quan thuế xuống làm việc — kèm danh sách lỗi khiến chi phí dễ bị loại.

Ai nên dùng tài liệu này

Phần 1 — Hồ sơ pháp lý & kê khai

☐Đầu mục
☐Giấy chứng nhận ĐKDN, các lần thay đổi; điều lệ công ty
☐Toàn bộ tờ khai thuế đã nộp (GTGT, TNCN) và xác nhận nộp
☐Tờ khai & chứng từ nộp lệ phí môn bài
☐Thông báo phát hành / đăng ký hóa đơn điện tử, bảng kê hóa đơn đã dùng
☐Báo cáo tài chính các năm trong phạm vi quyết toán

Phần 2 — Sổ sách kế toán

☐Đầu mục
☐Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản
☐Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng
☐Sổ chi tiết công nợ phải thu / phải trả
☐Sổ chi tiết hàng tồn kho, bảng nhập – xuất – tồn
☐Bảng theo dõi & trích khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ

Phần 3 — Chứng từ gốc

☐Đầu mục
☐Hóa đơn đầu vào (mua hàng, dịch vụ, chi phí) — sắp theo thời gian
☐Hóa đơn đầu ra đầy đủ, khớp doanh thu kê khai
☐Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn ≥ 20 triệu (ủy nhiệm chi, sao kê)
☐Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
☐Sao kê ngân hàng đầy đủ 12 tháng/năm, khớp sổ

Phần 4 — Hợp đồng & hồ sơ kèm theo

☐Đầu mục
☐Hợp đồng mua – bán, hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, thanh lý
☐Hợp đồng thuê văn phòng/kho + chứng từ thanh toán tiền thuê
☐Hồ sơ tài sản cố định (hóa đơn, biên bản bàn giao)
☐Hồ sơ vay vốn (nếu có chi phí lãi vay đưa vào chi phí)

Phần 5 — Hồ sơ lao động & tiền lương

☐Đầu mục
☐Hợp đồng lao động của toàn bộ nhân sự
☐Bảng chấm công, bảng lương ký nhận, chứng từ chi lương
☐Đăng ký MST cá nhân & người phụ thuộc, hồ sơ giảm trừ gia cảnh
☐Hồ sơ BHXH, chứng từ nộp bảo hiểm
☐Quyết toán thuế TNCN, chứng từ khấu trừ

⚠️ Những lỗi khiến chi phí dễ bị LOẠI khi quyết toán

Đây là các nguyên nhân phổ biến nhất khiến chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN. Rà kỹ trước khi nộp:

  1. Chi ≥ 20 triệu nhưng thanh toán tiền mặt → không đủ điều kiện khấu trừ/chi phí.
  2. Hóa đơn từ doanh nghiệp đã bỏ trốn / ngừng hoạt động → chi phí và thuế GTGT đầu vào bị loại.
  3. Thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán đi kèm hóa đơn → chi phí không có cơ sở.
  4. Chi phí lương không đủ hồ sơ (thiếu HĐLĐ, bảng lương không ký, không đăng ký MST) → loại chi phí lương.
  5. Khấu hao tài sản không đăng ký phương pháp / vượt mức quy định → phần vượt bị loại.
  6. Chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (chi cá nhân, không hóa đơn) → loại.
  7. Hóa đơn ghi sai tên, MST, nội dung hoặc thời điểm xuất không hợp lý.
  8. Quỹ tiền mặt âm / tồn kho âm → cơ quan thuế nghi ngờ tính trung thực của sổ sách.
  9. Doanh thu kê khai thấp hơn hóa đơn đầu ra, để ngoài sổ.

☎️ Sắp đến kỳ quyết toán mà hồ sơ chưa chắc đủ? Dịch vụ Kế toán Á Châu nhận soát hồ sơ trước quyết toán, chỉ ra các điểm dễ bị loại chi phí và bổ sung kịp thời — hoặc làm trọn gói quyết toán thuế năm. Hotline: 0932 154 266 — đặt lịch soát hồ sơ quyết toán.

Tài liệu mang tính tham khảo, cập nhật năm 2026. Quy định pháp luật có thể thay đổi; vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành hoặc liên hệ chuyên viên trước khi áp dụng.